تکنیک های مدیریت اطلاعات || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

اطلاعات رگ حیاتی هر سازمان است. بدون اطلاعات مدیریت ارشد مغز سازمان نمی تواند تصمیمات کلیدی بگیرد. بدون اطلاعات قسمتهای پرسنلی مالی خرید و ... دهان، قلب، ششها، .... نمی توانند منابع مورد نیاز برای ادامه حیات سازمان را به دست آورند و در واقع بدون اطلاعات جسم و بدنه شرکت مثل یک موجود کودن و بی مغز و بدون جهت است. اتفاقی نیست که قدرت های صنعتی، امروزه بیشترین سرمایه گذاری ها را در این حوزه انجام میدهند در آمریکا هم اکنون بیش از ۵۰% کل کارمندان و مستخدمان در حوزه اطلاعات اشتغال دارند نیاز به اطلاعات اعم از تخصصی حرفه ای، محیطی و غیره و تأمین و بهره گیری از آنها در حوزه کار مدیریت هر سیستم ضرورت برقراری یک سیستم اطلاعات مدیریت در هر سازمان را اجتناب ناپذیر ساخته است.

اکنون مدیران مؤسسات و سازمانها به خوبی دریافته اند که حفظ موقعیت مؤسسه آنها چه در جهت بهبود سازمان و چه در راستای توسعه معقول و متناسب فعالیتها در ابعاد مختلف بدون بهره گیری از شگردها و روشهای مدیریت اطلاعات ممکن نخواهد بود.

اطلاعات مورد نیاز مدیران اجرایی

اطلاعات مورد نیاز مدیران اجرایی را میتوان به شرح زیر طبقه بندی نمود

۱- اطلاعات روزمره

که شامل گزارشات و نمودارهای مربوط به عملکرد روزانه مؤسسه میباشد مثل آمار فروش روزانه حضور و غیاب کارکنان و غیره

2- اطلاعات بحرانی

این نوع اطلاعات مربوط به مسائل بحرانی خاص یا پیشرفت کار یک پروژه مهم در سازمان است.

اطلاعات انتشاراتی-3

اطلاعاتی است که مؤسسات درباره ی عملکرد خود و یا فرآورده هایشان منتشر می کنند و در اختیار دیگران قرار میدهند

اطلاعات محیطی-4

تغییر و تحولات محیطی و موفقیت رقبا و وضعیت بازار و نیاز جامعه ایجاب میکند که مدیران نسبت به جمع آوری اطلاعات برون سازمانی اقدام نمایند.

5- اطلاعات عملکردها

این بخش از داده ها به عملیات درون سازمانی تعلق دارد و کاربرد مهم آن در ارزیابی واحدها و افراد می باشد.

اطلاعات فنی و تخصصی

این دسته از اطلاعات در جهت بهبود و ارتقای سیستمها و مؤسسات کاربرد داشته و از اهمیت ویژه ای برخوردار است. این گونه اطلاعات زمینه را برای نوآوری و تحول در سازمان فراهم کرده و موجب افزایش دانایی در سیستم میشود.

 

چهار گام مؤثر بر مدیریت منابع انسانی || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

 

سیستم اطلاعات مدیریت (MIS)

برای تأمین نیازهای اطلاعاتی یک سازمان برقراری یک سیستم اطلاعاتی که از جنبه های مختلف و در سطوح گوناگون نسبت به رفع نیاز پاسخ گو بوده و جنبه های مختلف فرایند مدیریت را متناسب و هماهنگ نماید ضروری میباشد و در واقع یک سیستم اطلاعاتی مدیریت شبکه اطلاعات مورد نیاز برای برنامه ریزی کنترل تصمیم گیری و سایر فرایند مدیریت را تأمین مینماید و به طور کلی وقتی از سیستم اطلاعات مدیریت صحبت میکنیم منظور نظامی است برای جمع آوری داده ها، ذخیره سازی، پردازش و تولید اطلاعات مدیریت و اصولاً یک سیستم اطلاعات مدیریت مناسب سه کارکرد اساسی را انجام می دهد.

۱ عملکرد و نتایج را گزارش میدهد؛ لذا مدیران میتوانند نتیجه هر دوره زمانی را از چگونگی عملکرد خود و سازمان یافت نماید.

۲. توجه به مسائل را به تصویر میکشد و بدین ترتیب که از طریق تجزیه و تحلیل فاصله بین پیش بینی و واقعیت مدیران را قادر میسازد که شرایط کنونی را با آنچه که آنها واقعاً فرض مینمودند رخ دهد. مقایسه کنند.

مرجع و مأخذی برای تحقیق برنامه ریزی و نوآوری و تحول ایجاد میکند: بدین ترتیب که اسناد و مطالب اساسی و لازم و حساس را از همه منابع داخلی و خارجی برای تجزیه و تحلیل های آنی و برنامه ریزی استراتژیک و اهداف آینده و نوآوریها و تغییر و تحولات جمع آوری می کند.

ویژگیهای یک سیستم اطلاعات مدیریت مؤثر و کارآمد عبارت است از:

. اطلاعات مفید و سودمند باشد

. اطلاعات به موقع در دسترس قرار گیرد

. اطلاعات قابل دسترس و تهیه باشد

منابع اخذ اطلاعات

عصر ما را به تعبیری عصر انفجار اطلاعات مینامند و حجم اطلاعات روز به روز گسترده تر و بیشتر و منابع تولید اطلاعات متعدد تر میشوند. از این رو در این دنیای پر از اطلاعات مهم چگونگی دست یابی و گزینش اطلاعات مورد نیاز به روز و به جا دقیق و صحیح میباشد مراجع اخذ اطلاعات را میتوان در چند بخش از جمله:

. رسانه ها مثل رادیو و تلویزیون روزنامه ها و نظایر آن

 بازخوردها از جمله بازخوردهای حاصله از مشتری چه حضوری، کتبی و یا تلفنی

جستجو در بانکهای اطلاعاتی که در هر حرفه و صنف در زمینه فعالیت مؤسسات تخصصی و اختصاصی امکان دارد و میتواند به صورت خاصی ما را در جهت دست یابی صحیح به اطلاعات مورد نیاز محیطی و تخصصی هدایت نماید.

تکنولوژی اطلاعات (IT)

گرچه سیستم اطلاعاتی مدیریت در عمل آمیخته ای از روشهای دستی و مکانیکی و کاربرد کامپیوتر می باشد ولی به طور فزاینده ای استفاده از کامپیوتر و ابزارهای مخابراتی مورد توجه قرار گرفته و جایگزین روشهای دستی میشود از جمله این تکنولوژی ها عبارت است از:

)Information Technology( فن آوری اطلاعات

اصطلاحی است که به کاربرد فن آوری کامپیوتر و وسایل مخابراتی در مسائل سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) دلالت دارد.

چند نکته

نکته ۱ برای آشنایی با راههای مؤثر ورود به تجارت الکترونیکی تلاشهایی که دیگران در این زمینه انجام داده اند را به دقت بررسی کنید.

نکته : تبلیغات online را امتحان کنید برای این کار بهتر است وب سایتهایی را انتخاب کنید و آگهی های متنوع و جذاب خود را به آنها بسپارید.

نکته : فراموش نکنید که رقبای شما ممکن است بر روی شبکه به رقیبی بزرگ تبدیل شوند.

نکته ۴ اینترنت مانند یک معدن طلاست و کار در آن ممکن است به استخراج طلای فراوان و ناب بیانجامد.

نکته ۵ امکاناتی فراهم سازید تا مشتریان شما بتوانند بصورت online با مشاورین و مدیران آژانس ارتباط برقرار سازند.

نکته و فراگیری روش استفاده از اینترنت در کار و تجارت و سرمایه گذاری باید در اولویت برنامه کسب و کار شما و همکاران تان قرار گیرد.

نکته : استفاده از اینترنت و سایت شخصی راهی است برای دست یابی به بازارهای مستعد بدون زمان و بدون مرز .

نکته : خود و همکارانتان سعی کنید برای کمک به آموزش و عادت کردن به کار کردن با امکانات اینترنتی لپ تاپ تهیه کنند تا حتی در خانه نیز با آن کار کنند.

نکته ۱۰ برای این منظور سایت قوی و به روز داشته باشید یک نفر متخصص جهت مدیریت سایت و اخذ روزانه یک آفیس (Back office انتخاب کنید.

نکته ۱۱ برای تسهیل در امر تقسیم و اشتراک اطلاعات از اینترنت استفاده کنید.

نکته ۱۲ هرگز برای دریافت فایل و اطلاعات سرور اصلی آژانس را در اختیار آنها قرار ندهید.

نکته ۱۳ تغییرات مفید در امر کسب و کار را سریع تر از رقبای خود شناسایی و استفاده کنید.

نکته ۱۴ همکاران خود را به استفاده از آن ترغیب و تشویق نمایید.

 

 

مشاهده کتاب آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

 

جهت دریافت اطلاعات بیشتر و خرید کتاب با شماره زیر تماس حاصل فرمایید:

مجید کیوانپور 09129374020