آشنایی با فرهنگ مدیریت کایزن || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

قبل از آشنایی با کایزن به تعریف لغوی آن پرداخته میشود کایزن از نظر لغوی به معنای بهبود مستمر و ادامه دار کارها میباشد در تعریف کایزن گفته اند که عملیات اصلاحی برای بهبود فعالیت ها میباشد بدون این که تغییری در ورودیها از قبیل ،کیفیت هزینه زمان نیروی انسانی موارد اطلاعات روش و - داده شود کایزن واژه ای ژاپنی است از ترکیب دو کلمه که عبارت است از: ΚΑΙ + ΖΕΝ =ΚΑΙZEN بهتر انجام دادن کار یعنی

سیستم مدیریت کایزن ریشه در فرهنگ سازمانی و مؤسسات ژاپنی دارد و بسیاری از کشورهای صنعتی و رو به توسعه برای افزایش بهره وری خود از آن الگوبرداری کرده اند کایزن به قدری کاربردی است که در همه عرصه فعالیتی اعم از خانه سازمان و شرکتهای خدماتی قابلیت اجرایی دارد.

کایزن را یک اقدام اصلاحی دانسته اند که با در نظر گرفتن محدودیتها انجام می پذیرد. مزیت اصلی کایزن آن است که بدون صرف هزینه های اضافی و زیاد میتوان به اصل بهبود فعالیت ها و کسب و کار برای نیل به افزایش و ارتقای بهره وری دست یافت برای کایزن علاوه بر تعریف فوق الذکر، تعاریفی دیگر نیز شده است از قبیل

انتخاب روشی بهتر یا تغییر در روش و سیستم جاری برای نیل به هدف معین

میدانیم که هر کسب و کاری با محدودیتهایی از قبیل بودجه سرمایه نیروی انسانی شایسته و محبوب زمان کافی امکانات و ابزارها میزان درک رؤسا مدیران و .... دست به گریبان است؛ بنابراین با در نظر گرفتن این محدودیتها باید روشی اتخاذ کرد که با کمترین تغییرات و هزینه ها به نتایج مطلوب دست یافت.

تصور بفرمایید میخواهید مشاورین کارآزموده با تجربه و پشتکار داشته باشید برای حل این موضوع شما دو راهکار در پیش دارید

. راهکار نخست استخدام چنین افرادی

. راهکار دوم آموزش و تربیت چنین افرادی

حال اگر دست یافتن به افراد در راهکار نخست غیر ممکن و یا مشکل میباشد چه کار می کنید؟ آیا کسب و کار را تعطیل میکنید چون بهره وری پایین است افراد ناکارآمد را اخراج می نمایید؟ یک دفعه کرکره آژانس مسکن را پایین میکشید تا پس از چندی که مشاورین جدید را آموزش دادید و مطلوب سازمان شما شدند، مجدداً کسب و کار را راه اندازی میکنید؟ البته شخصاً دیده ام برخی چنین رفتاری کرده اند؟ بهترین گزینه و پیشنهاد کایزن تعریف دوره های آموزشی کوتاه مدت یاری رساندن به کارکنان فعلی تشویق کردن و همراهی کردن با آنهاست مثال کلاسیک کایزن چنین است: فرض کنید شما و فرزند کوچکتان به میزی متناسب با قد و قواره خود نیاز دارید اما در منزل یک میز متوسط وجود دارد که برای استفاده شما خیلی کوتاه به نظر میآید و برای فرزند کوچکتان هم بلندتر به نظر می رسد. اکنون متوجه میشوید میز را نه میتوان کوتاه ترش کرد تا فرزند کوچکتان بتواند از آن استفاده مفید کند و نه شما میتوانید آن را تغییر دهید به نحوی که راحت بتوانید از آن استفاده کنید راهکاری که کایزن در اختیار شما میگذارد چیست؟ چگونه میتوان از میزی که امکان بالا بردن ارتفاع و یا پایین آوردن ارتفاع آن وجود ندارد، استفاده کرد؟

کایزن میگوید بدون صرف هزینه های زیاد و با در نظر گرفتن اصل محدودیتها باید راهکاری اندیشید با قرار دادن یک چهارپایه کوچک کنار میز امکان استفاده میز را برای فرزند مهیا کرده بدون این که در ارتفاع میز تغییری را ایجاد نمایید.

در کایزن به دو اصل باید توجه داشت

۱ درک این که چه چیزهایی را میتوان تغییر داد.

درک این که چه چیزهایی را نمی توان تغییر داد.

در کایزن برای ایجاد بهره وری و بهبود فعالیتها برطرف ساختن مشکلات و موانع تنها بر روی امکانات موجود و ایجاد تغییرات کوچک و مستمر میشود تکیه کرد برای تغییرات اساسی و بزرگ می گوید که شما نیازمند نوآوری پژوهش تحقیق و توسعه و استفاده بهینه از تکنولوژی و تجهیزات جدید هستید تا بتوانید سازمان و کسب و کارتان را مهندسی مجدد نمایید و تغییرات مدنظرتان را ایجاد کنید.

در این جا برای تشریح بیشتر موضوع مثالی زده میشود فرض میکنیم شما میخواهید در شیوه فعالیت حرفه ای تان تغییر ایجاد نمایید. ابتدا باید بدانید که چه تغییری میخواهید ایجاد کنید. تغییرات جزیی است و یا کلی و اساسی آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک برای انجام اصلاحات کوچک کایزن) شما باید سه موضوع را در نظر بگیرید و با استفاده از آنها تغییرات و اصلاحات لازم را ایجاد کنید

تحلیل و بررسی تیپهای رئیس مآب بخش دوم || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

۱ با بودجه و توان مالی موجود

بدون اضافه کردن مشاور

با استفاده از تجهیزات و ابزارهای کاری موجود

اما برای تغییرات بزرگ و حصول نوآوری در سازمان دقیقاً باید سه موضوع مذکور را دست خوش تغییر و تحول نمایید

با وام گرفتن از بانکها

با استخدام مشاورین حرفه ای و آموزش دیده جدید

. استفاده از تجهیزات و ابزارهای کاری و حرفه ای جدیدتر مثل ایجاد سایت اینترنتی تهیه کامپیوتر برای همه مشاورین و مدیران ایجاد و ساخت وبلاگ شغلی تعریف شبکه در داخل آژانس و ...)

چند نکته

نکته ۱ کایزن تغییر بزرگی به حساب نمی آید.

نکته : برای انجام فعالیت کایزن ۳ مرحله باید طی شود

. شناسایی و تشخیص مسئله

خلق ایده

اقدام کردن انجام دادن

نکته ۳ سه راهکار برای خلق و آفرینش ایده و یا راه حل در کایزن معرفی میشود

ا حذف کردن یعنی کنار گذاشتن یا عدم ادامه فعالیت غیر مثمر دردسرساز و یا هزینه بر

ساده سازی و یا متمرکز شدن استانداردسازی هماهنگ کردن یا ترکیب و ادغام فعالیتها

ایجاد تغییر و تفکیک فعالیت

نکته : برای پیشرفت در کسب و کار هوشیارانه عمل کنید خیلی پایبند سبک و سیاق گذشته عرف و روند موجود نباشید روی موج باشید و آنلاین حرکت کنید برای این کار کایزن به شما توصیه