شناخت دیدگاههای مخالف قبل از تشکیل جلسه || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

مهارتهای مدیریت زمان جلسه ۱ در همان ابتدای جلسه مدت زمان آن را تعیین و به شرکت کنندگان اعلام کنید. ۲ بهتر است قبل از وقت ناهار جلسه برگزار شود در این صورت احتمال این که جلسه به موقع خاتمه یابد بیشتر خواهد بود. جلسه رأس ساعت مقرر شروع شود. .۴ رئیس جلسه اندکی قبل از شروع جلسه در محل حضور یابد. فقط مجازید منتظر افراد اصلی جلسه آن هم خیلی کوتاه مدت بمانید و دلایل آن را در صورت جلسه ذکر نمایید. ۶ به افرادی که با تأخیر وارد جلسه شده اند تفهیم شود که رفتار آنها ورود با تأخیر موجب اخلال روند جلسه شده است.

۱۰ مهم ترین سرفصل های دستور جلسه در ساعات اولیه جلسه که با افراد دارای بالاترین درجه توجه و گیرایی هستند مطرح شود.

۱۱ در فواصل زمانی جلسه میتوانید پیشرفت و توافقات حاصله جلسه را به طور خلاصه بیان کنید.

۱۲ زمان باقی مانده موضوع ها و موارد مطرح نشده در جلسه را به افراد یادآوری نمایید.

۱۳ با بیان این نکته که امروز برای بحث پیرامون این مسئله اینجا جمع نشده ایم، اجازه دهید به موضوع اصلی بپردازیم جلسه را به مسیر اصلی خود برگردانید.

۱۴. قبل از جمع بندی مطالب به شرکت کنندگان فرصت داده شود با یکدیگر کمی صحبت کنید. ۱۵. توجه داشته باشید که عدم پایان به موقع جلسه ممکن است باعث آزردگی و ناراحتی حاضرین همه افراد قبل از جلسه باید بدانند که چه چیزی میخواهند اتفاق بیفتد؟ چگونه جلسه اداره میشود؟ هر فرد چه نقشی دارد ؟ و ... اگر افراد دستور جلسه مشروحی را یک روز قبل از جلسه دریافت کنند با آمادگی بیشتری در جلسه حاضر میشوند و از گیجی اول جلسه جلوگیری می شود. بنابراین داشتن فرمی در این زمینه کمک میکند و در ضمن خواندن یک فرم استاندارد بسیار سریع صورت میگیرد و پر کردن آن راحت است مطابق نمونه

حال به شرح جزئیات فرم دستور جلسه توجه کنید

ا ذکر نام گروه بیشتر گروه ها نام و عنوانی دارند مانند کمیته مدیران اجرایی، هیئت مدیره شرکت و . اگر گروهی نامی ندارد سعی کنید که نامی برای آن برگزینید گذاشتن نام نوعی حس اهمیت و شناخت به افراد میدهد.

۲ عنوان جلسه بسیاری از جلسات دارای نام و یا توصیفی هستند مانند جلسه سالانه بودجه، جلسه هفتگی جلسه بررسی گزارش پیشرفت کار پروژه A جلسه فوری و .... معمولاً عنوان جلسه، مبين موضوع کل جلسه میباشد و به شما کمک میکند که هنگام صحبت با افراد مختلف، جلسات را از هم تشخیص دهید.

جلسه از طرف چه کسی مثلا رئیس هئیت مدیره یا دیگر افراد مسئول ) برگزار می شود؟ لازم است بدانیم که چه کسی احساس ضرورت تشکیل جلسه را نموده است و در صورت لزوم برای آگاهی

بیش تر از صورتجلسه باید با چه کسی تماس گرفت. بنابراین شماره تلفنی هم به این قسمت اضافه کنید. جلسه میتواند از طرف مدیر یا رئیس و یا برخی گروه های داخل و خارج سازمان درخواست شود.

تاریخ زمان و مکان جلسه این اطلاعات از ضروریات است. نام یا شماره اتاق جلسه را هم قید کنید. اگر افراد با محل ناآشنا هستند یک نقشه هم همراه آن بفرستید.

درج پایان جلسه به طور کلی جلسه از یک تا دو ساعت و نیم به طول می انجامد. اگر موضوع جلسه پایان یافت. جلسه را قبل از زمان تعیین شده به اتمام برسانید.

نوع جلسه این که موضوع جله کدام یک از پنج نوع جلسه حل مسئله، تصمیم گیری برنامه ریزی گزارش دهی و بازخور میباشد باید مشخص شود و یا این که اگر موضوع جلسه ترکیبی است نیز تعریف و تعیین شود توجه داشته باشید که هر نوع جله نقشهای متفاوت و متعددی لازم دارد بنابراین باید روشن کنید که آیا جلسه فعلی جلسه برای تصمیم گیری و یا صرفاً اطلاع رسانی است؟

 

 

چه افرادی باید در جلسه حضور داشته باشند؟ || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

 

. نتایج مورد انتظار این مسئله اغلب توسط گروه در پایان جلسه قبل و یا توسط برگزار کننده جله فعلی مشخص میشود اگر گردهمایی گروه برای اولین بار باشد همه افراد باید در ابتدای جلسه انتظارات خود را مشخص کنند.

مواردی که فرد باید همراه خود بیاورد اگر شما میخواهید که افراد با خود چیزی را به جلسه بیاورند به آنها اطلاع دهید. این موارد شامل مستندات فرمهای پر شده و ... می باشد. در یک جلسه چیزی بدتر از این مسئله نیست که وقتی افراد در جلسه مستقر شدند دوباره تک تک افراد به دنبال موضوعات مورد نیاز خود از اتاق بیرون روند.

. مدیر رئیس ،مجری دبیر اعضای گروه با مشخص کردن نام افراد همه میفهمند که چه نقشی دارند به خصوص مجری و دبیر که باید قبل از شروع جلسه حاضر باشند.

۱۰ روش جلسه همه افراد باید بدانند که جلسه چگونه اداره میشود و چه مقرراتی بر آن حاکم است.

۱۱ روش تصمیم گیری نهایی اگر قرار است تصمیمی اتخاذ شود ضروری است که همه از نحوه تصمیم گیری آگاه باشند. یعنی باید بدانند که چه کسی تصمیم میگیرد. اگر اعضای گروه قدرت تصمیم گیری ندارند با آنها بازی نکنید و نگذارید که این مسئله را خود آنها بفهمند بلکه در مورد

روش تصمیم گیری توضیح دهید. اگر شما به دنبال راه حل برد هستید روش تصمیم گیری را اجماع ذکر کنید و روشن کنید که در صورت عدم توافق جمعی چگونه تصمیم گیری میشود.

۱۲. ملاحظات خاص این ملاحظات میتواند شامل رهنمودهایی مانند اهمیت جلسه اعلام برای دعوت از مهمان حاضر و .... باشد.

۱۳. تعیین موارد صورتجلسه افراد مسئول فرآیند و زمان در اینجا لیست موارد صورتجلسه درج می شود هرچه ممکن است دقیق عمل کنید. افراد مسئول هر مورد صورتجلسه را مشخص کنید. در واقع هر کدام از موضوعات صورتجلسه موضوع یک جلسه کوچک است بنابراین باید کاملاً روشن باشد. 

 

 

مشاهده کتاب آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

 

جهت دریافت اطلاعات بیشتر و خرید کتاب با شماره زیر تماس حاصل فرمایید:

مجید کیوانپور 09129374020