پنج شیوه جلوگیری از شکل گیری گروه فکری در جلسات

شما می توانید کارهای زیر را در بین دو جلسه انجام دهید تا از تشکیل گروه فکری جلوگیری نمایید: شیوه نخست افراد را تشویق کنید که بین جلسات با دیگر افراد بخش و سازمان خود مشورت نمایند. به خصوص وقتی که موضوع جلسه محرمانه نباشد به آنها اجازه دهید که آنچه در جلسه اتفاق افتاده را برای دیگران بازگو کنند تا انتقادات آنها را بشنوند. شیوه دوم به همه افراد فرصت آگاهی از این که در جلسه چه گذشته را بدهید. حافظه گروهی را در بیرون از اتاق کنفرانس بگذارید تا همه آگاه شوند که چگونه حل مسئله و تصمیم گیری لازم صورت پذیرفته است. شیوه سوم اگر نیاز به حمایت سازمان بزرگتری دارید قبل از کسب موافقت آنها از یک مرحله حل مسئله به مراحل دیگر نروید اگر دیگران با تعریف شما از مسئله موافق نباشند، هرگز راه حل های شما را نخواهند پذیرفت. شیوه چهارم اگر گروه شما نیاز به تأیید نهایی یک تصمیم گیرنده ایی دارد که نمی تواند و یا نمیخواهد در جلسه حضور داشته باشد وی را از آنچه در جلسه گذشته با خبر سازید. یعنی مدت ها کار نکنید و یک باره به او گزارش نهایی بدهید. حافظه گروه و یادداشتهای هر جلسه را به او بدهید و نقطه نظرات او را بخواهید. شیوه پنجم اگر با موضوعی سروکار دارید که پیامدهای سنگینی دارد شما می توانید گروه را به گروه های فرعی تقسیم کنید و سپس بر روی موضوعات کار کنید برخی اوقات گروه های کوچک نقطه نظرات متفاوتی را ارائه میدهند. تأثیر محل جلسه بر کیفیت و دستاوردهای جلسه محل جلسه بر روی چگونگی کار کرد جلسه تأثیر دارد. محل مناسب جلسه جلسه خوبی را تضمین نمی کند، اما اتاق جلسه نامناسب به بد شدن جلسه کمک میکند. آیا شما در جلساتی شرکت کرده اید که اتاق یا آنقدر بزرگ بوده که شما چیزی را نمی شنیدید و یا آنقدر تاریک بوده که به سختی چیزی را می دیدید بسیای از این مشکلات محیطی را میتوان با آمادگی از قبل برطرف کرد.

انتخاب یک اتاق برای جلسه مانند انتخاب یک جعبه برای هدیه است. اگر جعبه هدیه آنقدر بزرگ باشد، هدیه به این طرف و آن طرف میرود و اگر کوچک باشد هدیه داخل آن صدمه می بیند. همین مسئله در

مورد اتاق جلسه هم صادق است انتخاب یک تالار کنفرانس برای جلسه ۲۰ نفره به دلیل اینکه فضای خالی در آن زیاد است و صدا در آن می پیچد مناسب نیست در یک اتاق کودک هم این ۲۰ نفر احساس شلوغی می کنند و اتاق به سرعت گرم میشود و افراد فضایی برای ورود و خروج ندارند. پس برای انتخاب محل جلسه باید تعداد نفرات جلسه را تخمین زده و قبل از جلسه ترتیب چیدمان میز و صندلی و تهیه دیگر تجهیزات آن را داد. البته شکل اتاق مانند اندازه اتاق اهمیت ندارد اتاقهایی که دارای صندلی های ثابت میباشند برای روش تعاملی مناسب نمیباشند. اتاقهای شیبدار برای سخنرانی و فیلم خوب است اما اگر بخواهند در خلال جلسه همدیگر را ببینند با این شکل اتاق بسیار مشکل است. ترتیب میز و صندلی هم اهمیت دارد برای جلسات ۵ تا ۳۰ نفره دو شکل اصلی میتوان تنظیم نمود.

(۱) دایره ای

(۲) نیم دایره ای

گروه های غیر رسمی مناسب است دایره کوچک احساس گرمی و با هم بودن را به جمع منتقل میکند. گروه های غیر رسمی مناسب است دایره کوچک احساس گرمی و با هم بودن را به جمع منتقل میکند.

(۱) موقعیت در اتاق

(۲) موقعیت دیوار مناسب برای آویزان کردن حافظه گروهی

در شکل نیم دایره ای در ورودی اتاق نباید روبه روی افراد باشد چرا که احتمال رفت و آمد وجود دارد و حواس افراد پرت میشود دومین نکته انتخاب دیوار مناسب برای آویختن ورقه های صورتجلسه است. دیوار باید صاف باشد و عرض آن گنجایش آویختن ۴ تا ۶ ورقه با پهنای ۴ فوت هر فوت معادل ۳۰٫۴۸ سانتی متر است کنار هم را داشته باشد. دیوارهای بسیاری از اتاقها توسط پنجره و قفسه پر شده و در چنین شرایطی گذاشتن پارتیشن و یا تخته سیاه روبه روی آن مؤثر است قطر نیم دایره جلسه با تعداد نفرات مشخص میشود ولی سعی کنید فاصله ۱۵ فوت را حفظ کنید.

بسیاری از افراد اگر در جلسه میزی جلوی آنها نباشد احساس ناراحتی میکنند. ما فکر میکنیم که بهتر است تا حد امکان از میز استفاده نکنیم گذاشتن میز باعث میشود که افراد از هم جدا شوند و نیم دایره به علت وجود میزها بزرگتر میشود و آن احساس نزدیکی بین افراد از بین می رود و مانعی برای مجری می شود. چرا که در برخی موارد لازم است که مجری به افراد نزدیک شود و آنها را متوجه مسئله نماید. از آنجایی که حافظه گروهی وجود دارد بنابراین نیاز به نت برداشتن کاهش پیدا می کند. اگر واقعاً وجود میز ضرورت داشته باشد باید آن را به شکلانتخاب کرد و پهنای آن نیز کم باشد

همانطور که شناخت علایم غیر کلامی در مورد فرد ضرورت دارد گروه هم برای خود علایم غیر کلامی دارد. طرز نشستن افراد به دور هم میزان مشارکت آنها را نشان میدهد. بنابراین به عنوان مجری اگر میبینید که افراد معینی همیشه کنار هم و یا از بقیه جدا مینشینند در صدد نشان دادن نوعی موقعیت قدرت میباشند. وقتی شما مجری هستید ضروری است که افراد را تشویق کنید که به شکل نیم دایره محیط فیزیکی بر روی فضای روانی جلسه تأثیر میگذارد. ترتیبات رسمی میز کنفرانس صندلی های بزرگ فضای رسمی را ایجاد میکند و این رسمیت برای اعلام تصمیم گیریهای مهم و امضای قرارداد مناسب است. اما برای جلسات کاری نیاز به فضای غیر رسمی است که بتوان صندلی ها را دور هم گذاشت. میزان درجه حرارت نور صدا عوامل مؤثر و مهمی در محیط جلسه میباشند دمای ۶۸ درجه فارنهایت حداکثر ۳۸ درجه برای جلسه مناسب است باید بخاطر داشت که دمای اتاق با حضور افراد بیشتر میشود. چیزی بدتر از یک اتاق گرم همراه با دود سیگار نیست فقدان اکسیژن کافی به مغز و بدن لطمه می زند. به خاطر داشته باشید که روش تعاملی همانطوری که کلامی است گرافیکی نیز هست. بنابراین داشتن نور مناسب در قسمت حافظه گروهی کاملاً ضروری است. گروه به لحاظ صدا هم باید حداقل مزاحمت را داشته باشد. در هر صورت در روش تعاملی مسئولیت سروسامان دادن کلیه این مسائل قبل از جلسه با مجری است. حتی اگر فرد دیگری مسئول پشتیبانی باشد مجری باید آن را کنترل کند. آفرینش راه حل های برد مضاعف در جلسه راهی که سازمان برای تصمیم گیری انتخاب میکند تأثیر عمده ای بر کیفیت تصمیمات و بقای گروه دارد. بیشتر تکنیک های تصمیم گیری منجر به تصمیم های برد - باخت و یا برد برد میشود. در این بخش تفاوت این دو نوع تصمیم تشریح میشود فرض کنید یک شهر ۱۰۰۰۰ نفری نسبتاً قدیمی که از هر نوع مشکلات شهرنشینی به دوره بوده به تازگی جمعیت آن رو به افزایش و ساختمانهای جدیدی در آن احداث شده و با معضلی مواجه شده است. این شهر ۳ میلیون بودجه اضافی برای سال مالی آینده دارد و دو سازمان متقاضی این بودجه است. در یک طرف اتحادیه آتش نشانی و صاحبخانه ها قرار دارند. که تقاضای تجدید تجهیزات آتش نشانی را دارند و از طرف دیگر گروه هایی از زنان، تقاضای احداث مراکز نگهداری کودک را دارند. ضمناً بودجه در نظر گرفته شده برای تأمین این دو کار کافی نیست. حال باید چگونه تصمیم گیرفت؟

یکی از راه های برخورد با مسئله فوق این است که تصمیم گیری را برای مدت نامشخصی به تعویق بیندازید. نتیجه این کار باخت - باخت است. به عبارتی نه صاحبخانه ها و نه اتحادیه آتش نشانی و نه گروه زنان چیزی به دست نمی آورند راه دیگر این است که رأی گیری کنیم که نتیجه این کار برد - باخت برای طرفین است شورای شهر راه حل سومی را انتخاب میکند و اصرار دارد که هر دو طرف با نمایندگان بخش های ذی نفع و با استفاده از روش تعاملی و با وجود یک مجری به یک راه حل برد - برد برسند.

نتیجه این کار به این صورت در میآید که قسمتی از بودجه صرف تغییر پنج ایستگاه آتش نشانی و تبدیل آن به مراکز نگهداری کودک شود چنان تسهیلاتی باعث میشود که منابع مالی مؤسسات ایالتی و فدرال را برای اجرای آن به خود جلب کنند و قسمت اعظم بودجه فوق صرف تجدید تجهیزات سه ایستگاه آتش نشانی با آخرین تجهیزات مدرن شود به این ترتیب سه ایستگاه بیش از پنج ایستگاه فعلی قادر به ارائه خدمات مناسب شده و چنین راه حلی برد - برد است باید توجه داشت که راه حل برد برد سازش نیست در سازش نیازهای دو طرف درگیر در مسئله به حد کافی برآورده نمی شود. در این جا خواست و اهداف دو طرف برآورده میشود. به عبارتی آتش نشانی تجهیزات جدید را بدون بازسازی یافتند. به طور کلی کیفیت راه حلهایی که اجماع و توافق گروه بر آن است بالاتر از راه حلهایی است که از طریق رای گیری و یا حتی تلاشهای انفرادی به دست می آید..

تحلیل تصمیمات گروهی در جلسات

آقای هال) روانشناس اجتماعی در زمینه تصمیمات گروهی تحقیقات زیادی در این خصوص انجام داده است. او به این نتیجه رسید که تصمیم نهایی گروه در مقایسه با نظرات مستقل افراد قبل از وارد شدن به گروه اغلب بهتر از حتی تلاش انفرادی بهترین فرد آن گروه میباشد. «هال» کیفیت تصمیم گیری گروهی را موقعی بالاتر میداند که شما به عنوان عضو گروه از رهنمودهای ساده زیر پیروی کنید:

۱. نظریات خود را تا حد امکان منطقی بیان کنید و قبل از پافشاری بر روی نقطه نظرات خود به عکس العملها و اظهار نظرهای دیگران گوش دهید.

فکر نکنید وقتی که بحث به یک نقطه مات و سکون میرسد کسی باید برنده و فرد دیگری باید بازنده باشد، به جای این به فکر راه حلهای بعدی قابل قبول برای تمام جناح های ذی نفع باشید.

به منظور اجتناب از تضاد و رسیدن به توافق و هماهنگی فکر خود را به سرعت عوض نکنید. توافق خیلی ساده و سریع مشکوک است. دلایل خود را تشریح کنید و مطمئن شوید که همه افراد آن راه حل ها را پذیرفته اند.

از تکنیکهای کاهش تضاد مانند رای اکثریت سکه انداختن و چانه زدن اجتناب کنید. وقتی نهایتاً یک عضو مخالف با راه حل موافقت میکند فکر نکنید که باید در مورد نقطه نظرات بعدی به او امتیاز دهید.

تفاوت عقاید طبیعی و امری قابل انتظار است مخالفتها به تصمیم گیری گروهی کمک میکند. چرا که گروه را با طیفی از اطلاعات و نظریات آشنا میکند و فرصت بهتری برای گروه در زمینه رسیدن به یک راه حل مناسب ایجاد میشود وقتی که گروه از طریق اجماع به تصمیمی می رسد. افراد در مورد آن متعهدتر از مواقعی هستند که تصمیم گیری از طریق رأی اکثریت و یا فردی صورت می گیرد.

 

تعیین نوع جلسه قبل از تشکیل جلسه || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

 

بررسی اشکالات رای گیری در جلسات

در جامعه آمریکا بسیاری از روشهای برد باخت نهادینه شده است. اما افراد جامعه خواستار مشارکت بیشتر در تصمیم گیریهای جامعه میباشند کارکنان در سازمانهای اداری و بازرگانی خواستار مشارکت بیشتر میباشند در خانواده نیز بچه ها دیگر تصمیمات اعمال شده از طرف والدین خود را تحمل نمی کنند. بنابراین راه حلهای برد - باخت به طور روزافزونی کارکرد خود را از دست میدهند. پس به طور کلی جامعه بسیار پیچیده و در هم تنیده شده است و دیگر هیچ اداره و گروهی نمی تواند آنچه باید اتفاق افتد را دیکته کند. به عبارتی بسیاری از موضوعات دیگر دو طرف ذی نفع ندارد. از طرف دیگر خواست افراد در زمینه درگیر شدن در موضوعات پیچیده راه حلهای برد - برد را می طلبد. اما در جامعه راه های نهادینه شده برای گرد آوردن افرادی که از زوایای مختلفی به موضوعات مینگرند و همکاری آنها برای رسیدن به یک راه حل برد برد صورت میگیرد وجود ندارد سازمانهای امروزی با توجه به فشارهای مختلف بیرونی رقابت بین المللی، تغییر سریع سهم بازار تقاضای جامعه در زمینه داشتن مسئولیت اجتماعی و فشارهای درونی تغییر تکنولوژی نیروی کار تحصیل کرده مواجه هستند و این نیروها منجر به تغییر سازمانها میشوند پیش بینی میشود که در ۲۰ سال آینده، یکسری از فرآیندها و تکنولوژی ها برای درگیر نمودن افراد در حل مسئله و تصمیم گیری توام با همکاری مؤثر با هم بوجود خواهد آمد. حال این سؤال پیش میآید که اگر فرض کنیم تصمیم گیری برد - برد یک هدف با ارزش است چگونه میتوان آن را با واقعیتهای سازمانهای مؤثر تطبیق داد؟ چگونه میتوان تفویض قدرت و مسئولیت به یک رئیس را با همکاری افراد در حل مسئله و تصمیم گیری آشتی داد؟ برای پاسخ به سؤال ها در اینجا به بررسی سازمانهای سلسله مراتبی پرداخته میشود.

سؤال اساسی که مدیران مطرح میکنند این است که چگونه میتوان مرئوسان را در تصمیم گیری دخالت داد در حالی که مسئولیت و حسابرسی نهایی تصمیم هنوز با مدیریت است؟ راه حل این مشکل به تعریف ما از اجماع برمی گردد. دقت کنید وقتی به اجماع میرسیم که همه افراد گروه بتوانند تصمیم را بدون اینکه احساس کنند سازشی در کار است بپذیرند تأیید مدیر نیز به عنوان عضو گروه برای اجماع ضروری است. قدرت و توی مدیر مانع اجماع رای میشود چون رأی گیری مجاز نیست. گروه باید به دنبال شما کاملاً درک کنند که اگر نتوانند به یک راه حل برد - برد در مدت زمان مقرر برسند، خود شما رأساً به تصمیم گیری میپردازید در آن صورت تلاش بیشتری برای دست یابی به راه حل واقعی میکنند و 

شما هم به عنوان مدیر احساس نخواهید کرد که تحت فشار هستید و یا قدرت خود را از دست میدهید. چنین کاری را فروپاشی سلسله مراتب مینامند. یعنی وقتی که باید مشکل مهمی حل شود و یا تصمیمی که بر افراد مختلف و بخشهای مختلف سازمان تأثیر میگذارد و شما میخواهید آن را از طریق همکاری حل کنید میتوانید گروهی از سطوح مختلف سلسله مراتب را برای این کار گرد هم آورید. حال فرض کنیم که این جلسه با استفاده از روش تعاملی برقرار شود. اگر شما مدیر اجرایی هستید در گروه نقش رئیس را خواهید داشت. در ابتدای جلسه شما زمان محدود تصمیم گیری را اعلام میکنید و دیگر محدودیت ها خط مشیهای سازمانی و یا محدودیتهای مالی و یا واقعیتهای بیرونی و درونی را مطرح کرده و نظرات و احساس خود در مورد موضوع را بیان میکنید و آماده شنیدن صحبتهای دیگران می شوید. همانطور که گفته شد شما نباید اداره کننده جلسه باشید باید فردی را به عنوان مجری انتخاب کنید که در این زمینه آموزش لازم را دیده باشد مجری میتواند از خارج از سازمان و یا از بخشهای دیگر و یا از خود گروه باشد وی نباید در طول جلسه در موضع درگیر شود.

اگر گروه بتواند به یک تصمیم با اجماع برسد و یا نرسد در هر دو حالت شما به عنوان مدیر، برنده هستید. اگر گروه بتواند به یک راه حل برد - برد برسد شما حمایت افراد سازمان را دارید و اگر تصمیم برد - برد عملی نشود حداقل گروه از مسایل و مشکلات شما آگاه میشود و شما هم با اطلاعات و نظرات جدیدی آشنا شده اید. در چنین حالتی از گروه تشکر میکنید و تصمیم گیری نهایی را خود انجام می دهید. 

پس باید توجه داشت که ساختار سازمانی فرآیندی که تصمیم گیری میشود را دیکته نمی کند. یک سلسله مراتب وقتی میتواند به منظور حل مسئله و تصمیم گیری به تعدادی گروه های افقی جدید ساخت تغییر یابد دیگر یک سازمان ایستایی نیست بلکه یک ارگانیزم زنده است. جان کلام این که با توجه به ماهیت و اهمیت یک تصمیم شما میتوانید خود و یا به شکل گروهی و از طریق همکاری در حل مسئله به یک تصمیم برسید اگر از شکل گروهی استفاده میکنید شما از نقش اصلی خود در سلسله مراتب به نقش موقتی در گروه افقی برای مدت جلسه در می آیید و پس از جلسه دوباره به میز کار خود به عنوان مدیر برمی گردید. بدین ترتیب سازمان شما بین دو شکل رسمی و اختیارات دائمی و یک شکل غیر رسمی و موقتی در حرکت است و شما میتوانید از مزایای هر دو نوع برخوردار شوید و در ضمن به شیوه مدیریتی خود در سازمان انعطاف دهید.

سؤالی که پیش میآید این است که این کار چقدر ارزش دارد؟ درست است که برای کارکنان احساس درگیر شدن بیشتر در کار به وجود میآید اما آیا این کار فایده محسوسی برای شرکت و سازمان دارد و آیا بهره وری و سود آن اضافه میشود؟ میدانیم که کیفیت تصمیم گیری و حل مسئله از طریق گروه بالاتر از کار انفرادی است با افزایش کیفیت تصمیم گیری سود سازمان شما به طور مثبتی تحت تأثیر قرار می گیرد.

در خلال یک جلسه خوب نه تنها کار بیشتری انجام میشود بلکه پس از پایان جلسه هم افراد کار بیشتری انجام میدهند. به عبارتی وقتی افراد جلسه را با احساس خوبی ترک کنند و برداشت خوبی از گروه کار توام با همکاری داشته باشند سخت تر کار کرده و کار از نظر آنها با معناتر می شود. راه دیگر برای درک اهمیت مشارکت در سازمان سلسله مراتب مقایسه بهره وری و میزان غیبت سازمانهای آمریکایی و ژاپنی است. در سیستم مدیریت ژاپن اهمیت زیادی به مشارکت افراد داده می شود و نقطه نظرات از پایین به بالا میرود و هر قدر فرد در یک سیستم ژاپنی در بالای سلسله مراتب مدیریت قرار می گیرد، وظیفه بیشتری در تشویق مرئوسان به ارائه راه حل دارد در یک سیستم ژاپنی اگر تصمیم گیری

مهمی باید صورت گیرد گروه های متشکل از سطوح مختلف سازمان برای بحث در مورد آن موضوع و برای رسیدن به اتفاق نظر ایجاد میشود. در سیستم مدیریت آمریکایی با تعداد کمی از مدیران اجرایی ممکن است تصمیمی را سریع تر بگیرند اما ارائه آن تصمیم به افراد سازمان وقت بیشتری می گیرد. در صورتی که در سازمانهای ژاپنی وقتی که به اتفاق نظر رسیدند کارها خیلی سریع تر پیش می رود. به عبارتی کل زمان بین شروع و اجرای خط مشی در سیستم مدیریت ژاپنی کوتاه تر است.

 

 

مشاهده کتاب آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

 

جهت دریافت اطلاعات بیشتر و خرید کتاب با شماره زیر تماس حاصل فرمایید:

مجید کیوانپور 09129374020