آشنایی با مهارتهای مجری گری در جلسات || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

یادگیری روان سازی و آسان سازی جلسه مانند بازی است. شما میتوانید قواعد آن را به سرعت یاد بگیرید و شروع به بازی کنید. اما برای مجری خوب بودن نیاز به تمرینات قابل توجهی است. باید گفت که صرفاً یک راه برای اداره جلسه وجود ندارد و با توجه به شخصیت و موقعیت افراد گروه تفاوت می کند. شما باید تکنیکی که به نظر مناسب ترین برای آن جلسه و آن زمان میباشد را انتخاب کنید. باید توجه داشت که اعضای گروه منبع و مخزن دانش و خلاقیت میباشند و با تکنیکهایی که به آن اشاره میشود باید به این مخزن دست یافت. همه افراد حاضر در جلسه باید وظایف مجری را بدانند. مجری نیز ابتدا می تواند ضمن معرفی خود توضیحاتی مبنی بر بی طرفی خود و عدم دخالت در موضوعات مورد بحث و - را بدهد. مجری اعضای گروه را آزاد میگذارد تا بر روی وظایف خود تلاش کنند. وظیفه مجری این است که سینرژی پنهان در افراد را بیدار کند و مانند رهبر یک ارکستر که نوازندگان را به نحوی هدایت می کند که هیچ کدام به تنهایی قادر به خلق نوای ایجاد شده نمی باشند.اگر بحث قبلی در مورد تمایل افراد به تفکر در جهات مختلف در یک زمان را به یاد داشته باشید، ما می توانیم نتیجه بگیریم که یک جلسه مؤثر باید یک ذهن داشته باشد یعنی بر روی یک مسئله و با یک روش در یک زمان متمرکز باشد شما به عنوان مجری نقش عمده ای در این زمینه دارید. در ابتدا باید تفاوت محتوی جلسه آن چه افراد میخواهند انجام دهند و فرآیند چگونگی انجام آن را مشخص نمایید و توافق افراد بر روی این دو موضوع را به دست آورید.

در جلسات باید قسمتی از اول وقت آن صرف تهیه صورتجلسه شود تا گروه حس کند که موضوعات مورد نظر آنها درج میشود اگر مجری دستور جلسه ای را تهیه کند و به افراد بگوید که چه کاری باید انجام دهند احتمال دارد که برخی با آن مخالفت کرده و در مقابل آن مقاومت نمایند. توافق بر روی روش کار هم اهمیت زیادی ندارد در ابتدای جلسه مجری میتواند روش فرآیندی) را صرفاً برای تهیه صورتجلسه پیشنهاد کند اگر نفراتی در جلسه بخواهند مزاحمتی ایجاد کنند و با هر نوع فرآیندی مخالفت کنند شما میتوانید به عنوان مجری با آنها مستقیماً برخورد کنید و مثلاً بگویید «به نظر می رسد که شما نمیخواهید گروه کاری انجام دهد موضوع چیست؟ اگر این مزاحمت های افراد ناشی از دیدگاه آنها در مورد استراتژی باخت - باخت باشد در این صورت حل مسئله از طریق همکاری غیر ممکن است و شما به عنوان مجری میتوانید از روش برد باخت که مطابق با این وضعیت است. استفاده کنید.

اگر شما مجری یک گروه جدید میباشید ابتدا بگذارید که گروه در مورد چگونگی شروع کار بحث کنند و شما رهنمودهای بسیار مختصری در ابتدا ارائه دهید. شرکت کنندگان در جلسه کم کم شروع به شکایت از حرکت کند جلسه میکنند و از شما میخواهند که کنترل بیشتری بر روی آن داشته باشید. در این صورت شما میتوانید با همدلی بیشتری شروع به کار کنید.

شما به عنوان مجری به دلیل این که سعی نمیکنید که مسئله ای را حل کنید و یا تصمیم گیری کنید. بهتر تشخیص میدهید که چه موقع جلسه سرعت گرفته و یا کند شده است و با جملاتی از قبیل هما وقت زیادی را از دست دادیم و یا امروز چه شده که کسی صحبت نمیکند و یا برخوردهایی از این قبیل علائم مشهود ناشی از خستگی و از دست دادن علاقه را تغییر جهت دهید شما باید از حالت های مختلف افراد گروه آگاهی داشته باشید و با خوشحالی و خستگی و سایر حالات آنها ارتباط و همدلی برقرار کنید. شما به عنوان مجری موقعیت قدرتمندی در جلسه دارید سعی نمایید که از این قدرت سوء استفاده نشود. در این جا به ۳ مهارت مؤثر در فن مجری گری جلسات همراه با توضیح مختصری اشاره می شود

.۱ مهارتهای برخورد مجری با سکوت اعضاء جلسه

سکوت لحظات دشواری را برای مجری ایجاد میکند سکوت معانی مختلفی را القا می کند. این مسئله مطرح است که آیا گروه صرفاً یک مکث طبیعی دارد؟ و یا سکوت ناشی از مغشوش شدن افراد و خستگی آنهاست. شما میتوانید در این حالت با جملاتی از قبیل همه خوابیده اید و یا فکر می کنید» و یا «آیا همه چیز به خوبی پیش میرود؟ دخالت کنید اگر شما سوالی کردید و پاسخ فوری نشنیدید، هیچ چیز نگویید و کمی صبر کنید اگر جوابی به سؤال خود بدهید افراد را تنبل میکنید. اگر شما نظر افراد در مورد ادامه بررسی مسائل بعدی را میخواهید از آنها بپرسید که آیا به مسئله بعدی بپردازم؟ اگر بعد از یک یا دو دقیقه باز هم در جلسه سکوت برقرار بود شما میتوانید پیشنهادی بدهید و مثلاً بگویید که به عنوان بعدی می پردازیم و یا استراحتی میکنیم و موضوع را از زاویه جدیدی نگاه میکنیم شما در این زمینه چه فکر میکنید؟

۲ تکنیکهای مشارکت جویانه اعضاء جلسه

مشکلی که مشارکت مؤثر اعضاء جلسه را محدود می کند، عبارت است از:

الف مشکل به دست آوردن فرصت صحبت کردن

ب ترس از برخوردهای شخصی یک مجری خوب باید بتواند فرصتهای مساوی را در اختیار افراد قرار دهد و از برخوردهای شخصی افراد با یکدیگر جلوگیری نماید. اگر جلساتی متشکل از افراد حرفه ای و غیر حرفه ای باشد معمولاً تئوری انتظار این تصور را در افراد غیر حرفه ای ایجاد می کند که آنها حرفه ایها افراد قدرتمند جلسه هستند چنین حالتی در مورد جلساتی که از سطوح مختلف سازمانی گرد هم آمده اند نیز صادق است مجری ماهر میتواند نقش مهمی را ایفا کند و در فرآیند هدایت جلوی افراد مهاجم و پر حرف را نگه دارد و بقیه را به پاسخ ترغیب نماید.

شما به عنوان مجری باید از پیامهای غیر کلامی خود آگاه باشید. مجری باید به محیط حساس باشد و رفتار اعضاء مشکل آفرین را میتوان در انواع معینی طبقه بندی نمود. در این جا نحوه برخورد با تک تک رفتار اعضاء مشکل آفرین را میتوان در انواع معینی طبقه بندی نمود. در این جا نحوه برخورد با تک تک رفتار اعضاء مشکل آفرین را میتوان در انواع معینی طبقه بندی نمود. در این جا نحوه برخورد با تک تک آنها تشریح میشود

۳٫۱: افرادی که به جلسه دیر حاضر میشوند افرادی هستند که معمولاً به جلسه دیر می آیند و با ورودشان به جلسه ایجاد آشوب و هیجان میکنند و جلسه را نگه میدارند و میخواهند که سریع درگیر موضوع شوند به عنوان یک قاعده باید گفت که در حضور بقیه اعضای گروه با دیر آمدن فرد برخورد نکنید. دلایل متعددی برای دیر آمدن وجود دارد ممکن است فرد فکر کند که جلسه خیلی مهم نیست و یا باور دارد که دیر شروع میشود و .... تا پایان جلسه صبر کنید و سپس خیلی ساده از او بپرسید که چرا همیشه دیر به جلسه میآید. سعی نکنید سخنرانی کنید. از فرد بپرسید که چه چیزی باعث میشود که جلسه از نظر او با اهمیت تلقی شده تا به موقع در آن شرکت نماید؟ ممکن است از چنین افرادی بخواهید که در جلسه بعد به عنوان مجری یا دبیر حاضر شود.

تنها چیزی که باعث میشود یک جلسه به موقع تشکیل شود شروع به موقع آن است. پنج دقیقه صبر کردن برای شروع اولین جلسه در جلسه بعدی تبدیل به ده دقیقه میشود و به همین ترتیب افراد بنا به زمان تخمینی خود از شروع جلسه به آن می پیوندند. وقتی که کسی دیر به جلسه می رسد برای به حداقل رساندن مزاحمت ناشی از ورود او حضورش را به نوعی متذکر شوید، جلسه را به خاطر مرور موضوعات قطع نکنید. بگذارید که این فرد با آرامش بیشتر از آنچه در جلسه اتفاق افتاده مطلع شود و تا آن موقع وی را در بحث مشارکت ندهید اگر فردی که به جلسه دیر آمده فردی کلیدی باشد، تنفسی کوتاه داده شود تا با استفاده از حافظه گروهی مطالب مهم را مرور کرده و مزاحم وقت دیگران نشوید.

۳٫۲ افرادی که زود جلسه را ترک مینمایند با این افراد نیز مانند دسته قبلی نباید در جلوی جمع برخورد کرد پس از جلسه دلیل این کار را جویا شوید چون ممکن است از نظر او جلسه بسیار طولانی و بی فایده بوده است. در ابتدای جلسه مطمئن شوید که آیا همه افراد میتوانند تا پایان جلسه بمانند یا خیر اگر کسانی اعلام کردند که میخواهند زود جلسه را ترک کنند از آنها بپرسید که چه موقع این کار را خواهند کرد و در ابتدا تصمیم بگیرید که در صورت عدم حضور آنها باز هم به جلسه ادامه میدهید یا خیر؟

۳٫۳ افرادی که اصطلاحاً سوزن صفحه شان شکسته موضوعی را مرتب تکرار میکنند برخی افراد موضوعات و نکاتی را بارها و بارها تکرار میکنند با استفاده از حافظه گروه نشان دهید که نقطه نظرات آنها بر روی حافظه نوشته شده است مثلاً با گفتن جملاتی از قبیل بله آقای..... می دانم که این نظر شما خیلی مهم است ما آن را در صفحه ۳ و ۶ حافظه گروه نوشته ایم به وی اطمینان دهید که نظرات آنها در گزارش درج شده است.

۳٫۴ افرادی که شکاک هستند چنین فردی همواره منفی است و معتقد است که همه چیز اشتباه است ؛ مگر این که درستی آن اثبات شود. در عین این که وجود یک فرد شکاک در گروه باعث سلامتی آن می شود، اما منفی گرایی تهاجمی باعث افت تلاشهای خلاق میشود این دسته از افراد جملاتی از قبیل این موضوع هرگز درست نمیشود و یا هرگز اتفاق نمی افتد را ابراز میکنند. به عنوان مجری باید به کل گروه بگویید که برای مدتی به ارزیابی عقاید یکدیگر نپردازند و پس از آن اگر فردی این قرار را نقض کرد میتوانید بگویید که ما بر روی این مسئله توافق کرده بودیم که به ارزیابی عقاید دیگران نپردازیم. ۳٫۵ افرادی که سر خود را به عنوان مخالفت تکان میدهند ژستهای غیر کلامی مانند کلمات می توانند. اثر بخشی یک جلسه را زیر سؤال ببرد. فرد با این حرکات میتواند توجه شما را جلب کند و یا شما را ازتنها چیزی که باعث میشود یک جلسه به موقع تشکیل شود شروع به موقع آن است. پنج دقیقه صبر کردن برای شروع اولین جلسه در جلسه بعدی تبدیل به ده دقیقه میشود و به همین ترتیب افراد بنا به زمان تخمینی خود از شروع جلسه به آن می پیوندند. وقتی که کسی دیر به جلسه می رسد برای به حداقل رساندن مزاحمت ناشی از ورود او حضورش را به نوعی متذکر شوید، جلسه را به خاطر مرور موضوعات قطع نکنید. بگذارید که این فرد با آرامش بیشتر از آنچه در جلسه اتفاق افتاده مطلع شود و تا آن موقع وی را در بحث مشارکت ندهید اگر فردی که به جلسه دیر آمده فردی کلیدی باشد، تنفسی کوتاه داده شود تا با استفاده از حافظه گروهی مطالب مهم را مرور کرده و مزاحم وقت دیگران نشوید.

۳٫۲ افرادی که زود جلسه را ترک مینمایند با این افراد نیز مانند دسته قبلی نباید در جلوی جمع برخورد کرد پس از جلسه دلیل این کار را جویا شوید چون ممکن است از نظر او جلسه بسیار طولانی و بی فایده بوده است. در ابتدای جلسه مطمئن شوید که آیا همه افراد میتوانند تا پایان جلسه بمانند یا خیر اگر کسانی اعلام کردند که میخواهند زود جلسه را ترک کنند از آنها بپرسید که چه موقع این کار را خواهند کرد و در ابتدا تصمیم بگیرید که در صورت عدم حضور آنها باز هم به جلسه ادامه میدهید یا خیر؟

۳٫۳ افرادی که اصطلاحاً سوزن صفحه شان شکسته موضوعی را مرتب تکرار میکنند برخی افراد موضوعات و نکاتی را بارها و بارها تکرار میکنند با استفاده از حافظه گروه نشان دهید که نقطه نظرات آنها بر روی حافظه نوشته شده است مثلاً با گفتن جملاتی از قبیل بله آقای..... می دانم که این نظر شما خیلی مهم است ما آن را در صفحه ۳ و ۶ حافظه گروه نوشته ایم به وی اطمینان دهید که نظرات آنها در گزارش درج شده است.

۳٫۴ افرادی که شکاک هستند چنین فردی همواره منفی است و معتقد است که همه چیز اشتباه است ؛ مگر این که درستی آن اثبات شود. در عین این که وجود یک فرد شکاک در گروه باعث سلامتی آن می شود، اما منفی گرایی تهاجمی باعث افت تلاشهای خلاق میشود این دسته از افراد جملاتی از قبیل این موضوع هرگز درست نمیشود و یا هرگز اتفاق نمی افتد را ابراز میکنند. به عنوان مجری باید به کل گروه بگویید که برای مدتی به ارزیابی عقاید یکدیگر نپردازند و پس از آن اگر فردی این قرار را نقض کرد میتوانید بگویید که ما بر روی این مسئله توافق کرده بودیم که به ارزیابی عقاید دیگران نپردازیم. ۳٫۵ افرادی که سر خود را به عنوان مخالفت تکان میدهند ژستهای غیر کلامی مانند کلمات می توانند. اثر بخشی یک جلسه را زیر سؤال ببرد. فرد با این حرکات میتواند توجه شما را جلب کند و یا شما را از کوره در ببرد و یا کم کم شما را در شرایطی می اندازد که آن چه وی میخواهد را انجام دهید. چرا که شما تنها نفری هستید که روبه روی وی قرار دارید اولین استراتژی شما میتواند این باشد که سر تکان دادن فرد را نادیده بگیرید و نگاه خود را به فرد دیگری که مشغول صحبت است برگردانید. اغلب این قبیل افراد از رفتار خود آگاه نیستند و شما میتوانید با جملاتی از قبیل آقای... میبینم که سرتان را تکان می دهید، به نظر میرسد که با این موضوع مخالفید آیا نظری در این مورد دارید؟» فرد را به خود آورده تا بدین ترتیب این رفتار غیر کلامی خود را کنترل کند ولی اگر این رفتار ادامه یابد تا موقع تنفس صبر کنید و بعد به او بگویید که این کار باعث مزاحمت برای شماست.

۳٫۹: افرادی که برخورد تهاجمی دارند چنین افرادی با مجری یا اعضای دیگر گروه برخورد تهاجمی می کنند. اگر دو نفر از اعضا برخورد شخصی با هم داشتند سعی کنید که با قرار گرفتن بین آنها و سعی در تغییر جهت صحبت آن افراد این وضع را خاتمه داده و بپرسید مشکل چیست؟» و به آنها یادآور شوید که همه افراد جلسه بر روی یک موضوع کار میکنند با استفاده از حافظه گروه فکر آنها را به نظریات و نه فراد، دوبار متمرکز کنید به سمت دبیر جلسه بروید و سعی کنید که افراد فوق الذکر به آن چه که نوشته شده متمرکز شوند اگر حملات چنین افرادی خطاب به شما باشد، قدمی به عقب بردارید و خود را جمع و جور کرده از وی تشکر کنید و سپس موضوع را به خود وی برگردانده و بپرسید شما احساس میکنید وقت مناسبی برای شما و آقای ... داده نشده فکر میکنید چگونه می توانم این عدم تعادل را اصلاح کنم؟

۲٫۱۰ افرادی که مفسر صحبتهای دیگران هستند این گونه افراد همیشه به جای دیگران حرف میزنند. مثلاً میگویند آقای تلاش میکند بگوید که - وقتی که چنین فردی مشغول حرف زدن است، وسط حرف او به سرعت بپرید و بگویید یک لحظه صبر کنید که آقای ... خودش حرف بزند و یا پس از پایان صحبتش از آقای بپرسید که آقای... حرف شما را درست فهمیده است.» این تکنیک به افراد فرصت میدهد که بفهمند نیاز به آقای - وجود ندارد.

۳٫۱۱: افرادی که شایعه پردازی میکنند چنین افرادی شایعات را به جلسه میآورند مثلاً می گویند «می شنیده ام که وقتی که شما میبینید اطلاعات مهمی ارائه میشود اما کیفیت آن مبهم است. در چنین مواردی از وی بپرسید که آیا مطمئن هستید؟ و یا کس دیگری هم این مطلب را تأیید میکند؟ اگر جواب افراد ضعیف بود بپرسید که چگونه میتوان به این سؤال پاسخ داد؟ و سپس پاسخ به آن را موکول به گرفتن اطلاعاتی از متخصصین و یا مراجعه به اطلاعات نمایید.

۳٫۱۲ افرادی که همه چیز را میدانند افرادی هستند که با توجه به عوامل اعتباری مانند سن سابقه خدمت، موقعیت حرفه ای مثلاً در جلسه میگویند من کسی هستم که دکترای فیزیک دارم و میدانم که چنین چیزی نمیشود و یا من بیش از همه کسانی که در جلسه هستند در این مورد کار کرده ام و می دانم که درست نمیشود شما میتوانید به عنوان مجری خاطر نشان کنید که ما همه شما را میشناسیم و به تجربه شما احترام میگذاریم اما تصمیم باید در گروه و با بررسی تمام راه حل ها صورت گیرد و یا بگویید دانش شما ممکن است دید شما را بر روی مشکل ببندد و یا این نظر شماست اما ممکن است که نظرات دیگری هم وجود داشته باشد.

۳٫۱۳ افرادی که جلسه را به اصطلاح از دور کنترل میکنند چنین فردی مرتب به شما می گوید که چه کاری باید انجام شود و مثلاً میگوید من اگر به جای شما بودم به مسئله بعدی می پرداختم» و یا «به آنها بگویید ساکت باشند و حتی چنین فردی از شما انتقاد میکند از او روش دیگری را برای اداره جلسه بخواهید و اگر دیدید که بقیه هم او را تائید کردند فوراً به پیشنهاد وی عمل کنید. بدین ترتیب وی برای مدتی ارضاء میشود. اما اگر فکر میکنید که او با همه کارهای شما مخالفت میکند و با این کار جلسه را به کندی میکشاند و باعث آزار دیگران میشود به وی خاطر نشان کنید که روشهای مختلف اجرایی وجود دارد در موارد افراطی میتوانید از او بخواهید که به این انتقادات پس از جلسه پاسخ دهد.» ۳٫۱۴ افرادی که بسیار پر مشغله هستند چنین افرادی مرتب از اتاق جلسه داخل و خارج میشوند. مرتب که چنین فردی یک مدیر یا شخص ارشدی هم در جلسه باشد و به همین دلیل احساس آزادی بیشتری برای ورود و خروج میکند و با چنین رفتاری هم وقت خود و هم دیگران را تلف می کند. در چنین وضعیتی دلیلی وجود ندارد که وقتی فرد کلیدی در جلسه غایب است جلسه را ادامه داد. بهترین زمان برای برخورد با چنین افرادی قبل از جلسه است به آنها خاطرنشان کنید که این رفتار ناخوشایند و غیر مؤثری است. اگر میتوانید موافقت آن فرد را مبنی بر عدم پاسخ به تلفن ها در خلال جلسه بگیرید و یا محل جلسه را به غیر از دفتر کار او قرار دهید و یا اینکه جلسه را قبل و یا بعد از ساعات معمول اداری بگذارید. اگر بتوانید قولی از وی در مورد عدم پاسخ گویی به تلفنها در خلال جلسه بگیرید و این عمل در حین جلسه تکرار شود میتوانید بگویید یک دقیقه صبر کنید من فکر کردم که قول دادید که تلفنها را تا یک ساعت دیگر جواب ندهید.

۳٫۱۵ افراد نازپرورده و سوگلی چنین افرادی بیشتر انرژی خود را صرف گرفتن تأیید از مجری می کنند تا بر روی محتوای جلسه وجود چنین فردی ممکن است شما را در دام توجه به یک نفر بیندازد. اگر چنین فردی فقط حرف زدن با شما را به جای صحبت با گروه ادامه دهد با راه رفتن خود سعی کنید که تماس چشمی خود با وی را قطع کنید به عبارتی افراد در جلسه باید با هم صحبت کنند و نه با شما اگر چنین افرادی بخواهند شما را به موضع ارزیابی بکشانند موضع باشد. 

در پایان این مبحث یک بار دیگر وظایف مجری مرور میشود

مجری فردی بی طرف گروه است.

مجری نظریات افراد را ارزیابی نمیکند و در بحث مشارکت نمی کند.

مجری انرژی گروه را بر روی یک وظیفه عمومی متمرکز میکند.

مجری روشهای جایگزینی پیشنهاد میکند.

مجری افراد و نظریات را از برخورد شخصی، محافظت میکند.

مجری مشارکت را تشویق کرده و کمک میکند که راه حلهای برد برد حاصل شود. 

 

 

 

مشاهده کتاب آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

 

جهت دریافت اطلاعات بیشتر و خرید کتاب با شماره زیر تماس حاصل فرمایید:

مجید کیوانپور 09129374020