بخش سوم شرح وظایف مشاورین شاغل در آژانس املاک

الف آداب حضور در آژانس و ساعات کاری ۱ حضور به موقع در ساعات کاری آژانس نکته: بنا بر تجربه بیست دقیقه زودتر ورود و بیست دقیقه خروج دیرتر مشاور از آژانس برابر با افزایش ۳۰ درصدی درآمد همراه است. حضور مشاوری که آگهی دارد در ظهر و شب (روز) آگهی یک ساعت بیشتر از شبهای معمول الزامی میباشد. حضور مشاور در آژانس مطابق برنامه کشیک در ایام تعطیل الزامی است. . در صورتی که مشاورین بخواهند روزی از هفته را استثنائاً به کارهای شخصی بپردازند یا در اختیار خانواده باشند حتماً یک روز قبل با مدیریت هماهنگ نمایند. د جایگزین کردن یکی از مشاورین در زمان غیبت و مرخصی و معرفی وی به منشی و مدیر داخلی یا سرپرست حضور مجدانه و به موقع در جلسات تبادل نظر کلیه مشاورین در صورت تصمیم به ترک دائمی آژانس موظفند یک ماه قبل مدیریت را آگاه سازند در غیر این صورت مسئول جبران خسارات برآمده میباشند. تحویل کارت شناسایی آژانس به هنگام ترک دائمی آژانس به مدیریت الزامی است.

مشاورین اکیداً از تذکر دادن مستقیم به یکدیگر در موارد خاص اجتناب نمایند، این موارد فقط توسط مدیریت اعمال میشود.

۱۶ رعایت خونسردی متانت و ادب در برابر مشتریان و همکاران و در زمان سرویس

۱۷ رعایت ادبیات گفتاری به هنگام مکالمات تلفنی و حضوری با مشتریان و همکاران

۱۸ در صورت بروز اختلاف و مشکل در تشخیص این که مشتری مربوط به کدام یک از مشاورین است، استناد به فرم درخواست امضا شده متقاضی و یا فرم سرویس خواهد شد.

۱۹ متقاضی هر مشاور باید مستند به فرم درخواست و یا مدارک دیگری باشد که دال بر وجود رابطه قبلی است بدیهی است روابطی از قبیل فامیلی آشنایی قبلی و خارج از محیط کار و یا همکار سابق بودن در سازمان یا اداره قبلی و غیره را شامل نخواهد شد.

۲۰ در مورد مشاورینی که به صورت شراکت کار میکنند نوبت کسب مشتری شریکش به شریک حاضر در آژانس داده میشود.

۲۱ استقبال از مشتریان با احترام و لبخند.

۲۲ جداً از سرویس دادن به خانمها و آقایان فاقد شئونات انسانی و عرف اجتماعی خودداری شود.

۲۳. قبل از سرویس و بازدید قبلاً با مالک ملک مورد نظر هماهنگی لازم به عمل آید.

۲۴ هنگام پاسخ گویی به تلفن از الفاظ مؤدبانه مانند: لطفاً، متشکرم از صبر و حوصله شما متشکرم تشریف ندارند تشریف میآورند امر بفرمایید لطفاً اگر پیامی دارید بفرمایید. ... استفاده شود اگر چه تماس گیرنده از اعضاء خانواده دوستان و یا بستگان همکاران آژانس باشد.

۲۵ مشاورین سعی کنند هدفمند باشند هنگام صبحت با مشتریان از تماس چشمی طفره نروید، با پرسش رابطه را آغاز کنید و از اتلاف وقت خود جداً پرهیز نمایید هنگام ملاقات با مشتریان سلام و احوالپرسی را حداکثر ۴۰ ثانیه الی یک دقیقه و در زمان مکالمه تلفنی، احوالپرسی را بیش از ۱۰ ثانیه ادامه ندهید.

۲۶ از جویدن آدامس کشیدن سیگار و تکیه دادن روی میز و صندلی در اثنای مکالمه تلفنی و یا صحبت حضوری و سرویس دادن به مشتریان خودداری کنید.

۲۷. چنان چه از ناحیه مشاورین اطلاعات آژانس به خارج از آژانس منتقل شود و یا مشتریان به واسطه های سرپایی و یا آژانسهای رقیب معرفی شوند و خساراتی مستقیم یا غیر مستقیم متوجه

۱۵ مشاورین اکیداً از تذکر دادن مستقیم به یکدیگر در موارد خاص اجتناب نمایند، این موارد فقط توسط مدیریت اعمال میشود.

۱۶ رعایت خونسردی متانت و ادب در برابر مشتریان و همکاران و در زمان سرویس

۱۷ رعایت ادبیات گفتاری به هنگام مکالمات تلفنی و حضوری با مشتریان و همکاران

۱۸ در صورت بروز اختلاف و مشکل در تشخیص این که مشتری مربوط به کدام یک از مشاورین است، استناد به فرم درخواست امضا شده متقاضی و یا فرم سرویس خواهد شد.

۱۹ متقاضی هر مشاور باید مستند به فرم درخواست و یا مدارک دیگری باشد که دال بر وجود رابطه قبلی است بدیهی است روابطی از قبیل فامیلی آشنایی قبلی و خارج از محیط کار و یا همکار سابق بودن در سازمان یا اداره قبلی و غیره را شامل نخواهد شد.

۲۰ در مورد مشاورینی که به صورت شراکت کار میکنند نوبت کسب مشتری شریکش به شریک حاضر در آژانس داده میشود.

۲۱ استقبال از مشتریان با احترام و لبخند.

۲۲ جداً از سرویس دادن به خانمها و آقایان فاقد شئونات انسانی و عرف اجتماعی خودداری شود.

۲۳. قبل از سرویس و بازدید قبلاً با مالک ملک مورد نظر هماهنگی لازم به عمل آید.

۲۴ هنگام پاسخ گویی به تلفن از الفاظ مؤدبانه مانند: لطفاً، متشکرم از صبر و حوصله شما متشکرم تشریف ندارند تشریف میآورند امر بفرمایید لطفاً اگر پیامی دارید بفرمایید. ... استفاده شود اگر چه تماس گیرنده از اعضاء خانواده دوستان و یا بستگان همکاران آژانس باشد.

۲۵ مشاورین سعی کنند هدفمند باشند هنگام صبحت با مشتریان از تماس چشمی طفره نروید، با پرسش رابطه را آغاز کنید و از اتلاف وقت خود جداً پرهیز نمایید هنگام ملاقات با مشتریان سلام و احوالپرسی را حداکثر ۴۰ ثانیه الی یک دقیقه و در زمان مکالمه تلفنی، احوالپرسی را بیش از ۱۰ ثانیه ادامه ندهید.

۲۶ از جویدن آدامس کشیدن سیگار و تکیه دادن روی میز و صندلی در اثنای مکالمه تلفنی و یا صحبت حضوری و سرویس دادن به مشتریان خودداری کنید.

۲۷. چنان چه از ناحیه مشاورین اطلاعات آژانس به خارج از آژانس منتقل شود و یا مشتریان به واسطه های سرپایی و یا آژانسهای رقیب معرفی شوند و خساراتی مستقیم یا غیر مستقیم متوجه

آژانس شود، به تنهایی مسئول جبران خسارت هستند و مدیر مسئول مخیر است موضوع را به مراجع قضایی ارجاع نموده و یا از چک یا سفته های تضمین حسن انجام کار و یا از محل کار کرد و حق الزحمه مشاور خسارت وارده را برداشت نماید.

ح موارد مربوط به استفاده از فرم های اداری

۲۸ پر کردن فرم های تقاضا توسط مشتریان و توجیه مبلغ و درصد حق الزحمه آژانس توسط مشاور الزامی است.

۲۹ بر کردن فرمهای سرویس فایل یابی و بازدید از املاک قبل از خروج از آژانس الزامی است. 

۳۰ امضا کردن دفتر مخصوص کلیدها در صورتی که کلید ملکی را برای بازدید یا سرویس دهی به همراه می برید.

۳۱. در بخش اجاره سرویس دادن امری ضرب العجل و سریع انجام پذیرفتنی است پس زمان و فرصت به دست آمده را بیهوده از دست ندهید.

۲۲ برای مشتریان و مالکینی که امکان پر کردن فرم درخواست مطابق ضوابط آژانس مقدور نباشد مشاور موظف است به وی سرویس ندهد در غیر این صورت خود پاسخ گو خواهد بود و مسئول تأمین و پرداخت خسارت وارده به آژانس است.

ج وظایف مربوط به پاسخ گویی آگهی ها

۳۳ پاسخ گویی به آگهی ها

۳۴. حتی المقدور سعی شود تلفنهایی که برای آگهی اختصاص داده شده اشغال نشود.

۳۵ در زمان پاسخگویی به آگهی نام خود را بیان کنید و تأکید نمایید به مشتریان که در موقع مراجعه به آژانس شما را بخواهند.

۳۶. در صورت رفتن به سرویس هنگامی که آگهی دارید از یکی از مشاورین همکار بخواهید که آگهی شما را پاسخ گو باشد.

۳۷ در زمان پاسخ گویی به آگهی ها از طریق تلفن همیشه مؤدبانه صبورانه، دلسوزانه و صادقانه سخن بگویید و از لحن تهاجمی تمسخر و یا تسلیمی استفاده ننمایید و برای ایجاد رابطه مثبت، سؤال کردن را از یاد نبرید.

د آداب استفاده از تلفن

۳۸ مشاورین اکیداً از پاسخگویی به تلفنهایی که مرتبط با محدوده کاری آنها نیست، خودداری کنند و این گونه تلفن ها را تنها به مدیریت ارجاع دهند به خصوص که پرسش مشتری در خصوص مسائل ثبتی حقوقی تحلیل بازار و.... باشد.

۳۹ هرگز تمام خطوط تلفن را اشغال ننمایید چنان چه میبینید فقط یکی از خطوط تلفن آزاد است کمی تأمل کنید تا خطوط دیگر آزاد شود و سپس تلفن کنید.

۴۰ مکالمه تلفنی کوتاه باشد و از تماسهای غیر ضروری و غیرکاری در ساعات کاری پرهیز شود.

۴۱ در صورت امکان از تماس تلفنی با مشتری با موبایل اجتناب شود مگر در صورت ضرورت

۴۲ هرگز از طریق آیفون و گوشیهای تلفن به صحبتهای مشتریان گوش ندهید.

۴۳ هرگز افراد را پشت خط تلفن بیش از ۳۰ ثانیه به انتظار نگذارید همیشه سعی کنید با اولین زنگ و حداقل با دومین زنگ تلفن گوشی را بردارید حتی اگر در حال مکالمه حضوری و یا تلفنی با خط دیگری هستید توجه داشته باشید زنگ خوری مداوم تلفن و بدون پاسخ گذاشتن آن نشانه فقدان سازماندهی تجربه و بی توجهی است.

۴۴ مکالمات داخلی بین کارکنان و همکاران در فضای آژانس برای صحبتهای کاری و یا خصوصی فقط با استفاده از تلفنهای داخلی صورت گیرد.

۴۵ مکالمات تلفنی و حضوری مشاورین حتماً به آرامی انجام شود و از بلند صحبت کردن اکیداً خودداری نمایید.

۴۶ حق واگذاری و تبادل مشتریان به دیگر مشاورین برای همکاری بین مشاورین برای مدیریت

محفوظ است.

۴۷ در صورتی که مشاوری به هر دلیل احساس کرد با یک مشتری مشکل دارد در اسرع وقت فرم درخواست آن مشتری را به مدیریت تحویل دهد.

۴۸ زمانی که دو مشاور برای یک ملک مشتری داشته باشند حق تقدم برای انجام مذاکره و عقد قرارداد با مشتریی است که آمادگی بیشتری داشته و یا بیعانه میگذارد و یا شرایط بهتری دارد و یا حتی مدیر قرارداد آن را ترجیح میدهد.

۴۹ چنان چه مشاورینی در طی - ماه متوالی در هر ماه در بخش اجاره کمتر از..... قرارداد و در بخش فروش کم تر از قرارداد داشته باشند به همکاری با آنان پایان داده خواهد شد.

۵۰ تعداد آگهی مشاورین بر اساس میزان فعالیت و تعداد قراردادهای آنان مخابره خواهد شد.

اد به مشاورینی که تلاشی برای پیشرفت خود و آژانس نمیکنند ابتداء مشتریان کم تری واگذار میشود و در صورت کم کاری و یا کوتاهی اخراج خواهند شد.

و وظایف مربوط به جلسه مذاکرات و قراردادها

۵۲ تحویل فرم درخواست متقاضی و نسخه دوم فایل مورد نظر و فرم گزارش مشاور یک ساعت قبل از برپایی جلسه مذاکره به مدیر قرارداد.

د همکاری لازم و هماهنگی کافی با مدیریت قرارداد جهت اخذ حق الزحمه و ایجاد آمادگی ذهنی در طی سرویس برای پرداخت به موقع آن

۵۴ تذکرات لازم و یادآوری به متعاملین قبل از حضور در جلسه مذاکره برای همراه داشتن اسناد و مدارک لازم

پایان کار تفکیکی تقسیم نامه شرکاء جواز ساخت وکالت نامه و غیره) ۳- همراه داشتن

ب همراه داشتن مدارک لازم توسط خریدار

۱ همراه داشتن کارت شناسایی - همراه داشتن دسته چک - حضور در جلسه مذاکره رأس ساعت مقرر

(ج) همراه داشتن مدارک لازم توسط موجر

-۱ همراه داشتن کارت شناسایی - همراه داشتن کلیه اسناد و مدارک اصل سند، تقسیم نامه وکالت نامه و غیره - همراه داشتن دسته چک و یا وجه نقد جهت پرداخت حق الزحمه آژانس -۴- حضور در جلسه مذاکره راس ساعت مقرر.

همراه داشتن کارت شناسایی ۲ همراه داشتن دسته چک و یا وجه نقد. ۳- در مورد چک تخلیه در صورت تمایل مؤجر، قبلاً با مستأجر صحبت شود. ۴- در مورد تنظیم قرارداد محضری با هزینه مؤجر، در صورتی که مؤجر بخواهد توافق مستأجر گرفته شود. ۵- حضور در جلسه مذاکره رأس ساعت مقرر توضیح این که بهتر است با کلیه مستاجرین راجع به چک تخلیه به صورت ضمنی صحبت شود اگرچه مالک متذکر نشده باشد.

ی وظایف مرتبط با فایل و فایل یابی

۵۵ انجام فایل یابی مطابق ضوابط یا یک روز کامل و یا طی دو نوبت در دو روز

۵۶ بازدید از فایلهای مؤسسات فایل یابی فایلهای حضوری تلفنی و روزنامه ای

۵۷ تماس تلفنی جهت تکمیل و تصحیح اطلاعات فایلهای مؤسسات فایل یابی مطابق ضوابط و

روزانه

۵۸ تنظیم فایل به صورت خوانا کامل و بدون قلم خوردگی

۵۹ خارج نکردن فایلها از زونکنهای مربوطه

۶۰ احیای فایلهای قدیمی برای فایل اجاره حداکثر ۳ ماه بعد از تنظیم فایل و برای فایل فروش با توجه به وضعیت بازار رکود یا رونق بدیهی است در صورت حضور مشاور تنظیم کننده فایل مورد احیاء، حتماً با هماهنگی و اجازه وی انجام شود.

۶۱ اخذ فایل به صورت روزانه از روزنامه ها

۶۲ تاریخ و نحوه اخذ فایل جستجو مشتری قبلی روزنامه احیا حضوری تلفنی معرف و نام و امضای خوانای مشاور در فایل ثبت شود.

۶۳ پس از ثبت فایل حضوری تلفنی روزنامه ای احیاء و فایلهای معرفی شده توسط مشتریان قبلی در اولین فرصت مورد بازدید واقع شود.

۶۴ احیای فایلهای سال گذشته در بخش اجاره

۶۵ فایل های انصرافی و فروخته شده و غیره پاره نشود بلکه تحویل منشی داده شود تا برای ثبت در کامپیوتر هماهنگ گردد فایلهای اجاره برای استفاده در سال آینده بایگانی شود.

در صورتی که اطلاعات جدیدی از فایلی اخذ شد بلافاصله با ذکر تاریخ و نام تنظیم کننده اطلاعات جدید به طور خوانا و دقیق روی فایل ثبت شده و تحویل منشی شود.

۶۷ از فایل های احیاء شده فایل جدیدی با ذکر تاریخ گذشته تنظیم کننده قبلی فایل و نوع تعاون تنظیم شود و فایل قبلی نیز به فایل جدید ضمیمه شود. 

۶۸ در صورت موافقت مدیر قرارداد و مدیر داخلی مشاورین میتوانند دو نفره به جستجو و فایل یابی و یا بازدید از املاک سفارش شده مبادرت ورزند.

۶۹ رعایت نکات مهم در تنظیم فایلها به شرح زیر است:

(الف) درج اطلاعات لازم در فایل آپارتمان

(1) تعداد طبقات مسکونی و تعداد کل واحدها

(۲) ثبت متراژ زمین و موقعیت آن

(۳) تعیین موقعیت آپارتمان

(۴) در صورت مجتمع یا برج بودن ساختمان واحدها و طبقات تعیین شود.

(۵) تعیین نوع کاربری اداری موقعیت اداری تجاری مسکونی

(۶) عمر و قدمت ساختمان یا واحد مورد نظر

تعیین وضعیت سند.

(۸) ثبت نوع سند.

(۹) مالک تمایل به معاوضه هم دارد یا خیر؟

(۱۰) با شرایط و اقساط هم میفروشد یا خیر؟

(۱۱) وضعیت سکونت تخلیه است یا خیر؟

(۱۲) نحوه بازدید از ملک

ب نکات قابل توجه برای تنظیم فایل پیش فروش

(1) ثبت تعداد طبقات مسکونی و تعداد کل واحدها

(۲) درج متراژ زمین و موقعیت جغرافیایی آن

درج دقیق واحدها و طبقات مورد فروش

(۴) تعیین زمان تحویل طبق برنامه و جدول زمان بندی سازنده

(۵) تعیین نحوه دریافت کل ثمن (۵۰) درصد نقد مابقی با پیشرفت کار

(۶) تضمینات لازم (شیوه انتقال قدر الهم عرصه به نام خریدار

در صورت مشارکت با ارگانها یا سازمانها وجود تقسیم نامه و مجوز فروش و درصد سهم سازنده

مالکیت ملک مورد نظر متعلق به سازنده یا یکی از مالکین

 

۲۱ نکته قابل توجه مدیران قرارداد فروش 

 

ب نکات مورد توجه برای تنظیم فایل زمین

(1) تعیین نوع سند شخصی معوض سهم مالک بنیادی بودن زمین شهری اوقافی یا غیر اوقافی و

غیره)

(۲) دارا بودن جواز یا دستور نقشه و در صورت داشتن جواز تعیین مقدار تراکم خریداری شده

آیا ملک نیمه کاره است یا خیر؟

(۴) تعیین شرایط فروش آیا مالک بنا هم بر میدارد یا از خود ملک آپارتمان پیش خرید میکند؟

(۵) تمایل مالک جهت مشارکت در ساخت و تعیین نحوه مشارکت

(۶) تعیین موقعیت زمین شمالی جنوبی، غربی یا شرقی

درج متراژ بر (عرض) و متراژ گذر

دستور نقشه دارد یا خیر؟

(۹) کدام یک از آراء و کمیسیونهای لازم را دارد؟ رای کمیسیون ماده ۱۲ زمین شهری، رأی کمیسیون های مادتین ۶ و ۸ سازمان زمین شهری رأی کمیسیونهای مادتین ۵ و ۱۰۰ سازمان شهرداری برای زمینهای بالای ۱۰۰۰ متر

(ج) نکات مورد توجه برای تنظیم فایل کلنگی

(۱) درج نوع سند.

(۲) در صورت نداشتن سند یا حاکم شرعی بودن آن در اداره ثبت اقدام کرده است؟

آیا با تراکم یا ملک آماده و ساخته شده معاوضه می کند؟

(۴) جهت مشارکت تمایل دارد؟

(۵) نحوه مشارکت در ساخت.

(۶) آیا ملک جواز یا دستور نقشه دارد؟ در صورت داشتن جواز مقدار تراکم خریداری شده چقدر است؟

تعیین موقعیت جغرافیایی ملک

(۸) تعیین عرض ملک و متراژ گذر؟

د) نکات قابل توجه برای درج در فایل مستغلات و ویلا

(۱) تعداد طبقات.

(۲) متراژ و تعدا خواب هر طبقه

(۳) موقعیت ملک

(۴) طول بر و متراژ گذر

(۵) تعیین نوع سند اوقافی یا غیر اوقافی حاکم شرعی ....

ه نکات قابل توجه برای درج در فایل مغازه

(۱) درج دقیق متراژ مغازه

(۲) درج مساحت بر و میزان ارتفاع مغازه

جواز کسب دارد یا خیر؟

(۴) مغازه فعال است یا تعطیل؟

(۵) فروش مغازه همراه با ملکیت و سرقفلی است یا فقط سرقفلی واگذار میشود؟

(۶) مغازه مورد نظر در پاساژ یا مرکز خرید واقع شده یا جزیی از یک مجتمع است یا مغازه مستقل  (۷) آیا مغازه دارای پارکینگ انباری و بالکن است یا خیر؟

سایر نکات مهم

۷۰ پرهیز از جابه جایی و تغییر میز کار

۷۱ کلیه مشاورین از تجمع در مقابل در ورودی آژانس اکیداً خودداری شود.

(۷۲) از مطالعه روزنامه کتاب و جزوه حل جدول و صرف غذا در ساعات کاری و روی میز جداً اجتناب شود.

۷۳) عدم مراجعه به آبدارخانه در زمانی که مسئول مربوطه حضور دارد.

(۷۴) رعایت شئونات انسانی و عرف و اجتماعی اجتناب از پوشیدن تی شرت های آرم دار و عکس دار غیر مجاز و چسبان شلوار تنگ و چسبان دمپایی و کفشهای با پاشنه های خوابیده اجتناب از آویختن طلا و جواهر و انگشترهای درشت و عینک های دودی نامناسب

(۷۵) توصیه میشود کلیه مشاورین جهت ارتقای کیفی کار خود از آموزش و مطالعه دوری نکنند.

(۷۶) قبل از حضور در جلسه تبادل نظر مشاورین حتماً موضوعات مطروحه را قبلاً تنظیم و یادداشت کنید.

(۷۷) تمیز و مرتب کردن میز کار قبل از ترک آژانس

۷۸) همیشه خود را سالم و با نشاط نگه دارید اعتماد به نفس کافی داشته باشید، احساس غرور نسبت به محل کار و نتیجه کار داشته باشید بر کارآیی مفید و بهینه تأکید ورزید و از بدرفتاری خشونت و بدقولی پرهیز کنید.

(۷۹) هماهنگی با مسئول فیلم برداری از املاک توسط مشاورین فروش و اجاره

(۸۰) چک و سفته های تضمین حسن انجام کار مشاورین در بخش فروش ۱ سال پس از پایان همکاری مسترد خواهد شد و در بخش اجاره ۶ ماه پس از اتمام همکاری مسترد خواهد شد. در صورتی که در ایام پایان همکاری با آژانس از اطلاعات و اسرار آژانس به نفع خود یا دیگری استفاده ننماید.

(۸۱) در صورت تأخیر و یا غیبت غیر موجه و بدون اطلاع کتبی از یک شصتم تا یک سی ام درآمد حاصله همان ماه و یا ماههای بعد از وی کسر خواهد شد. 

 

 

 

مشاهده کتاب آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

 

جهت دریافت اطلاعات بیشتر و خرید کتاب با شماره زیر تماس حاصل فرمایید:

مجید کیوانپور 09129374020