مهارت های مصاحبه و گزینش همکاران سازمانی

مدیران باید به مهارت و هنر مصاحبه و گزینش مناسب ترین همکاران سازمانی مسلط باشند. این مهارت ها در این مبحث به صورت خیلی ساده و قابل فهم طرح میشود باشد که راه گشای سبک مدیریتی مدیران دفاتر مشاورین املاک شود. قبل از تشریح مهارتهای مصاحبه به تعریف آن پرداخت میشود مصاحبه عبارت است از یک روش سمعی و بصری برای تبادل اطلاعات بین افراد مصاحبه کننده باید هدف از این تبادل اطلاعات را به وضوح مشخص نماید تا مطمئن شود که در طول مصاحبه، فقط اطلاعات مرتبط و ضروری رد و بدل خواهد شد برای انجام یک مصاحبه موفقیت آمیز به نکات زیر توجه شود:

قبل از هرگونه اقدام برای برگزاری مصاحبه ابتدا موقعیت شغلی مربوطه را ارزیابی نمایید.

. به جای خودی دنبال افراد جدید خلاق و مسئولیت پذیر باشید

. هم زمان با ایجاد یک موقعیت شغلی جدید شرح وظایف تمام کارکنان را بررسی و تعریف کنید

. یکی از نکات مؤثر و مهمی که کارفرما باید قبل از انتخاب فرد مناسب برای یک موقعیت شغلی در نظر داشته باشد مشخص کردن مهارتها و تجارب لازم برای آن شغل است

مصاحبه کننده میتواند اطلاعات ارزشمندی را از طریق افرادی که از نزدیک با شغل و فرد شاغل در آن در ارتباط هستند، به دست آورد.

ه از یک موقعیت شغلی خالی به عنوان فرصتی برای ارزیابی مجدد علت وجودی آن شغل استفاده کنید.

بررسی کنید آیا شرایط و قابلیتهای لازم برای انجام شغل، تغییر کرده اند یا خیر؟

. هنگام تشریح شرح وظایف شغلی جنبه های دشوار کار را کوچک جلوه ندهید و حقوق و مزایای مشاغل مشابه را در آژانسهای دیگر را مورد بررسی قرار دهید

در هنگام مصاحبه به نحوه و آداب حضور در جلسه مصاحبه توجه شود. به قالبهای جویا شوید به ادبیات گفتاری و کلامی و نیز به زبان غیر کلامی (بدنی وی دقت لازم را به تجربیات و ویژگیهای شخصیتی مصاحبه شونده مثل میزان سابقه کار میزان موفقیت کارهای تحقیقی و فرهنگی و خلاقیت و نوآوریهای شغلی توجه شود به مهارتهایی از قبیل تعداد و میزان تخصصها تجربه آموزش و مهارت فنی میزان معلومات تحصیلی و رسمی ویژگیهای ذهنی عاطفی و احساسی و سایر تواناییهای دیگر وی توجه لازم شود.

. قبل از درج آگهی استخدام اهداف شغلی نوع شخصیت مورد نیاز و نوع مهارت های مورد نیاز سطح تحصیلات، جنسیت کارکنان سن و سال آنان وضعیت تجرد و یا تاهل میزان حقوق و پورسانت تعریف شده توسط آژانس شما، معین شود

. بخشی از مصاحبه را هنگام تماس تلفن با توجه به اهداف استخدامی سازمانی میتوان انجام داد و در این صورت فقط متقاضیان واجد شرایط و سطح بالا را دعوت به مصاحبه نمایید تا وقت شما تلف نشود و اگر افرادی مناسبی را میشناسید از آنان دعوت به همکاری و مصاحبه نمایید

در آگهیهای استخدامی از افراط و تفریط در خصوص حقوق مزایای شغلی، تشریفات و پورسانت اجتناب شود، ولی بهترین ویژگیهای شغلی و صنفی را به شکل برجسته تشریح .

کنید. در این آگهی ارسال رزومه شغلی و سایر فعالیتهای مؤثر و خلاقانه شغلی درخواست نمایید.

. مؤسسات کاریابی و آموزشگاههای صنفی مراجع مناسبی برای استخدام مشاورین و کارکنان به شمار می رود. در هنگام مصاحبه اگر از دانش روان شناختی برخوردار نیستید، حتماً از کمک یا مشاور و روان شناس کاربردی کمک بگیرید.

توجه داشته باشید اگر چه معمولاً افراد هنگام تدوین و تهیه سوابق رزومه شغلی خود با صداقت عمل میکنند ولی ممکن است افرادی باشند که دچار وسوسه شوند تا نکات منفی را از کارنامه و سوابق کاری خود حذف نمایند و یا در بیان موفقیتهایشان مبالغه ورزند و همیشه فرض را بر این بگذارید که رزومه تهیه شده به شکل ماهرانه و حرفه ای و با مشاوره افراد خبره ی مستقر در مؤسسات کاریابی تنظیم شده است.

در هنگام مصاحبه مصاحبه شونده را کمی منتظر بگذارید و از دور به اعمال و رفتار آنها توجه کنید تا متوجه شوید که از شخصیت منسجم و قوام یافته ای برخوردار هستند یا خیر و بدین وسیله میتوانید به عادتهای دیگر مصاحبه شونده هم پی ببرید.

برای ارزیابی شخصیت مصاحبه شونده به نوع خط کیفیت پاسخ گویی به سؤالات و بی اعتنایی به برخی از سؤالات نوع امضاء و سایر وسواسهای مصاحبه شونده دقت کافی به عمل آید.

. برای مصاحبه از کارکنان و همکارانی که شم روان شناختی قوی و بالایی دارند کمک بگیرید و مصاحبه را با حضور آنان انجام دهید و اگر در همان جلسه مصاحبه تصمیم به رد مصاحبه شونده می گیرید خیلی مؤدبانه و حرفه ای موضوع را به وی اطلاع دهید و بیهوده منتظرش نگذارید و وعده های امیدوار کننده و دروغین ندهید.

. در صورت نیاز برای گزینش و مصاحبه از آزمون کتبی بهره بگیرید و توجه داشته باشید که دروغ گویی کتبی بسیار مشکل است و تقریباً ناممکن است این نظرم با نظر بسیاری از مدیران و مصاحبه کنندگان تفاوت اساسی دارد و دلیل آن تجربه است و در عوض به مصاحبه شوندگان فرصت طرح سوال داده شود و اگر نیاز بود محیط و فضای سازمان را به آنها نشان بدهید اجازه دهید آنها هم به اندازه کافی و حتی بیشتر در زمان مصاحبه حرف بزنند و آن چه در درون دارند اظهار نمایند.

۱۰۲ نکته مؤثر مدیریت واحدهای خدماتی (بخش سوم)

در هنگام مصاحبه موارد زیر را رعایت نمایید:

الف: نور اتاق و فضای مصاحبه را ملایم تنظیم کنید به نحوی که آنها را اذیت نکند.

ب در طول مصاحبه از مکالمه تلفنی داخلی و خارجی اجتناب ورزید.

ج حرف های مصاحبه شونده را قطع نکنید.

د دمای اتاق از لحاظ سردی و گرمی متناسب با فصل و هوای بیرون تنظیم نمایید و هنگام مصاحبه از خوردن اجتناب ورزید.

د جلوی آمد و رفت های مزاحم را بگیرید.

. قبل از شروع مصاحبه سؤالات مورد نظر را طرح کرده و در برگه ی جداگانه جدا داشته باشد.

. افراد معرف علاوه بر اقوام و اعضاء خانواده هم از همکاران قبلی مدیران قبلی و یا کسانی باشند که به سؤالات شما برای تحقیق در خصوص نوع شخصیت عادات و رفتارها خلق و

خوی فردی میزان مسئولیت پذیری میزان انگیزه برای فعالیت و وجدان کاری و ... بتوانید از آنها بپرسید توجه داشته باشید که خود این اصطلاحات و عبارات به کار برده شده می تواند نمونه سؤالات بسیار مناسبی برای مصاحبه باشد.

ه از جمله ی سؤالات مهمی که در جلسه مصاحبه باید طرح کرد عبارت است از:

دلیل تغییر شغل.

دلیل تغییر محل کار

دلیل انتخاب همکاری با آژانس شما

افرادی را که وی در آژانس شما میشناسد.

مهمترین ویژگیهای روحی شخصیت و شغلی وی چیست؟

روابط وی با کارفرما و دیگر همکاران و مشتریان چگونه است؟

اهداف کوتاه مدت میان مدت و بلند مدت شغل و زندگی وی چیست؟

در مصاحبه ابتدا و مقدمتاً راجع به مسایل کلی صحبت شود که به آن باب آشنایی می گویند و بعد با سؤالات ساده مصاحبه شروع شود و سپس آرام آرام راجع به میزان تجربه، سوابق قبلی، سوابق کیفری و حقوقی مثل سوء پیشینه و عدم سوء پیشینه)، نوع اعتیاد، سیگاری بودن یا نبودن اهل قهر و آشتی بودن یا نبودن میزان آموزشهای تخصصی، نوع تخصص و دانشهایی که برخوردار است میزان اطلاعات حقوقی ثبتی، صنفی، قوانین و مقررات

آشنایی با انواع اسناد و مدارک تجربه ی مدیریتی و قرارداد نویسی، میزان آشنایی با مالکین، سازندگان و سرمایه گذاران منطقه انتخابی برای فعالیت صنفی، میزان درآمد در محل کار قبلی، میزان تحصیلات دانشگاهی و خیلی چیزهای دیگر طرح شود. کسب این اطلاعات فقط جنبه شناخت دارد نه قضاوت

توجه داشته باشید جلسه مصاحبه را به جلسه بازجویی خسته کننده، بی روح و کسالت آور تبدیل ننمایید.

این امر تأثیری مخرب و ناخوشایند بر روی هر مصاحبه کننده ای دارد. معمولاً

جلسات مصاحبه هم برای مصاحبه کننده و هم مصاحبه شونده طاقت فرسا و دشوار است. آن را

طوری برگزار نمایید که هر دو طرف احساس راحتی و رضایت نمایید.

سعی کنید در مصاحبه بیشتر از سؤالات باز که نیاز به توضیح و تشریح بیشتری دارد بهره بگیرید تا بتوانید مصاحبه شونده را بهتر بشناسید.

در جلسه مصاحبه بیشتر شنونده باشید و اجازه دهید مصاحبه شونده راحت و بدون دغدغه و قطع کلام از جانب شما حرفهایش را بازگوید و به تن گفتار واژه های مورد استفاده و زبان بدن وی توجه داشته باشید در جلسه مصاحبه ۲۰ درصد از کل زمان مصاحبه را شما حرف بزنید و ۸۰ درصد بقیه را اجازه دهید تا مصاحبه شونده حرف بزند.

توجه به رفتارها و کلام سر و وضع مرتب و پوشش متناسب شغلی نباید فراموش شود.

. دسته دیگر سوالات مصاحبه ای از این قرار است

فکر میکنید شما چه نوآوریهایی میتوانید در شغلتان ایجاد کنید؟

مهمترین دستاورد شغلی و یا زندگی شما از گذشته تاکنون چیست؟

کدام بخش شغل بیش از همه برای شما اهمیت دارد؟ ارتباط با مردم دوستی با همکاران قرارداد نوشتن پول در آوردن پیشرفت شغلی روزی به استقلال رسیدن و آژانس مستقل تأسیس کردن و ......

فکر میکنید پنج سال آینده در شغل و صنفتان به کجا خواهید رسید؟

شما چگونه با استرسها و فشارهای کاری و شغلی کنار می آیید؟

آیا اقوام دوستان و همسایگان از شغل شما مطلع هستند؟

بیشتر تمایل دارید کار گروهی و مشارکتی داشته باشید و یا کار انفرادی و مستقل را می پسندید؟

فکر می کنید تعریف و توصیفی که دوستان شما از شما دارند، چه میتواند میباشد؟

اگر از کارفرمای قبلی راجع به روش منش و توانایی شغلی و ... شما پرسیده شود، فکر می کنید چه جوابی بدهد؟

در مصاحبه به رفتارهای غیر کلامی و کلامی در طی فرآیند مصاحبه بسیار توجه داشته باشید چرا که هر یک از این عاداتها و روشها حاوی پیام و نکاتی مهم و مؤثر باشد به تندی و تیز بودن صدا مصاحبه شونده توجه شود شاید دلیل بر عصبی بودن باشد.

به حرکت دستان او توجه نمایید. این امر حاوی اطلاعات زیادی است مثل لمس کردن لبها که حالتی غیر ارادی برای کسب آرامش است. دستها به صورت ترافعی روی بدن قرار گرفتن پاها را با حالت منقبض و خشک نگهداشتن جابه جا شدن زیاد بر روی صندلی نفسهای بلند غیرارادی بازی کردن با دستها ناخن جویدن پا روی پا گذاشتن لرزش دست تن صدا و پاها گفتار کنایه آمیز تحقیر آمیز و متکبرانه تن صدای آرامش بخش طفره رفتن و.....

به عادت های خیره شدن اجتناب از تماس چشمی حاشیه رفتن و طفره رفتن از پاسخ گویی بازی با خودکار و موها بی قراری مصاحبه شونده توجه کنید.

استفاده از کلمات انگلیسی و ادای غلط آنها مهم جلوه دادن توجه به رشوه دادن های روانی لحن تملق و چاپلوسی وی کلام سرد و بی روح تند صحبت کردن زیاد حرف زدن

سعی کنید در طول مصاحبه قضاوت نکنید و ذهن خود را باز نگهدارید.

. برای اعلام ختم جلسه مصاحبه از جایتان بلند شوید از داوطلبان برای شرکت در مصاحبه و حضور در نزد شما تشکر و قدردانی کنید با آنها دست بدهید تا دم در او را مشایعت نمایید. حتی اگر تشخیص شما مبنی بر نامناسب بودن مصاحبه شونده و داوطلبانه باشد همیشه برای شخصیت و عزت نفس و غرور افراد احترام قایل باشید. . راجع به نحوه اطلاع رسانی از نتیجه مصاحبه تاریخ اعلام و ... حتماً با او صحبت کنید و اگر در جلسه ی مصاحبه به نتیجه ای رسیده اید او را مطلع نمایید و بیهوده مصاحبه شونده را در انتظار پاسخ خوشایند نگذارید.