مهارت های کاربردی مدیریت جلسات || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

مهارتهای کاربردی مدیریت جلسات عبارت است از: ۱ فراخوان شرکت کنندگان آماده سازی مکانی و زمینه سازی فکری برای جلسات راهکارهای پیشنهادی جهت افزایش بهره وری جلسات ۴ برنامه ریزی ها تعیین و تبیین مقررات ۶ بررسی موقعیتها و تکنیک ها ارزیابی اجرای مؤثر در پیشبرد جلسات در اینجا به یکایک عناوین فوق الذکر پرداخته میشود به این امید آن که راه گشای مشکلات و چراغ راه مدیریت شود.

ب آماده سازی مکانی و زمینه سازی فکری برای جلسات

محل برگزاری جلسه باید محیطی راحت و توام با آرامش باشد به عنوان مثال درجه حرارت باید در حدود ۲۳ درجه سانتی گراد باشد و سپس اگر کسی اعتراض داشت تغییر یابد قرار دادن یک میز بزرگ کنفرانس با صندلیهای راحت یک ترتیب استاندارد است وقتی در جلسه ای اطلاعات به صورت یک سویه از سخنران به مخاطب منتقل میشود میزها باید روبه روی تریبون باشد اگر جلسه حالت تبادل عقیده بین چندین شرکت کننده را دارد میزها باید به شکل U قرار داده شود به طوری که تمام شرکت کنندگان هم دیگر را ببینند. اگر نشست برای بحث های گاه گداری در زمینه اهدا طرحها یا مسایل اجتماعی است. بهترین حالت قرار دادن صندلیها به صورت دایره و بدون میز است.

برنامه ریز باید از وجود پروژکتور کامپیوتر اینترنت نرم افزار نمایش اسلاید پاورپوینت چوب اشاره کاغذ، قلم و ... مطمئن شود. جلسه نباید بیشتر از ۲ ساعت بدون تنفس ادامه پیدا کند مگر این که حالت غیر رسمی داشته باشد و افراد بتوانند در صورت لزوم جلسه را در حالی که ادامه دارد ترک کنند. وقتی پیش بینی میشود جلسه ای بیش از ۲ ساعت طول خواهد کشید باید چند میز کوچک و مواد خوراکی مختصری برای تنفس گروه ها تدارک دیده شود. ضمناً مدت زمان مناسب برای تنفس معمولاً ۱۵ تا ۱۰ دقیقه است.

دیگر این که سرویسهای فنی مورد نیاز حضار در جلسه مشخص شود مثال آیا باید از نمایش تلویزیونی استفاده کرد؟ اگر جلسه به صورت کنفرانس تلفنی برگزار میشود افراد میدانند چگونه از شماره گیر تلفن استفاده کرد؟ هم چنین تعیین شود که حضار به چه وسیله خاصی مانند صندلی چرخ دار و ... نیاز دارند؟ جلسات معمولی مأموریت و هدفی دارد که ممکن است یک یا ترکیبی از این موارد باشد:

چهارم در جلسه تشریح شود که چگونه کارهای بزرگ به وظایف کوچک تر قابلیت تقسیم را دارد.

پنجم به افراد کارهای ویژه و در عین حال انجام پذیر واگذار شود.

ششم یک برنامه زمانی و مکانی برای جلسه های مستمر تهیه شود.

هفتم زمینه ای برای مربوط ساختن موفقیتها با حضور افراد به وجود آورده شود تا بدین وسیله روحیه مشارکت جویانه افراد حاضر ارتقاء نماید.

هشتم مسئولیت ها و مهلت زمانی واضح و مشخصی برای کارهایی که باید بعد از برگزاری جلسات انجام شود اختصاص یابد.

نهم توافق نامه ای برای نظارت بر چگونگی اجرای کارها در فاصله جلساتی که طی آنها وظایفی تعیین شده است. تهیه شود.

دهم صورت جلسه ها و برنامه های کاری جلسات را بین شرکت کنندگان توزیع نمایید.

د برنامه ریزی ها

برنامه ریزان باید جلسه را طبق برنامه ریزی صحیح هدایت نمایند. برنامه ای که برای سازگاری با تغییرات حاصله در چشم انداز جلسه به قدر کافی انعطاف پذیر است. برنامه باید شامل موضوعات و اهداف در نظر گرفته شده نام اشخاصی که بحث را پیش خواهند برد و یک خط زمانی برای موضوعات تحت پوشش باشد. برنامه ریزان هم چنین ممکن است برنامه کار را همراه با گروه تنظیم کنند. در این حالت سؤالات زیر باید مدنظر قرار گیرد

مأموریت جلسه چیست؟

چه موضوعاتی باید مطرح شود؟

برای هر موضوع چقدر وقت اختصاص داده شود؟

.. مدت زمان جلسه چقدر باید باشد؟

نکته مهمترین و مؤثرترین کار برنامه ریز تهیه یک برنامه و پایبند ماندن به آن است. در حقیقت شرکت کنندگان برای اجرای آن برنامه سازماندهی میشوند.

برنامه ریزان باید جوی ایجاد کنند که منجر به تبادل ایده شود. توصیه ای است که از همان آغاز توافق نامه ای مطمئن و دقیق روش بحث روش محاوره ای و غیر رسمی یا یک روش رسمی و تکنیکهای تصمیم گیری مثل کسب اکثریت آراء ایجاد و تعریف شود هم چنان که جلسه به پیش می رود برنامه ریزان و دست اندر کاران جلسه باید بحثها را متمرکز نگه دارند و اجازه دهند تمام شرکت کنندگان در نتایج حاصله مداخله نمایند بخشی از چالشهایی که برنامه ریز با آن روبه روست هدایت جلسه به دور از آشفتگی تهیه منابع یک دست و جلب و حفظ توجه مخاطبان است.

و بررسی موقعیت ها و تکنیک ها

در این بخش اتفاقاتی که معمول در جلسه ها رخ میدهد اشاره میشود و راهکارها و توصیه هایی هم تقدیم میشود

۱ هنگامی که کلی از شرکت کنندگان به گفتگو و موضوع بحث تسلط دارد و متکلم وحده ی جلسه می شود

۱٫۱ به طور مشخصی از فردی دیگر بخواهید به سؤالات مطروحه پاسخ گوید.

۱٫۲ از عباراتی همچون اجازه دهید ایده های گوناگون حضار مورد بررسی قرار گیرد» استفاده شود.

مطرح شدن بحث های فرعی

۱٫۲ یادآوری محدودیتهای زمانی به شرکت کننده ها

۲٫۲ استفاده از این عبارات من از این بحث مطروحه توسط شما استفاده کردم. آیا نظر و ایده های دیگری هم هست که شما بخواهید مطرح نمایید؟

کشانده شدن تدریجی گفتگو به بحث های بیرون از محدوده جلسه

۳٫۱ پیشنهاد تشکیل یک جلسه جداگانه اگر مسایل ذکر شده ارزش توجه بیشتر را دارد.

۳٫۲ از این عبارت استفاده کنید این مطلب مبحث خوبی است اما به هر حال باید دستور العمل کاریمان برسیم تا در زمان مقرر بحث جلسه به سرانجام برسد!»

. حاضران در جلسه از سطوح تخصصی متفاوتی برخوردارند.

۴٫۱ از قبل یک جلسه برای نیورهای غیر تخصصی تدارک ببینید و برخی از اصطلاحات نامفهوم را برایشان تشریح کنید.

۴٫۲ همیشه در سطح افراد غیرفنی حاضر در جلسه صحبت کنید و اگر فردی یک اصطلاح فنی به کار برد محور اصلی بحث را تکرار کنید و آن اصطلاح را توضیح دهید.

۵ برخی از حاضران ساکت سؤالاتی را بپرسید

۵٫۱ در زمان تنفس از افراد حاضر بپرسید که آیا مایل هستید دنباله گفتگو را درس بگیرند و آیا می توان آنها را برای شرکت در بحث فرا خواند.

۵٫۲ مجدداً ارزیابی شود که آیا آنها نیاز دارند در جلسه بعدی حاضر شوید.

۵٫۳ از این افراد سؤالاتی باز یعنی غیر از پرسشهایی که پاسخ آن بله یا خیر است طرح نمایید.

 

اقدامات و فعالیتهای ضروری برای جلسات مهم || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک 

 

مخالفت آشکار بین حاضران

۶٫۱ افراد را متقاعد نمایید که شما برای تمام عقاید احترام قایلید.

۶٫۲: تصمیم بگیرید مسایل را مسکوت بگذارید سپس برای سازماندهی مجدد جلسات برنامه ریزی کنید.

۶٫۳: اگر مسایل باید قبل از ادامه کار حل شود رأی گیری را مدنظر قرار دهید. برای تصمیم گیری دوباره مسایل اجازه ندهید شخص یا گروهی بر رأی گیری چیره شود. در صورت امکان در این شرایط اعلام تنفس شود.

. بحث در مورد محدودیت منابع

۷٫۱ بررسی شود که آیا این مسئله تنها موردی است که مانع کار کردن گروه میشود.

۷٫۲ دلایل چندگانه محدودیت منابع را تعیین نمایید.

۷٫۳ مشخص کنید که آیا دلایل زیربنایی برای ادامه روند فعلی وجود دارد؟

۷٫۴ ببینید که آیا اهداف با تراکم کمتر منابع برآورده میشود یا نه؟

بحث و مشاجره زیاد بر روی جزئیات

نکته به شرکت کنندگان بگویید که این بحث مهم است اما دستور کار جلسه هم مهم است. یک جلسه دیگر را با دیگر شرکت کنندگان مشخص و مناسب برای بحث بر روی جزئیات پیشنهاد

. مخالفت روی مقدمات کلی جلسه

نکته بحث در سطحی ورای مقدمه هدایت شود.

ی ارزیابی اجزای مؤثر در پیشبرد جلسات

یک طراحی خوب و تنظیم صحیح صورت جلسه به شما در ارزیابی پیشرفت جلسات کمک نموده و محورهای اساسی بحث را برای جلسات بعدی معین خواهد کرد صورت جلسه ها باید شامل این موارد باشد. تاریخ هدف جلسه و بندهای بحث شده اسامی حاضر در جلسه تاریخ شروع زمان جلسه بعدی

اگر قابلیتهای پست الکترونیکی در دسترس است باید شخصی برای ثبت و توزیع صورت جلسه ها در حداکثر سرعت ممکن - حتی در آخر نشستها تعیین شود صورت جلسه ها باید در آغاز نشست بعدی قرائت شود و به تمرکز مجدد گروه بر روی موضوع کمک کند علاوه بر صورت جله یک برنامه کامپیوتری که عملیات را نشان بدهد ایجاد و تهیه شود. این برنامه شامل توصیه های ویژه ای است که طی جلسه مطرح شده و داده هایی برای برآورده ساختن اهداف بعدی میشود برنامه هم چنین شامل نام اشخاص محل فعالیت آنان مسئولیتهای در نظر گرفته شده و پیشنهادهای مورد توجه برای اجرای وظایف است. کار بعدی برقراری ارتباط با افراد دست اندرکار است تا اطمینان حاصل شود که فعالیتها

به واسطه عیوب و نقایص موجود در مسیر غلط قرار نگرفته اند دنبال کردن چگونگی پیشرفت فعالیتها رویه خوبی است به خصوص اگر کاری باید سریعاً انجام شود و با افرادی که باید پاسخ گو باشند، قادر به حضور در جلسه نیستند مانند هر مهارتی توانایی هدایت بحث ها با تجربه بهبود پیدا میکند یک عامل مهم در این امر ارزیابی اقدامات انجام شده است. پس فعالیتهایتان را با این سؤالات ارزیابی نمایید

پرسش نخست آیا گروه موفق به تعیین یک رشته عملیات برای مسایل بحث شده یا نه؟

پرسش دوم آیا حاضران در جلسه قادر به انتقال عقایدشان بدون ایجاد تعلیق توسط دیگران بودند یا نه؟

پرسش سوم آیا وظایف افراد بر حسب ارجحیت رده بندی و بین بهترین کسانی که قادر به انجام آن باشد. توزیع شده است؟

پرسش چهارم آیا تمهید برای دنبال کردن وظایف اندیشیده شده است؟  

 

 

 

مشاهده کتاب آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

 

جهت دریافت اطلاعات بیشتر و خرید کتاب با شماره زیر تماس حاصل فرمایید:

مجید کیوانپور 09129374020