آشنایی با ابزارهای کاری و فرمهای سازمانی و صنفی || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک
5میز و صندلی مناسب
تجهیز آبدارخانه
احداث سرویس بهداشتی در داخل واحد صنفی
تعریف و تهیه سیستم سانترال برای تلفنها
انتخاب و سفارش تابلویی مناسب برای آژانس
۱۰ انتخاب نام و نشان و اسم تجاری برند که ماندگار و در عین حال با معنا باشد.
۱۱ اختصاص اتاق قرارداد و جلسات مذاکره و معامله
۱۲ تهیه و نصب سیستم ایمنی از قبیل دزدگیر قفلهای ایمنی و کپسول اطفاء حریق دوربین مدار بسته ........
۱۳ تهیه و نصب گاوصندوق برای نگهداری اسناد و مدارک امانی متعاملین در صورت لزوم و نیز صندوق امانی در بانک
۱۴ استفاده از نورپردازی صحیح و منطقی
۱۵ تهیه کامپیوتر جهت اتصال به شبکه کامپیوتری اداره اماکن و......
۱۶. اخذ انواع قراردادها از اتحادیه و یا تهیه قراردادهای قانونی و مناسب
۱۷ استفاده از کارشناس حقوقی و ساختمانی وکیل حقوقی و مهندس ساختمان
۱۸. استخدام مشاورین بر اساس تحصیلات دانش کاری خلاقیت و پشتکار
۱۹ دایر کردن بخش آموزشهای صنفی یا استفاده از خدمات آموزشی مؤسسات آموزشهای فنی و حرفه ای و تخصصی
۲۰. استفاده از ابزارهای کنترلی و نظارتی جهت سامان دهی آموزش و حل مشکلات مشاورین و
مدیران . ۲۱. اخذ تعهد و تضمینهای لازم از مدیران و مشاورین همکار در قالب قرارداد.
۲۲ استفاده از خطوط تلفن به میزان نیاز
۲۳ ایجاد و گسترش فرهنگ سازمانی و سبک کاری خاص که منطبق بر دانش روز و با توجه به استفاده از تجربه سایر ملل باشد.
۲۴ تشکیل جلسات هفتگی یا دو هفته یکبار یا ماهیانه برای بررسی مشکلات تعیین اهداف و پاسخ گویی به خواستهای کارکنان و نیز تبادل نظر و همفکری با همه همکاران
۲۵ تعیین سیاستهای کاری جهت حفظ مشتریان قبلی ایجاد و گسترش ارتباطات، کسب اعتبار روز افزون در قالب خدمات رسانی معقولانه و بر اساس منافع متقابل آژانس و مشتریان
۲۶ ارسال کارت و نامه های تبریک برای مشتریان با توجه به ادیان آداب و رسوم و اعتقادات شان و حضور در مراسم ختم جشنها و موفقیت هایشان
۲۷ اطلاع رسانی به مشتریان پیرامون وضعیت املاک قیمتها و سایر موارد در قالب سایت
الکترونیکی و نشریات آموزشی، صنفی و فرهنگی
۲۸ استفاده از شبکه های اینترنتی و اینترنت برای تبلیغات و اطلاع رسانی
۲۹ ایجاد بولتن داخلی برای آموزش به روز مشاورین و اطلاع رسانی .
۳۰ تشکیل تیم ورزشی برگزاری جشن تولد و یا ایجاد اردوهای تفریحی سالم
۳۱ تهیه برق اضطراری
آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک
۳۲ تهیه فرمهای اداری مورد نیاز صنف مشاورین املاک .
۳۳ تهیه و ساخت مهر مخصوص آژانس املاک
۳۴ تعریف استاندارد و مدیریت کیفیت برای آژانس املاک
۳۵. تأسیس و راه اندازی صندوق پس انداز و سرمایه گذاری با همکاری کلیه کارکنان
۳۶ تهیه و ساخت مهرهای ویژه جهت تمدید افتخاری قراردادهای اجاره و مصرفی خدماتی که ارایه می نمایید.
۳۷ انتخاب برند مناسب و پر ظرفیت و ثبت آن در اداره ثبت
۳۸ استخدام کارشناس مالیاتی و همکاری با کارشناس بیمه تامین اجتماعی و اداره کار
۳۹ تهیه کتابهای تخصصی اعم از مجموعه قوانین و آیین نامه های اجرای آن مدیریتی ارتباطات روان شناسی و .....
۴۰ برخورداری از نرم افزار تخصصی و خاص جهت مدیریت اطلاعات حسابداری مشتریان و .....
۴۱ دریافت پروانه اشتغال یا پروانه تخصصی و آموزش که نمونه آن در کتاب آورده شده است.
نمونه قرارداد خرید خدمت برای مشاورین داوطلب همکاری
به نام خدا
تاریخ
آژانس املاک
قرارداد خرید خدمت
این قرارداد در تاریخ فی مابین آقای ... مدیر آژانس املاک ............ که از این پس کارفرما نامیده میشود از یک طرف به نشانی . شماره شناسنامه تلفن ....... که از این پس مشاور نامیده می شود منعقد می گردد
الف: موضوع کار
موضوع کار عبارت است از انجام کلیه امور محوله از سوی مدیر آژانس ................ از جمله سرویس دهی به مشتریان پیگیری امور محضری اخذ استعلامات لازمه و ...........
ب حقوق ماهیانه
بر اساس مقررات وزارت کار و توافق با مشاور پورسانت که هر ماه پس از انجام کار پرداخت می گردد.
ج مدت قرارداد
عبارت است سه ماه و یک روز هجری شمسی از تاریخ ........... لغایت .
چنان چه فایل
)۲( )ص(مربوطه در آژانس ثالث یا توسط اشخاص غیر که به نحوی که به کمیسیون و چنان چه فایل مربوطه در آژانس ثالث یا توسط اشخاص غیر که به نحوی که به کمیسیون و چنان
چه فایل مربوطه در آژانس ثالث یا توسط اشخاص غیر که به نحوی که به کمیسیون و چنان چه فایل مربوطه در آژانس ثالث یا توسط اشخاص غیر که به نحوی که به کمیسیون و
نام و آرم
آژانس املاک
به نام خدا
این قرارداد در تاریخ ... فی مابین خانم ٫ آقای ...........
متصدی و مالک مشاور مسکن کارفرما نامیده میشود از یک طرف به نشانی .
دارنده جواز کسب صنف مشاورین املاک از اتحادیه تهران بزرگ شهرستان شمیرانات به شماره
و خانم ٫ آقای . به نشانی محل سکونت .
که از این پس مدیر داخلی ٫ مدیر قرارداد نامیده میشود بر اساس ماده ۱۰ قانون مدنی منعقد امضاء و مبادله شده است.
ماده ۱ موضوع کار
عبارت است از مدیریت جلسه قرارداد مدیریت مشاورین تحت امر انعقاد قرارداد پی گیری انتقال سند و تحویل ملک مورد معامله اخذ استعلامات لازمه و انجام همکاریهای لازم در خصوص آماده سازی اسناد و مدارک نقل و انتقال تنظیم وکالت نامه و ....... حضور در جلسات ماهیانه یا هفتگی کاری قرائت قرارداد تنظیمی و تفهیم مفاد قرارداد برای متعاملین تنظیم قرارداد با خط خوش و دقت فراوان بررسی و تحقیق و مطالعه اسناد و مدارک املاک مورد معامله اخذ کمیسیون از متعاملین در کوتاه ترین زمان و پس از انعقاد قرارداد و تحویل چک و وجه کمیسیون به مدیریت مشاور املاک تحویل اسناد مدارک و چک ها و سایر اوراق بهادار از متعاملین به مدیریت آژانس در کوتاهترین زمان ارائه رسید به متعاملین در
)۲( ص(
خصوص اسناد و مدارک دریافتی حضور و همراه با متعاملین در محل ملک جهت تحویل و تحول و تنظیم صورت جلسه لازم حضور و همراهی با متعاملین در محل ملک جهت تحویل و تحول و تنظیم صورت جلسه لازم حضور در محضر جهت نقل و انتقال قطعی تنظیم صلح نامه وکالت نامه اجاره نامه و ..... تنظیم صورت جلسه لازم
ماده ۲ میزان حق الزحمه مدیر قرارداد
بر اساس توافق و تراضی کامل و بنابر عرف و عادت صنفی و شغلی بابت قراردادهای منعقد در مشاور املاک ............. که توسط مشاورین زیر مجموعه خود منعقد میشود. درصد دریافت خواهد کرد.
ماده ۳ مدت قرارداد
سال از تاریخ ... الى تاريخ .
ماده ۴ تعهدات مدیر قرارداد
۴-۱ مدیر قرارداد متعهد به حفظ و نگهداری قراردادهای تنظیمی به بهترین شکل ممکنه است به گونه ای که نسخه اصلی قراردادهای تنظیمی در مشاور املاک نگهداری و بایگانی شود.
۴-۲ نظارت بر کردار و عملکرد و گفتار مشاورین تحت امر خود.
۴-۳ حضور به موقع در دفتر مشاور املاک به خصوص هنگام جلسات قرارداد و حضور در محضر و حضور در محل ملک جهت تحویل و تحول عین مستاجره و یا مبیع و ......
۴-۴ ارزیابی میزان موفقیت و فعالیت مشاورین تحت امر خود به صورت ماهیانه
۴-۵ تهیه برنامه مدون جهت انجام بازدید از املاک انجام فایل یابی منظم پیگیری سرویس دهی به مشتریان و نظارت به شیوه پاسخ گویی آگهی و تعامل مشاور با مشتریان
۴-۶ تبادل مشتریان و تقسیم آن بین مشاورین بر اساس برنامه مدون
۴۷ پرهیز از همکاری با سایر دفاتر مشاورین املاک منطقه و خارج از منطقه بدون هماهنگی با متصدی و مدیر مشاور املاک ........
)۲( ص(
.۴-۸ رعایت احترام و عدالت فی مابین مشاورین تحت امر خود
۴-۹ در نظر گرفتن پاداش و ترفیع با مشورت مدیر داخلی یا متصدی مشاور املاک برای مشاورین تحت امر خود بر اساس میزان فعالیت و خلاقیت و جدیت مشاورین همکار
۴-۱۰ نظارت به کیفیت آمد و رفت مشاورین و ارتباط فی مابین مشاورين.
۴-۱۱ ارایه راهکارها و پیشنهادهای مؤثر بر نحوه عملکرد و مهارت فنی و صنفی مشاورین تحت امر خود.
ماده ۵ ضمانت کاری
بر اساس شیوه نامه جدید اداره ثبت تهران مصوب سال ۱۳۸۴ مدیر قرارداد جهت پاسخ گویی نسبت به عملکرد کردار و گفتار خود یک فقره چک به شماره - بانک ریال معادل تومان و در وجه متصدی دفتر املاک تحویل متصدی مشاور املاک مذکور نموده است.
بدیهی است که چک مذکور وسیله تأمین و پرداخت خسارات احتمالی به دفتر مشاور املاک . خسارات احتمالی به متعاملین و یا مشاورین تحت امر خود میباشد و استرداد این چک در صورت تسویه حساب کامل مدیر قرارداد با متصدی مشاور املاک . پس از ۶ ماه از تاریخ استعفاء وی صورت می پذیرد.
ترک کار بدون هماهنگی با متصدی مشاور املاک . کتبی از وی و نیز تبانی با مشاورین که آژانس را به میل خود و بدون اطلاع و موافقت متصدی مشاور ترک می نمایند از جمله دلایل وصول چک حسن انجام کار مدیر قرارداد میباشد.
ماده ۶ چنان چه خساراتی به صورت عمدی و یا سهوی در قبال عملکرد و نوشتار و گفتار مدیر قرارداد حادث شود خود او ضامن است و محل وصول تأمین و پرداخت خسارات مادی از محل چک مندرج در ماده ۵ همین قرارداد میباشد.
ماده ۷ امضاء این قرارداد هیچ گونه تعهد استخدامی برای کارفرما به بار نمی آورد و مطابق عرف و عادت صنفی، مدیر قرارداد پورسانت بگیر محسوب میشود و تنها در قبال تنظیم قرارداد پورسانتی را مطابق
ماده ۲ همین قرارداد دریافت می نماید و در صورت ترک کار اختیاری و با الزامی و با استعفاء هیچ گونه ادعایی در خصوص حق سنوات، پاداش و غیره... ندارد.
ماده ۸ مدیر قرارداد ملزم میباشد در صورت تصمیم به ارایه استعفاء و یا ترک کار یک ماه قبل مراتب را کتباً به مدیر آژانس مسکن ........... اطلاع داده تا مدیریت آژانس شخص مناسبی را جایگزین وی نماید و در صورت عدم رعایت این موارد مسئول خسارات احتمالی به آژانس مسکن میباشد.
ماده .. مدیر قرارداد حق امضاء ذیل قرارداد به عنوان متصدی مشاور املاک ندارد و نیز حق تنظیم قرارداد در محلی غیر از دفتر آژانس بدون اطلاع و هماهنگی لازم با متصدی مشاور املاک را ندارد و در صورت رویت چنین مواردی راساً پاسخ گو میباشد.
ماده ۱۰ مدیر قرارداد تنها نماینده متصدی مشاور املاک میباشد و حق معرفی خود را به مشتریان به عنوان صاحب پروانه صاحب آژانس مسکن و یا شریک ندارد و در صورت برخورد مسئول عواقب آن میباشد و این امر سوء استفاده از موقعیت و عمل فریب دیگران محسوب میشود.
ماده ۱۱ تمدید این قرارداد در صورت رضایت کارفرما به صورت کتبی صورت می پذیرد.
ماده ۱۲ مدیر قرارداد در قبال استفاده از سربرگ آژانس مهر آژانس و سایر اوراق و استاد مرتبط با پروانه مسئول متعهد و پاسخگو میباشد و در صورت رؤیت تخلف از شرح وظایف معينه تحت عنوان خیانت در امانت تحت تعقیب قضایی قرار خواهد گرفت و متحمل تأمین خسارات احتمالی مادی و معنوی چک مندرج در ماده ۵ میباشد.
ماده ۱۳ پرداخت حق بیمه بعهده مدیر قرارداد میباشد و در این خصوص مدیر قرارداد توافق و تراضی کامل دارد و بر اساس لیست تنظیمی مکلف به تامین و پرداخت حق بیمه بر اساس تعرفه سازمان تأمین اجتماعی میباشد.
ماده ۱۴ این قرارداد در چهارده ماده یازده بند و در دو نسخه متحد المتن و متحدالاعتبار تنظیم، امضاء و مبادله شده است و یک برگ آن تحویل مدیر قرارداد شده است.
نمونه تعهدنامه کارکنان آژانس املاک
نام و آرم
به نام خدا
آژانس املاک
تعهد نامه
شماره شناسنامه
متعهد میگردم وظایف محوله خود را از طرف کانون مشاورین املاک به نحو احسن و شایسته انجام دهم و در غیر این صورت مسئول تامین و پرداخت هرگونه ضرر و زیان و خسارات وارده از طریق سند تعهدآور که تحویل آژانس داده ام پرداخت و جبران نمایم.
(۱) مقررات ساعت کاری آژانس
(۲) بهار و تابستان صبح ها از ساعت ....... الى ... عصرها از ساعت ...
(۲) بهار و تابستان صبح ها از ساعت ....... الى ... عصرها از ساعت ...
(۳) هر مشاور میتواند یک روز از هر ماه را با هماهنگی مدیر داخلی به مرخصی روند.
(۴) مشاور همکار موظف به شرکت در کلاسهای آموزشی و جلسات تبادل نظر آژانس میباشد.
(۵) عدم همکاری با آژانسهای مسکن و واسطه ای سرپایی مگر با هماهنگی مدیر مسئول
(۶) حضور در آژانس ظهرها و شبهای روز آگهی یک ساعت بیش تر از شبهای معمول
(۷) جایگزین کردن یکی از مشاورین در زمان غیبت و مرخصی و معرفی وی به منشی و مدیر داخلی یا سرپرست.
(۸) مشاور حق ترک کار را به هیچ وجه نداشته و تنها با موافقت کارفرما این امر میسر است.
(۹) همکاری لازم با مسئول آبدارخانه منشی مدیران مدیر داخلی و عدم مداخله در کار دیگر همکاران و مشاورین
)۲( ص(
(۱۰) پرهیز از درگیری لفظی و مشاجره و شوخی با مشتریان و همکاری و اکیداً از تذکر دادن مستقیم به یکدیگر در موارد خاص اجتناب نمایند.
(۱۱) در صورت بروز اختلاف و مشکل پیرامون اینکه فلان مشتری مربوط به کدام یک از مشاورین است به فرم درخواست امضاء شده متقاضی و یا فرم سرویس استناد خواهد شد.
(۱۲) مشتری هر مشاور باید مستند به فرم درخواست و یا مدارک دیگری باشد که دال بر وجود رابطه قبلی است بدیهی است روابطی از قبیل فامیلی و آشنایی قبلی و خارج از محیط کار و یا همکار سابق در سازمان یا اداره قبلی و غیره را شامل نخواهد شد.
(۱۳) از جویدن آدامس کشیدن سیگار و تکیه دادن روی میز و صندلی در اثنای مکالمه تلفنی صحبت حضوری یا به هنگام سرویس دادن به مشتریان خودداری شود.
(۱۴) چنان چه از ناحیه مشاورین اطلاعات آژانس به خارج از آژانس ......... یا به آژانسهای رقیب منتقل شود و یا مشتریان به واسطه های سرپایی و یا آژانسهای رقیب معرفی شوند و در صورتی که خساراتی مستقیم یا غیر مستقیم متوجه آژانس شود به تنهایی مسئول جبران خسارات وارده هستم و مدیر مسئول آژانس مخیر است موضوع را به مراجعه قضایی ارجاع نموده و نیز از چکهای تضمین کاری و یا ضامن معرفی شده خسارات وارده را اخذ نماید.
تحلیل ماهیت مدیریت مؤسسات خدماتی || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک
(۱۵) دریافت یک برگ چک تضمینی به منظور حسن انجام کار به مبلغ .
(۱۶) مشاورینی که تازه استخدام میشوند و از امکانات آژانس استفاده میکنند به مدت یک ماه مشتری حضوری نخواهند داشت مدت زمان آموزش و چنان چه قبل از ۳ ماه آژانس را ترک کنند، می بایستی مبلغ ... ریال بابت هزینه آموزش پرداخت نماید و گرفتن مشتری حضوری تا قبل از مدت زمان تعیین شده حتماً با نظر مدیر قسمت مربوطه میباشد.
(۱۷) هزینه آگهی در ماه اول شروع به کار به عهده آژانس میباشد و مازاد آن به عهده خود مشاور می شود در صورت عدم نتیجه گیری و عدم انعقاد قرارداد از آگهیهای داده شده هزینه آگهی در ماه بعد به عهده خود مشاور میباشد
(۱۸) با تأیید مدیر قسمت (رنج) آگهی تشویقی برای مشاورین فعال در نظر گرفته خواهد شد و نیز مشتریان حضوری مشتریان آشنا و مشتریان سنوات قبل در جهت تشویق به مشاورین داده خواهد شد.
از سرویس دادن به مشتریانی که فرم درخواست را تکمیل و امضاء نمی کنند و هم چنین خانم ها و آقایان مجرد که فاقد شئونات انسانی هستند خودداری شود در غیر این صورت مشاور مسئول تأمین و | پرداخت خسارت به آژانس است و نیز در صورت لزوم چنانچه مدیر قسمت صلاح بر سرویس دهی به مشتری بداند امضا مدیر مربوطه در پایین فرم درخواست الزامی است.
(۲۰) از مشاورینی که به هر دلیل به جای مشتری فرم درخواست تکمیل و امضا میکنند چنان چه قراردادی در همین مورد انجام شود پنج درصد پورسانت از اولین قرارداد مشاور به دلیل عدم رعایت ضوابط و مقررات آژانس کسر خواهد شد.
(۲۱) از مشاورینی که فایل را در سیستم آژانس ثبت نمینمایند پنج درصد به عنوان جریمه از اولین قرارداد از پورسانت ماشور کسر میشود و گزارش این امر بعهده مدیران رنجها است که به صورت کتبی و با امضاء مشاور انجام می پذیرد.
(۲۲) جابه جایی مشتریان از مشاورین کم کار پس از مراجعه به آژانس و عدم حصول نتیجه توسط مشاور | مربوطه در بخش اجاره طی ۱۰ روز و در بخش فروش طی ۲۰ روز و سپردن آنها به مشاورین پرکار با | صلاحدید مدیر قسمت صورت میگیرد.
(۲۳) تسویه حساب مشاورین در صورت دریافت نقدی (کمیسیون) از مؤجر و مستأجر) یا فروشنده و خریدار به صورت علی الحساب .... و کلیه تسویه حساب از اول تا هفتم هر ماه انجام می گردد. چنان چه | کمیسیون دریافتی به صورت چک مدت دار باشد تسویه حساب بعد از وصول چک میباشد.
(۲۴) پورسانت مشاورینی که در بخش فروش دو قرارداد در ماه نداشته باشند. ...... درصد میباشد و پرداخت حق بیمه در صورت واریزی ....... ریال در ماه برای آژانس به عهده آژانس میباشد، چنان چه | کم تر از مبلغ مذکور باشد به عهده خود مشاور است. توضیح این که پورسانت مشاورین ناموفق کم کار و تازه کار ........... درصد میباشد.
(۲۵) زمانی که دو مشاور برای یک ملک مشتری داشته باشند حق تقدم برای انعقاد قرارداد و مذاکره با مشتریی است که آمادگی بیشتری دارد یا بیعانه پرداخت کند و یا شرایط بهتری داشته و یا مدیر قرارداد صلاح بداند.
کلیه مشاورین قسمت فروش و اجاره موظفند برای فیلمبرداری از املاک در حال ساخت آماده و یا قدیمی پس از هماهنگی با سایر مشاورین یا با مالکین هماهنگیهای لازم را انجام بدهند و نیز در صورتی که کلیدی را از آژانس جهت بازدید و سرویس دهی به مشتریان میگیرند موظفند بلافاصله پس از مراجعه به آژانس به منشی مستردد نمایند و هیچ یک از همکاران حق بردن کلیدهای امانی را به منزل ندراند.
(۲۷) پرهیز از جابه جایی و تغییر میزکار تجمع در مقابل درب ورودی آژانس مطالعه روزنامه کتاب جزوه حل جدول در ساعات کاری و مراجعه به آبدارخانه در زمانی که مسئول مربوطه حضور دارد.
اجتناب شود.
(۲۸) رعایت شئونات انسانی از قبیل اجتناب از پوشیدن تی شرتهای آرم دار و عکس دار غیر مجاز و چسبان پوشیدن شلوار تنگ و چسبان دمپایی و کفشهای با پاشنه های خوابیده آویختن طلا و جواهر و انگشترهای درشت و پوشیدن عینکهای دودی نامناسب توضیح این که مشاور امین مشتریان و می باشد، بنابراین از افشای اسرار و اطلاعات خصوصی مشتریان و کاری آژانس باید اجتناب ورزد.
(۲۹) تمیز و مرتب کردن میزکار قبل از ترک آژانس اشغال نکردن گوشی تلفن منشی و اجتناب از مکالمات تلفنی و حضوری طولانی و بیوریه و عدم استعمال دخانیات در آژانس همیشه مدنظر قرار گیرد. این تفاهم و تعهدنامه با ۲۹ ماده و در ۴ صفحه و بر اساس ماده ۱۰ قانون مدنی تنظیم، امضاء و مبادله شده است.
امضا و اثر انگشت مشاور (کارگر)
با ذکر نام و نام خانوادگی و تاریخ
مشاهده کتاب آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک
جهت دریافت اطلاعات بیشتر و خرید کتاب با شماره زیر تماس حاصل فرمایید:
مجید کیوانپور 09129374020
