چه افرادی باید در جلسه حضور داشته باشند؟ || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

۱ گروه های متجانس افرادی که با نقطه نظرات یکسان در جلسات تصمیم گیری و حل مسئله شرکت می کنند. گروه غیر متجانس افرادی که با نقطه نظرات مختلفی در جلسات تصمیم گیری و حل مسئله حضور می یابند. در این صورت نیاز بیشتری به روشن ساختن و سازمان دادن نقشها و فرآیندها دارد.

نقش و وظیفه دبیر جلسه

۱ کمک به گروه جهت این که به وظیفه ای متمرکز شوند.

ارایه گزارش مستمر از محتوا و فرآیند جلسه

کمک به آسودگی خاطر افراد شرکت کننده در جلسه با ثبت توافقات و مذاکرات جلسه

نظریات افراد شرکت کننده به طور صحیح و درست گزارش شود.

.۵ از تکرار طرحها و پیشنهادات جلوگیری شود.

امکان استمرار جلسه را فراهم سازد.

مشکلات مربوط به مسئولیتهای کاری را کاهش دهد.

هزینه ها را کاهش دهد.

موجبات حسن انجام کار را فراهم سازد به دلیل ثبت تمام کارها پیشنهادات و نظریات در صورت جلسات.

۱۰ ثبت نظریات طرحها و راهکارهای ارایه شده به نام گروه

مهارتهای دبیر جلسه

۱ دستخط خوب و مناسبی داشته باشد حتی در حال ایستاده

۲ سریع بنویسد یا تندنویس باشد.

از زبان فنی جلسه آگاهی داشته باشد یا به موضوع جلسه اشراف کامل داشته باشد.

فردی بی طرف باشد.

رفتارهای تدافعی نداشته باشد. یعنی اگر کسی گفت که آنچه که شما نوشته اید نظریات وی نیست حالت تدافعی به خود نگیرد و بلافاصله آن را اصلاح نماید.

فقط نگارنده باشد و سکوت را رعایت نماید.

عبارات اصطلاحات و واژه های کلیدی و صورتجلسه را یادداشت کند.

واضح و صریح یادداشت برداری نماید.

۱۰ کلمات را به صورت مخفف بنویسد.

۱۱. عقاید و تصمیمات کلیدی را مشخص کند.

۱۲ از رنگهای مختلف خودکار و ماژیکهای لایت استفاده کند تا نظریات افراد از هم جدا و تفکیک شود.

۱۳ از غلط دیکته هراس نداشته باشد.

۱۴ صفحات صورتجلسه را شماره گذاری کند و مطالب را دسته بندی نماید.

مهارتهای اداره جلسات

۱ پیش بینی مشکلات قبل از بروز آن

توانایی درک تن گفتار و کلام شرکت کنندگان

تشویق اعضاء شرکت کننده در جلسه به بروز رفتارهای درست و منطقی

. تلاش برای کسب نتایج موفقیت آمیز و مثبت در جلسه

۵ شناخت علایم منفی کلامی و غیر کلامی افراد نگاه مکرر به ساعت نگاه کردن به بیرون از پنجره ور رفتن با کاغذ و خودکار خمیازه کشیدن اجتناب از تماس چشمی .....

منع افراد از ادامه بحثهای جانبی و گفتگوهای خصوصی و شخصی

در صورتی که شرکت کننده ای عصبانی شد دلیل عصبانیت را بپرسید.

توانایی خواندن و درک علائم مثبت اعضاء شرکت کننده مثل نشستن راحت متمایل شدن بدن به سمت جلو یا به سمت گوینده تماس چشمی و..... تشویق افراد غیر فعال و با اعتماد به نفس کمتر به مشارکت بیشتر جهت شرکت در بحث و گفتگو در خصوص دستور جلسه

۱۰ شناخت علائم مخل نظم جلسه و مقابله به موقع با آن

 

تکنیکهای مدیریت جلسات رسمی و غیر رسمی || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

 

۱۱ تشویق افراد خجالتی ساکت و درون گرا به صحبت کردن

۱۳ از افرادی که برای سخنرانی مهارت دارند و با شور و هیجان حرف میزنند البته سازنده و مثبت بخواهید با شروع صحبتهای خود در جلسه شور تازه ای ایجاد کنند.

۱۳ برای جلوگیری از کسالت افراد حاضر در جلسه سعی کنید موقعیت و لحن خود را تغییر دهید بایستید و بلندتر صحبت کنید تا شرکت کنندگان از خواب بیدار شوند.

۱۴ ترتیب دادن جلسه ای متعاقب جلسه فعلی برای موضوعاتی که امکان بحث و بررسی بیشتر

۱۵ برخی از موارد غیر ضروری دستور جلسه با موافقت کامل شرکت کنندگان در جلسه را حذف کنید.

راهکارهای کنترل اعضاء مشکل آفرین در جلسه

ا دعوت به سکوت کنید تا در نظم جلسه اختلال ایجاد ننمایند.

رسماً از آنها خواسته شود تا رفتار خود را کنترل نمایند.

از آنها بخواهید جلسه را به میل خود ترک نمایند.

در صورت لزوم دستور اخراج از جلسه البته به عنوان آخرین راه حل مورد استفاده قرار گیرد را صادر کنید.

د موضوع بحث جلسه را عوض کنید.

موکول کردن جلسه به زمان دیگری در صورتی که عده ای را اخراج کرده باشید.

نظر موافق اکثریت اعضاء را به خود جلب کنید تا بتوانید به راحتی افراد مشکل آفرین را در انزوا قرار

دهید.

می توانید با تذکر مقررات آیین نامه ها و با استناد به آنها جلوی بی نظمی افراد را بگیرید.

آشنایی با آیین نامه و مقررات جلسات رسمی ۱ رأس ساعت جلسه را آغاز کنید.

صورت جلسه قبلی را تصویب کنید.

در مورد امور جاری و معمول صحبت کنید.

. پیشنهادات جدید مطرح نمایید.

د پیشنهادات مورد بحث و بررسی و تجزیه و تحلیل قرار گیرد.

و تصمیم گیری لازم را اتخاذ نمایید.

جلسه را در ساعت مقرر ختم کنید.

در جلسات رسمی برای حصول اطمینان از صحت صورتجلسه میتوانید کلیه صحبت ها را ضبط و ثبت نمایید.

امکاناتی فراهم شود تا اعضاء در طول جلسه بتوانند پیغامهای خود را دریافت دارند.

۱۰ در جلسات رسمی ابتدا به امور جاری مسایل اداری رسیدگی نمایید.

۱۱ مسایل پیچیده و بغرنج را به یک گروه تحقیق ارجاع دهید و آنها را موظف به ادای توضیحات و یا ارایه گزارش نمایید.

تحقیق درباره اعضاء شرکت کننده در جلسات

۱ هدف شناسایی گروه های مخالف جلسات میباشد جهت کسب آمادگی لازم برای مدیریت آنان .

قبل از تشکیل جلسه سعی شود افراد تازه وارد جلسه را بشناسید.

شناخت شخصیتهای گروه فشار حاضر در جلسات به خصوص در جلساتی که موضوعات داغ و جنجال برانگیزی نظیر تعدیل و کاهش نیروی انسانی و یا تجدید نظر درباره حقوق و دستمزد تشکیل شده است.

شناخت و درک شخصیتهای موجود در جلسات مانند شخصیت و تیپ خجالتی، سلطه جو مشارکت جو شخصیتهای بهانه جو و ....)

د شناخت تاکتیکهای منفی برخی از افراد شرکت کننده در جلسه مثل تلاش برای تغییر دستور جلسه تضعیف روحیه شرکت کنندگان اتلاف وقت با پیش کشیدن بحث های بی مورد و تعویق پیشنهاد به رای گیری در مواقع غیر ضروری در شناخت شرکت کنندگان اصلی در جلسه قبل از تشکیل جلسه

 

مشاهده کتاب آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

 

جهت دریافت اطلاعات بیشتر و خرید کتاب با شماره زیر تماس حاصل فرمایید:

مجید کیوانپور 09129374020