کفایت مذاکرات فنی - بخش اول

کفایت مذاکرات فنی

بزرگ‌ترین کابوس آمل اجرای سخنرانی در مقابل حضار بود. حتی در روزهای تحصیل در دانشگاه، حضور در سالن امتحان و جواب دادن به امتحان کتبی بدون سروصدا، بسیار آسان‌تر از ایستادن روی یک سِن (سکو) در مقابل حضار و ارائۀ یک سخنرانی رعدآسا بود. پس از دریافت دعوت‌نامه برای بازدید از دفتر و ارائه دربارۀ جنبۀ فنی پیشنهاد و متقاعد کردن همۀ ذی‌نفعان، شب را به بی‌خوابی گذراند. او شروع کرد به آماده کردن خود برای چیزی که کمتر از یک مبارزه نبود. هنوز دو روز فرصت داشت تا خود را آماده کند و نهایت تلاشش را انجام دهد. در همین حال، تصمیم گرفت ابتدا تمام نکات مرتبط مانند اطلاعات پوشش داده‌شده در اسلایدها، تعداد اسلایدها، انیمیشن‌های اضافه‌شده، عرف پوشش، شرکت‌کنندگان و سؤالات موردانتظار را فهرست کند. این فهرست به‌قدری جامع بود که تصمیم گرفت با کسی که در ارائه (سخنرانی و کنفرانس) مهارت دارد مشورت کند. آمل پیش از این با ماهش که کارشناس فنی بود روابط خوبی داشت و تنها چیزی که نیاز داشت یک کارشناس در زمینۀ سخنرانی و کنفرانس بود.

مشاهده ومطالعه خلاصه کتب کاربردی

ماهش به آمل پیشنهاد داد تا با راغو که مدیر بازاریابی بود و در ارائه‌ها و به‌ویژه ارائه‌های فنی بسیار مهارت داشت صحبت کند. آمل پیگیر راغو شد که در اداره در مکانی مستقل و جداگانه اتاق مخصوصی در بخش بازاریابی داشت. آمل از وارد شدن به اتاق او استرس زیادی داشت؛ اما به‌نوعی توانست با معرفی خود گفت‌وگو را آغاز کند. راغو در سبک کلی و ارتباطات خود بسیار مسلط و پویا بود. طرز بیان، تأثیرگذاری و دایرۀ واژگان سه ابزاری بودند که راغو در آن‌ها خبره بود و تسلط زیادی بر آن‌ها داشت؛ اما با این حال آن‌ها را برای همۀ شنوندگان راحت می‌ساخت. راغو آن‌قدر باهوش بود که موضوع را حدس زد و بدون هیچ تعارفی رک‌و‌پوست‌کنده گفت: «به من بگویید سخنرانی شما کجاست».‌ آمل از اینکه راغو با این اطمینانی بحث را پیش ببرد، مات و مبهوت شد. آمل به‌تفصیل جزئیات این پرونده را ذکر کرد و دربارۀ دعوت‌نامۀ کنفرانس توضیح داد.

در تمام طول گفت‌وگو، راغو هرچه می‌شنید را یادداشت می‌کرد و پس از پایان بحث، نکات خاصی مانند اعتمادبه‌نفس، حالت ایستادن و لبخند را به آمل پیشنهاد کرد. او نمی‌توانست آنچه از راغو می‌شنید را هضم کند. به‌جای اینکه دربارۀ چگونگی ارائۀ مسائل فنی راهنمایی شود، دربارۀ طرز ایستادن و لبخند زدن راهنمایی می‌شد. راغو توضیح داد که محتوا مهم است و هیچ شکی در این مورد وجود ندارد که اسلایدها باید خلاصۀ مفیدی از مطالب باشند؛ اما نحوۀ ارائۀ آن برای شنوندگان تفاوت ایجاد می‌کند. آن‌ها فقط 10 درصد از زمان فعال و استراحت را به اسلاید نگاه می‌کنند و فقط روی سخنران (مجری، کنفرانس‌دهنده) تمرکز می‌کنند؛ بنابراین اگر سخنران به‌اندازۀ کافی جذاب و شگفت‌انگیز نباشد، شنوندگان علاقۀ خود را از دست می‌دهند و ارائه موفقیت‌آمیز نخواهد بود. آمل ارائه‌ای مقدماتی را با راغو به اشتراک گذاشت و او گفت که کاری که آمل انجام داده‌ است عالی است و روی کاغذ (نه در عمل یا واقع) عالی خواهد بود؛ مگر اینکه حضورش به‌اندازۀ کافی رسمی و جدی باشد. او دوباره تکرار کرد: اعتمادبه‌نفس چیزی است که باید از طریق دانش خود و پاسخ‌هایی که به مخاطبان می‌دهید آن را تقویت کنید، حالت ایستادن باید چشم‌گیر به نظر برسد و با روحیۀ مخاطب عجین شود، لبخند و خوش‌رویی به شخصیت شما می‌افزاید و باعث می‌شود همه احساس راحتی کنند. راغو به آمل آموزش داد که روی این ۳ مورد کار کند و بعد کارش تمام شد. یکی از خوبی‌های آمل سازگاری با شرایط متغیر و درک اهمیت دریافتن محتوای نهفته در کلام یا جمله یا هر چیزی بود که خیلی صریح بیان نشده بود. او نظرات راغو را بسیار جدی می‌گرفت و سپس به تمرین آنچه او گفت می‌پرداخت. تحقیق روی داده‌های کمی همیشه راحت‌تر از تحقیق روی داده‌های کیفی و هر چیزی است که علم اجتماعی را کمی پیچیده می‌کند. اکنون چگونه شادی، لبخند یا اعتمادبه‌نفس را اندازه می‌گیرید. چنین چیزهایی باید درک و احساس شوند و به داشتن درک روشنی از ذهنیت دیگران نیاز دارند.

توسعه و پرورش این نوع درک منطقی و خردمندانه و به‌طور دقیق و حساب‌شده، بسیار دشوار است. آمل به‌طور ذاتی این‌گونه بود که نه‌تنها خود را با موقعیت‌ها وفق می‌داد، بلکه می‌توانست خودش را با افراد دارای تیپ‌های شخصیتی مختلف نیز تطبیق دهد و ارتباطات خود را تنظیم کند. او از دفتر به خانه رسید، کیفش را کنار گذاشت و تصمیم گرفت بعد از شام ارائه‌ای تمام‌وکمال در اتاقش اجرا کند. او دائماً به کل فرآیندی که باید دنبال کند و بر آن مسلط شود، فکر می‌کرد. حمام کرد و سر میز شام رفت. او به‌طور معمول نسبت به طعم و نوع غذا خیلی سخت‌گیر و خاص‌پسند بود؛ اما آن روز خیلی ساکت بود. مادرش از رفتار آمل سرِ میز شام و اینکه این بار همه چیز بدون بحث و جدل به‌خوبی پیش می‌رفت کاملاً متعجب بود. مادر از او دربارۀ اوضاع پرسید و اینکه استرس محیط کار او را آزار می‌دهد یا خیر. آمل که در افکارش غرق شده بود جواب داد که همه چیز خوب است؛ اما به‌خاطر کنفرانس پیش‌ رو کمی اضطراب دارد و پیش‌بینی می‌کند افراد زیادی حضور خواهند داشت و جر‌وبحث‌های زیادی صورت می‌گیرد. مادرش به او گفت که به حرف دلش گوش دهد و خیلی خودش را درگیر اصول مدیریتی نکند. آمل شامش را بی‌سروصدا خورد و دوباره به اتاقش برگشت، لپ‌تاپش را باز کرد و شروع کرد به ‌مرور اسلایدهایی که آماده کرده بود.

مشاهده سریع قیمت املاک در شهر مقدس قم

اگرچه او در آن زمان ارائه و محتوایش را تمام کرده بود، چیزی که او را آزار می‌داد بهبود سبک ارائه توسط راگو بود. او دوباره شروع به تکرار تمام مراحل کنفرانس کرد؛ در حالی که لبخند به لب داشت و حتی حین تغییر اسلایدها نیز با اعتمادبه‌نفس کامل راه می‌رفت. احساس می‌کرد که دارد زیادی افراط می‌کند و بهتر است که سادگی‌اش را حفظ کند. تقریباً یک روز تا این کنفرانس بزرگ باقی مانده بود و این موضوع آمل را نگران می‌کرد؛ اما او سخت روی ویژگی‌های تکمیلی تمرین می‌کرد. آمل به دفتر رسید و بلافاصله از رئیسش پیغامی دریافت کرد که می‌خواهد او را در اتاقش ببیند.

فکر کردن دربارۀ اینکه موضوع از چه قرار است او را بیشتر نگران می‌کرد. به این فکر افتاد که ابتدا قبل از رفتن به اتاقش با او تماس بگیرد. رئیس به او اطلاع داد که با لپ‌تاپ به دیدن او برود. همچنین می‌خواست از خلاصۀ پیشنهاد ارائه‌شده و آماده‌سازی ارائه مطلع شود. آمل برخلاف اینکه نمی‌دانست بعد از آن چه اتفاقی خواهد افتاد، کمی خیالش راحت شد؛ چون دست‌کم یک نفر قرار است نگاهی به کارش بیندازد و پیشنهادهای ارزشمندی دریافت کند. طرز وارد شدن او به اتاق رئیسش تقریباً اهمیت بسیار زیاد او به بر عهده گرفتن ریاست جلسه و خوش‌رویی را نشان می‌داد. رئیس از او دعوت کرد که روی صندلی بنشیند و لپ‌تاپ را به فراتاب یا همان پروژکتور (دستگاه نمایش فیلم یا اسلاید) متصل کند و ارائه‌اش را شروع کند. آمل لپ‌تاپ خود را وصل کرد و قبل از شروع ارائه به یاد راغو و سبک او افتاد. به‌گونه‌ای سرزنده و ماهرانه، با اعتمادبه‌نفس و لبخند شروع به صحبت کرد. آمل به شیوۀ فوق‌العاده‌‌ای شروع کرد و به‌طور ویژه‌ای بر اجرای سخنرانی و توسعۀ دیالوگ‌ها تمرکز کرد و اجازه نداد که این کنفرانس با تک سخن‌گویی و صحبت‌های یک‌نفره پیش رود.

در این بین رئیس حتی یک بار هم میان صحبت‌های او نپرید. در نهایت آمل از رئیسش مجوز گرفت و از آمادگی او نیز تقدیر شد. همچنین رئیس گفت که در ابتدا قصد داشت به ارائه بپیوندد؛ اما این کار آن‌چنان با فرایند فکری روشنی انجام شد که نیازی به دخالت کسی نیست. روز بعد روز بزرگی برای آمل و البته سازمان بود؛ چراکه ارائۀ پرونده در مقابل این مشتری که سوءتفاهم‌ها و مشکلات زیادی برایش پیش آمده بود، کار دشواری بود. از آنجایی که آنجا تنها خواهد بود، رئیس به او اطلاع داد که فردی مناسب از گروه ارائه و آماده‌سازی پیشنهاد را انتخاب کند که بتواند در مسائل فنی به او کمک کند.

آمل هوشمندانه گفت که ماهش فرد مناسبی است و این کمک بزرگی خواهد بود. رئیس اگرچه نظر چندان خوبی دربارۀ ماهش نداشت، متوجه شده بود که چه کسی به آمل در تهیۀ چنین نکات فنی برجسته و استادانه‌ای کمک کرده است.

مشاهده توضیحات وخرید کتاب مذاکرات فروش

آمل از برخورد و رفتار رئیسش خوشحال شد و با حرکتی پیروزمندانه از اتاق بیرون رفت. او از کنار ماهش گذشت به او یک ‌های فایو داد (کف دست‌ها را به کف دست‌های دیگری کوبیدن، زدن قدش) و قضیه را تعریف کرد. ماهش هم خیلی خوشحال شد و به او گفت: «اکنون که سکوی پرتاب برای اوج گرفتن آماده است، مراقب باش. سرعتت را کم کن و بر هر یک تمرکز کن». آمل به خودش آمد. او همچنین قصد داشت به راغو نیز سلامی بدهد که اکنون چهرۀ محبوب او برای ارائه و برقراری ارتباط بود. متأسفانه، راغو بیرون از دفتر بود و نتوانست با او احوال‌پرسی کند. با این وجود بحث قبلی با او به قدری فوق‌العاده بود که کل پلتفرم ارائه را برانگیخت. آمل و ماهش هر دو با هم دفتر را ترک کردند و دربارۀ نحوۀ همکاری فردا بحث می‌کردند. بحث آن‌قدر داغ بود که حتی متوجه حضور رئیس در آسانسور نشدند و ادامه دادند. از مسیر آسانسور تا محوطۀ پارکینگ که دوچرخه‌های خود را پارک کردند، تصمیم گرفتند یک تاکسی بگیرند. تاکسی در مسیر ابتدا ماهش و بعد آمل را سوار کرد و سپس به موقعیت مشتری رسید.‌ از هم خداحافظی کردند و رفتند.

جهت تهیه این کتاب ارزشمند و کاربردی با شماره زیر تماس بگیرید.

مجید کیوان پور : 09129374020