فصل سوم: فروش موفق - بخش نهم

فروش یکی از عوامل زیرمجموعهٔ بازاریابی است. به عبارتی فروش انتهائی‌ترین عملیات بازاریابی در یک معامله است ولی در عین حال شروع یک رابطهٔ بلندمدت با مشتریان است. در شکل‌گیری این رابطه ی بلندمدت به‌نحوی‌که منجر به پیوند دائمی با مشتریان بشود مهندسی تمامی عملیات (اعم از موفق و ناموفق) ضروری است.

مدیریت مؤثر زمان

مدیریت زمان دقیقاً به چه معناست؟ در شروع این بحث شاید مناسب باشد که این موضوع کلیدی و مهم را تعریف نمود و پیش از آن‌که به فواید و مشکلات احتمالی آن نظری بیفکنیم مشکلات و فوایدی که ممکن است در هنگام مدیریت موفق به وجود آید به ارائه طرح کلی مؤلفه‌ها و بخش‌های سازنده آن بپردازیم.

 

مشاهده کتاب‌های دیگر حوزه موفقیت

 

- تعریف مدیریت زمان

مدیریت زمان شايد كاملاً، صرفاً به عنوان سیستمی برای کنترل و استفاده از زمان تا حد کارایی ممکن تعریف شود. البته تعابير بيش‌تری نسبت به این تعریف پیشنهادی مختصر و کوتاه وجود دارد - یک سیستم باید با نیازهای ویژۀ فردی تنظیم و هماهنگ شود. یک سیستم به‌طور ممکن نمی‌تواند مناسب همۀ افراد باشد. همچنین باید در دسترس و انعطاف‌پذیر باشد در نتیجه بتواند بر طبق شرایط متغیر تنظیم شود. زمان محدود گذرا، سریع و کوتاه است - و بنابراین کنترل آن مشکل می‌باشد. اغلب به طور غیرقابل‌اجتناب شما احساس می‌کنید که امروز وقت بسیار کمی دارید وليكن (فقط) فردا وقت کافی در اختیار دارید با وجود این وقتی فردا هم برسد احساس می‌کنید که فردا هم آن‌قدر مشغول هستید که وقت اندکی در اختیار شماست. اگر بتوانید فعالیت‌های وقت‌گیر را مشخص کنید و آن‌ها را حذف کنید (یا حداقل کاهش دهید)، در نتیجه از راهی به سمت کنترل زمان حرکت خواهید کرد. همچنین استفاده از زمان به‌طور کارآمد و مؤثر مشکل است. استفاده از زمان به معنی سخت کار کردن و خوب کار کردن است، طوری که وظایف انجام شود و نتایج موفقیت‌آمیز به موقع و اول بار به دست آید حائز اهمیت است که به خاطر داشته باشیم سیستم مدیریت زمان به طور مجزا عمل نمی‌کند یا مطمئناً نباید به این شکل عمل کند. می‌توانید بیش‌تر وقت خود را با انتقال و واگذاری فعالیت‌ها به یک کارمند و زیر دست رها سازید و زمان بیش‌تری در اختیار بگیرید - شاید این به نفع شما باشد و نه الزاماً خیلی به نفع او! به طور ایده‌آل مدیریت زمان باید یک رویکرد واحد کلی و یکپارچه باشد تا آمیخته‌ای از ایده‌ها، تاکتیک‌ها و ترفندهای مجزا و منفرد مدیریت زمان در حالی که به طور مستمر اصلاح و بهتر می‌شود و برای کسب اعتبار از موقعیت در حال توسعه روزآمد می‌گردد باید جنبه‌های کاری را در هر زمان احاطه سازد و بر آن تأثیر بگذارد. هرگز انتظار نداشته باشید که به حد کامل و بی‌نقص می‌رسید. به رغم اینکه به حد عالی رسیدن یا پیشرفت‌های فاحش در حداقل ممکن خود میسر است.

- مؤلفه‌ها و اجزاء سازندۀ مدیریت زمان

آگاهی داشتن از اینکه سیستم مدیریت زمان شامل چه چیزها و مؤلفه‌هایی است، سودمند است گرچه رویکرد هر فرد بر طبق شرایط فردی وی متفاوت خواهد بود. به طور نوعی معرفی سیستم شامل مراحل ذیل است.

•        تجزيه‌و‌تحليل حجم کار

•        سازمان‌دهی کردن

•        تفویض و واگذاری به‌طور موفقیت‌آمیز

•        پرداختن به امور دفتری

•        کنترل جلسات

•        کنترل فعالیت‌های وقت‌گیر

•        بیش‌ترین بهره‌وری از زمان

•        تجزیه‌و‌تحلیل حجم کار

در ابتدا باید مطمئن شوید که اهداف فردی سازمانی و اداری خود را می‌دانید در نتیجه نسبت به آنچه انجام می‌دهید و در مسیری که حرکت می‌کنید، کاملاً آگاه هستید. یک دفترچه یادداشت (دفترچه گزارش زمان) تهیه نمایید که نشان دهد در حال حاضر وقت خود را در مدت زمان مشخص و مقرر چطور و چگونه می‌گذرانید این وقت و زمان را ارزیابی کنید تا بتوانید دربارۀ این‌که آیا از آن به‌طور آگاهانه عاقلانه و درست استفاده کرده‌اید یا نه قضاوت کنید و تصمیم بگیرید و اینکه مشخص کنید در کجا پیشرفت‌ها می‌توانسته ایجاد شود و یا ایجاد خواهد شد.

- سازمان‌دهی کردن

در مرحلۀ بعد معقول و مناسب است. وظایف خود را بر طبق اهمیت و ضرورت آن‌ها اولویت‌بندی نمایید ممکن است بخواهید از سیستم دفتر یادداشت diary system استفاده کنید تا فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده‌تان را در طول روزها هفته‌ها و ماه‌های آتی ثبت کنید. ممکن است همچنین بخواهید لیستی را تهیه نمایید که به شما در مورد برخی امور یادآوری کند بخواهید به بررسی و کنترل روندهای روبه توسعه خود بپردازید.

- تفويض موفقیت‌آمیز کارها

تفویض و واگذاری وظایف نقش کلیدی در مدیریت زمان ایفا می‌کند – با این حقیقت که افراد دیگر شاید قادر باشند کارهای متعددی را اگر نه بهتر از شما ولی به خوبی و شایستگی کار شما انجام دهند در نتیجه در وقت ارزنده شما صرفه‌جویی به عمل می‌آورد. لازم است که شما این امر را کاملاً درک کنید.

- هم فواید آن و هم نقاط ضعف آن را اگر مناسب است باید فعالیت‌های انتخابی را به کارکنان ویژه‌ای در زمان نیاز اختصاص دهید و به آن‌ها بسپارید. شاید مجبور باشید مسائل ویژه‌ای را کنترل کنید تا مطمئن شوید این‌ها به‌طور مناسب و بر طبق برنامه تکمیل‌شده و انجام پذیرفته است.

 

مشاهده ومطالعه خلاصه کتب‌ کاربردی

 

- پرداختن به امور دفتری

کارهای دفتری می‌تواند یک کار واقعاً وقت‌گیر باشد و تهدید جدی برای اجرای سیستم شما محسوب شود. شما باید فضای کاریتان را مرتب کنید تا کارهای دفتری به‌طور شایسته و کارآمد کنترل شود. همچنین حائز اهمیت است که بدانید که چطور به‌طور مؤثر بنویسید و بخوانید تا پرداختن به همخوانی‌ها و تطابق‌ها به سرعت ممکن انجام پذیرد. همچنین ایدۀ خوبی است که بدانید چه وقت گوشی تلفن را بردارید به جای این‌که چیزی بنویسید یا بخوانید.

- کنترل جلسات

شما باید با کم و کیف ارتباط دوستانه با همکاران آشنا باشید و بدانید برای ایجاد ارتباط صمیمی دوستانه و موفق با همکاران چه مسائلی را باید مورد توجه قرار دهید.

- برای مثال نسبت به همکاران مؤدب و دوستانه باشید؛ اما وقت خود را با گپ زدن و حرف زدن‌های بی‌هدف در راهروها تلف نکنید باید قادر باشید به‌طور ماهرانه به جلسات غیررسمی بپردازید و آن‌ها را کنترل کنید شاید این جلسات دوستانه و غیررسمی در طول مدت صرف قهوه یا وقت ناهار باشد. تنها به‌طور قابل ملاحظه‌ای باید در مواجه شدن با جلسات رسمی در سازمان و با افراد مافوق یا ارشد آمادگی کامل را داشته باشید.

- کنترل فعالیت‌های وقت‌گیر

فعالیت‌های وقت‌گیر بسیاری وجود دارد که باید از آن‌ها آگاه باشید و خود را برای آن آماده کرده باشید به‌طور قابل‌توجهی باید قادر باشید وقفه‌های کاری را کنترل کنید و از عهده آن‌ها برآید چه این وقفه‌ها شخصی باشد و چه تلفنی ممکن است به‌طور گاه و بی گاه شما را فراخوانند تا مشکلات افراد دیگر را حل کنید. این کار را با سرعت ممکن و به‌طور کارآمد و درست انجام دهید. بسیاری از این نوع اموری که اتلاف کننده وقت هستند می‌توانند به آسانی با اعتماد‌به‌نفس و استواری کنترل شوند- اعتماد‌به‌نفس مهارت کلیدی است که در طول روند رو به توسعه این سیستم باید آن را به دست آورید و به یک حس حاکی از اعتمادبه‌نفس دست پیدا کنید.

- بیش‌ترین بهره‌وری از زمان

اگر - یا وقتی- سیستم مدیریت زمان شما با موفقیت روبرو شود، شاید به این امر پی ببرید که وقت اضافی به دست آورده‌اید که این وقت اضافی اغلب در شروع روز یا پایان روز است. باید به این بیندیشید که چطور می‌توانید به نحو سودآوری از این زمان استفاده کنید. همچنین مهم است که بیاموزید در حال استراحت و ریلکس قرار گیرید و از ساعات فراغت خود لذت ببرید پس از ساعت‌ها کار سخت، مفید و مؤثر (کاری) که هم تلاش کرده‌اید و هم به‌طور مفید و شایسته انجام داده‌اید مستحق استراحت هستید و لازم است خود را نیروی تازه ببخشید تا برای کار کردن دوباره و ارائه بازده ۱۰۰%، مجدداً آماده باشید.

- فواید مدیریت زمان

پیشرفت و توسعه سیستم مدیریت موفق زمان فواید بسیاری را ارائه می‌دهد به‌ویژه

•       کنترل بیش‌تر

•       قدرت تولید و بهره‌وری بهتر

•       وقت آزاد بیش‌تر

•       دید بهتر

- کنترل بیش‌تر

اهداف شفاف و مشخص، وظايف اولویت‌بندی شده و به دقت برنامه‌ریزی شده، استفاده از دفترچه یادداشت‌ها و لیست‌های گزارش زمان و غیره - همه به شما کمک می‌کند که دقیقاً بدانید چه کاری انجام می‌دهید چه وقت چرا، چطور و برای چه مدت انجام می‌دهید در نتیجه شما زمان را کنترل و هدایت می‌کنید تا جهت‌های پیرامون دیگر شما دارای مسئولیت هستید و دیکته می‌کنید که چه اتفاقی بیفتد و چه وقت صورت گیرد و همه چیز در کنترل شماست.

- قدرت تولید و بهره‌وری بیش‌تر

تفويض وظايف و کارهای ویژه به همکاران، شایسته داشتن درک کامل‌تر از زندگی کنترل موضوعات وقت‌گیر مثل امور دفتری جلسات و چگونگی کنترل فعالیت‌های وقت‌گیر مثل غیبت کردن و وقفه‌های تلفنی باید اطمینان دهد که سرعت کار و عملکرد رو به پیشرفت است به‌طور امیدوارانه وظایف هم سریع‌تر و هم بهتر انجام می‌گیرد و منجر به سرعت بیش‌تر در میزان بهره‌وری در شرکت خواهد شد.

- وقت آزاد بیشتر

یک سازمان‌دهی مجدد و دقیق از حجم کار تفويض برخی وظایف به کارکنان انتخابی و حذف یا کاهش فعالیت‌های وقت‌گیر باید خواسته‌ها و نیازهای شما را تقلیل دهد، نیازها را بر آورده سازد در نتیجه موجب ایجاد وقت آزاد بیش‌تری شود. فشار و استرس کم‌‌تر فرصت برای ریلکس (اما کوتاه و مختصر) می‌تواند به دوباره شارژ شدن شما و تجدید قوای بیشتر کمک کند - استرس و فشارهای روانی به‌طور آشکار تأثیرات ناگواری بر کار می‌گذارد. با همۀ این‌ها تنها یک فرد شایسته، سالم و با نشاط می‌تواند دوباره به کار خود باز گردد و کارش را به خوبی و با موفقیت انجام دهد و بیش‌ترین استفاده و بهره را از وقتش ببرد.

- دید بهتر

بدون تردید فردی که خود را با زمان سازگار و منطبق کرده باشد و موقعیت خود را تشخیص داده باشد - فرد در کنترل کارآمدی و تأثیرگذاری و فردی که همواره مشتاق است رو به جلو حرکت کند - برای هم‌ترازهای خود قابل توجه‌تر و چشمگیرتر است. افراد مافوق شما ممکن است به خوبی درک کنند که بین شما و همکاران دیگر فرقی وجود دارد همکارانی که مداوم از برنامه عقب هستند، به زحمت و به سختی کارهای دفتری معوق را پیش می‌برند و به موعدهای مقرر و انجام امور در موعد تعیین شده توجه نمی‌کنند فرقی که شاید شما را در جایگاه خوبی قرار دهد و برایتان سودمند باشد زمانی که فرصت‌های انتقالی واگذاری و ترقی شکل می‌گیرد.

 

مشاهده جزئیات وخرید کتاب فروش

 

 

جهت تهیه این کتاب ارزشمند و کاربردی با شماره زیر تماس بگیرید.

مجید کیوان پور : 09129374020