تکنیک های مدیریت واحدهای خدماتی ( بخش دوم )

قبل از همه باید بازنگری در سیستم فعالیت مشاورین املاک انجام شود و فعالیت آنها را نه تجارت بلکه خدمات رسانی تعریف کرد. البته این که در حدود هفتاد سال پیش و یا بیشتر فعالیت این صنف را تجاری میپنداشته اند دلیل نمیشود که امروزه هم به همین نحو نگریسته شود. صنف مشاورین املاک یک صنف خدمات رسانی است. ملکی را برای کسی میخرد و یا به شخص دیگری می فروشد و یا برای صاحب ملکی شریکی مییابد تا مشارکتی بسازند و یا برای مستأجر مستاصلی سرپناهی بیابد و به صاحب خانه ای مستأجری را معرفی نماید و در عوض تمامی این خدمات رسانی که گاهی همراه با هزینه هایی چون تبلیغات آگهی وقت گذاشتن و صرف انرژی زیاد همراه است تا پس از انجام و انعقاد قراردادی حق الزحمه ای را آن هم به هزار لطایف الحیل دریافت دارند آیا این فعالیت میتواند تجاری باشد؟ چنان که از کلمه تجارت بر می آید به معنای خرید و فروش است و البته به قصد سود بردن و تأمین سود برای خود و نه برای دیگران فروختن معاوضه کردن پیش فروش کردن شریک پیدا کردن و

اجاره دادن چنان که این تعریف تجاری از روی صنف مشاورین املاک برداشته شود و برای آن تعرفه منطبق با آن تعیین شود تحول با ارزشی میتواند در آن رخ دهد. آیا وقت آن نرسیده که بعد از هفتاد سال با توجه به نیاز مبرم مردم به این نوع خدمات و نیز تغییر دیدگاه مردم و پیچیدگی و گستردگی فعالیت آن به گونه ای دیگر تعریف شود و ضوابط و مقرراتی متناسب با آن پیش بینی و وضع شود؟ آیا زمان آن نرسیده که این صنف فراموش شده از آن یادی شود و فکری به حال آن شود؟ اکنون که خود اتحادیه مشاورین املاک بنا بر فشار فزاینده بیکاران بخشی از ضوابط و مقررات ترافیکی و آیین نامه اجرایی را فراموش کرده است بهتر نیست دست به تعریف جدیدی بزند؟ اگر مدیران و مؤسسین مشاورین املاک بخواهند که به مدیریت چنین دفاتری بپردازند راهی ندارند جز این که فکری به حال صنف خود نمایند و گرنه تا ابد گرفتار سه مشکل بزرگی خواهند شد که معمولاً در تمامی آژانس ها متداول است و هزاران ساعت از وقت مدیران و مشاورین را میگیرد و گاهی منجر به درگیری و زد و خورد و جابه جایی نیروها میشود و گاها نیز بهانه و توجیه برای ارتکاب خلاف کاری میشود.

مشکل نوع اول پنهان کردن فایل و اطلاعات توسط مدیر داخلی یا مدیر رنج (قسمت)، منشی برایواگذاری به برخی از مشاورین که با آنان رابطه پولی و یا مالی و یا عاطفی دارد و مشاور البته مشکلات جانبی دیگری هم وجود دارند که اهم آنها و نیز شایع ترین آنها این سه نوع مذکور البته مشکلات جانبی دیگری هم وجود دارند که اهم آنها و نیز شایع ترین آنها این سه نوع مذکور میباشد. با توجه به این که ماهیت مدیریت مشاورین املاک سنتی است طبیعی است که ابتدا بایدچاره ای برای آن اندیشید برای نحوه استخدام اخراج میزان تضمین لازم برای هر همکار با توجه به نوع کار انجام تبلیغات شکایت با وضعیت بازار بازر) رکود بازار رونق بازار فصلی و ..... نگرشها، رفتارهای سازمانی اهرمهای نظارتی و کنترل تعریف و تشریح اهداف سازمانی برنامه ریزی ارایه نوع خدمات تعریف شرح وظایف سیستم پاداش و تنبیه و ارتقا نوع نگاه مدیران به مشاورین و سایر کارکنان صرفاً نباید مادی باشد بلکه به عنوان انسانی که صاحب نیاز احساس هدف و فکر است نگاه شود و متناسب با توانایی و خلاقیت و پشتکارشان برنامه ریزی کرد مدیران دفاتر مشاورین املاک باید بتوانند در بازار رکود سیاست کاری خاصی را تعریف نمایند و کلاً تأثیر نامطلوب بازار رکود را بشناسند و نه این که خود به بهانه افزایش قیمتها به آن دامن بزنند بسیاری از دفاتر مشاورین املاک در بازار رکود گرفتار تعطیلی و ورشکستگی میشوند و حداقل این است که دفاتر املاک نیمه تعطیل هستند نه تنها قدرت تحلیل بازار را بسیاری از مدیران دفاتر املاک که گرفتار و مبتلا به آن هستند برای این که این معضل در حدود ۹۰ ۸۰ درصد حل شود دو راهکار پیشنهاد میشودراهکار اول هرگز به هیچ مشتری بدون تنظیم قرارداد که در آژانسهای املاک به فرم درخواست متقاضی» معروف شده است سرویس ندهید. این کار شما غیر قانونی نیست حتی قانون نظام صنفی (مصوب سال ۱۳۸۴ شیوه نامه جدید اداره ثبت مصوب سال (۱۳۸۴) آیین نامه و قانون دلالی مصوب سال ۱۳۱۷ و ۱۳۱۹ آن را به رسمیت شناخت است در همین کتاب نیز نمونه چنین فرمی وجود دارد برکات این عمل مدیریتی شما هم میتواند منجر به مدیریت مشتریان حضوری مشتریان سابق مشتریان معرفی شده توسط دوستان و یا سایر مشتریان مشتریان جدی و غیر جدی شود، هم مدیریت آژانس میتواند ضمن تماس با آنان از کم و کیف عملکرد اخلاق و نحوه سرویس دهی مشاورین و سایر کارکنان خود آگاه شود هم کمکی است به مسایل امنیتی جامعه و هم ابزاری است برای طبقه بندی و یا تحلیل بازار روز املاک

راهکار دوم یکی از ابزارها و مکانیسم مدیریت مشاورین و سایر کارکنان نظارت و کنترل میباشد. این کار مدیریت آژانس چند منفعت را به همراه دارد در صورتی که مدیر منشی و یا مشاوری عنصر نامطلوب شناخته شود هر چه سریعتر به ضرر و زبان تحمیلی به آژانس مسکن خاتمه داده میشود. اگر در شیوه عمل دچار ضعف و مشکل است میتوان به او یاری رساند تا به موفقیت دست یابد. بهر حال فراموش نکنید اگر مشاور و مدیری از مطلوبیت لازم برخوردار نیستند علاوه بر ضرر مادی خسران دیگری از قبیل ایجاد خدشه به اعتبار و آبروی صنفی را به همراه خواهد داشت.

عدم توانایی مدیریت اطلاعات بخش دیگری از مشکلات موجود در صنف مشاورین است. متأسفانه بسیاری از صاحبان پروانه کسب و مدیران شاغل و حتی مشاورین اطلاعات املاک را که اساسی ترین ابزار صنفی و کاری آنهاست جدی نمی گیرند اطلاعات املاک در چنین آژانسهایی به راحتی در اختیار هر تازه واردی قرار میگیرد و پیش از شناخت شخصیت مشتری و حتی قبل از درک و شناخت نیاز واقعی مشتری اطلاعات املاک زیادی در اختیار آنها قرار میگیرد.

طبقه بندی اطلاعات رنج بندی تقسیمات گروهی مشاورین با توجه به توانایی، تجربه و دانش صنفی شان میتواند در مدیریت اطلاعات بسیار مؤثر باشد. دست یابی به اطلاعات بکر و سریع و استفاده از آنها و تبدیل به پول و درآمد سازی چنین اطلاعاتی از دیگر هنرهای مدیران آژانس می باشد. عدممشترک بین سیستم شبکه ای و شرکت ارائه دهنده اطلاعات املاک جهت اخذ فایل ازشرکت های فایل رسانی یکی از ابزارهای مؤثر در مدیریت اطلاعات املاک می باشد. مدیران دفاتر املاک و مشاورین املاک باید حساسیت ویژه ای نسبت به اطلاعات داشته باشند و اجازه ندهند عناصر سوء استفاده کننده و نفوذی و مشتری نماهای بی اخلاق وارد عرصه اطلاعات آژانس ها شوند.

ارتقاء دانش علمی و حرفه ای از سطح دانش و اطلاعاتی صنفی در حد یک سرمایه گذار و مشاور سرمایه گذاری، به عنوان راهکاری دیگر و موفقیت آمیز برای مدیران و مشاورین املاک پیشنهاد می شود. متأسفانه بسیاری از مدیران دفاتر املاک در حد مرده شوری فعالیت دارند یعنی برای آنها توفیری ندارد چه ملکی را چه کسی عرضه میکند و مشتری چه ملکی را بر اساس چه نیاز و خواسته ای می پسندد و مبادرت به انجام معامله مینماید اما مدیری که در حد مشاور سرمایه گذاری ارتقاء یافته باشد میتواند با تعریف پروپوزال برای یک ملک که کاربری فضای سبز و یا کاربری غیر از مسکونی و تجاری و اداری و یا دارای کاربری مختلط بهترین املاک املاک دارای کاربری مختلط است دارد و یا از ملکی که می توان شغلهای زیادی را ایجاد کرد و یا برخی از نیازهای واقعی محل و منطقه را برطرف سازد و دهها خیر و برکت دیگر هم به همراه داشته باشد و یا از آن ملکی با ارزش و سودمند بسازد و با ارایه مشاوره سرمایه گذاری سود خوبی هم گیرش بیاید برای این که مدیران دفاتر املاک بتوانند با شیوه تهیه و تعریف پروپوزال طرح توجیهی اقتصادی برای املاک آشنا شوند نمونه ای در همین کتاب تعریف شده است که توجه تان را به آن جلب مینمایم.

 

تکنیک های مدیریت واحدهای خدماتی || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

 

مدیران و مشاورین املاک اگر بتوانند از مجموعه اطلاعات اعم از اطلاعات املاک مشتری و فرصت های سرمایه گذاری بهره گیرند میتوانند با دست خالی از لحاظ سرمایه و نقدینگی اقدام به سرمایه گذاری نمایند. شاید تعجب نمایید که چگونه ممکن است با دست خالی بدون نقدینگی و پول میتوان در املاک و مستغلات سرمایه گذاری کرد؟ سؤال درستی است دلیل طرح این سؤال این است که تاکنون به این دارایی و توانایی صنفی و حرفه ای خود فکر نکرده اید شما نیز مثل هزاران مشتری دیگر تصورتان این است تا پول ملک نقد نقد و تمام و کمال تهیه نشود اقدام برای خرید و سرمایه گذاری امری بیهوده است. در واقع این ذهنیت کاملاً اشتباه و گمراه کننده است. یکی از تکنیکهای سرمایه گذاری استفاده از تفکر و خلاقیت شخصی است، تکنیک دیگر سرمایه گذاری برخورداری از شم اقتصادی است و تکنیک برتر دیگر در سرمایه گذاری، تبدیل تجربه تخصص و دانش فنی شما به پول و سرمایه گذاری است.

شما با ارتباط داشتن و شناخت وکلای حاذق معماران خوش سلیقه و خوش فکر، کارخانه داری که تولید مصالح ساختمان می نماید شناخت پول دارانی که پول دارند ولی از شم اقتصادی و سرمایه گذاری بی بهره اند با آموختن تخصصهای ثبتی ساخت و ساز کسب اعتبار صنفی و کمی جسارت و شجاعت خیلی زود و آسان خود را در میان سرمایه گذاران موفق خواهید یافت چنان که برخی از همکاران صنفی شما روزی هیچ داشتند ولی اکنون به همه چیز رسیده اند و حتی دیده اید افرادی را که روزگاری سرآمد پول داران بودند ولی با یک اشتباه معاملاتی به هیچ رسیدند برای درک این موضوع به وضعیت و سرنوشت کسانی که در بازارهای رکود شکست میخورند، بنگرید.

تحقیقات نشان داده است کوتاه ترین راه سرمایه گذاری در املاک و مستغلات داشتن کسب و کاری موفق است. کسب و کار مشاوره املاک همیشه میتواند موفقیت آمیز باشد اگر راه سالم منطقی و اصولی را در پیش بگیرید. جالب آن است که راجع به اصول و تکنیکهای سرمایه گذاری در املاک و مستغلات توسط مؤسسات خصوصی و دانشگاهها دوره هایی برگزار میشود با شرکت در آن دوره ها راه سرمایه گذاری برای شما کوتاه تر هموارتر و دست یافتنی تر خواهد بود موضوع دیگر این که مدیران دفاتر املاک برای خلاصی از دامها ترفندها و خطرات صنفی و معاملاتی باید از کارشناسان حقوقی وکلای حاذق و مشاورین حقوقی بهره مند باشند. طبق آمار مقامات و مسئولین دولت ۴۴٫۵ درصد از حجم پرونده های مفتوحه در مراجع قضایی براثر معاملات املاک است و نیز ۳۴٫۵ درصد معاملاتی که در املاک و مستغلات صورت می گیرد در قالب معاملات معارض ،فضولی کلاهبرداری وکالتی سند سفید صوری و ... میباشد که اگر گوشه ی یکی از انواع این معاملات به کسب و کار آژانس و قراردادهای شما برخورد نماید، نه تنها از کار کردن منزجر خواهید شد بلکه حتی تمایلی به ادامه زندگی نخواهید داشت چرا که محاکم قضایی و قضات شریف کافی است پرونده ای را داشته باشند که پای یک مشاور املاک در آن گیر باشد، بنابر ذهنیت موجود و اعتبار صنفی پیشاپیش حکم محکومیت صادر شده است. این یک ادعا نیست بلکه واقعیتی است که در دادسراها و محاکم قضایی و حقوقی کشور وجود دارد بنابراین هرگز بی گدار به آب نزنید که مجبور شوید روزی همه چیز را یک جا ببازید.

 

 

مشاهده کتاب آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

 

جهت دریافت اطلاعات بیشتر و خرید کتاب با شماره زیر تماس حاصل فرمایید:

مجید کیوانپور 09129374020