شش گام مؤثر در برنامه ریزی || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

گام نخست شناخت وضع موجود:برای ترسیم آینده مطلوب ضرورت دارد که ابتدا موقعیت کنونی خود را بشناسیم که در کجا هستیم. شناخت وضع موجود موجب میشود که بتوانیم اهدافمان را با سهولت تمام تعیین و طراحی کنیم در شناخت موقعیت کنونی باید موارد زیرا را خوب بررسی و آنها را مشخص نمائیم:

1. شناخت قوتها.

یعنی امکاناتی که در اختیار داریم و میتوانیم در عمل از آنها بهره برداری کنیم.

شناخت ضعفها

یعنی امکانات و منابعی که در اختیارمان نیست اما به آنها نیازمندیم مانند نداشتن منابع انسانی توانمند نداشتن سیستمهای کاری مناسب، ضعف ارتباطات و .....فرصت هازمینه هایی در محیط وجود دارد میتواند در اختیار ما قرار گیرد و ما به یاری توانایی های خود از این امکانات بهره مند میشویم.

تهدیدات یا محدودیت ها

عبارت است از موانعی که انجام خواسته ها را دچار اختلال میسازند و اگر ما مشکلات و تنگناها را پیش بینی کنیم به راحتی میتوانیم هنگام بروز آنها به عکس العملهای مناسب دست بزنیم.

گام دوم تعیین اهداف

اهداف مقصود و خواسته های ماست. اهداف خود به اهداف بلند مدت و کوتاه مدت قابل تقسیم میباشند. اهداف بلند مدت نوعاً اهداف کیفی و بیشتر جنبه آرمانی دارند ولی اهداف کوتاه مدت اهدافی واقع بینانه و کمی میباشند.

گام سوم شناسایی و تعیین فعالیتها و زمان و مکان اجرای برنامه

گام چهارم شناسایی و تعیین منابع مورد نیاز مانند نیروی انسانی سرمایه ابزار مواد و غیره

گام پنجم شناسایی عوامل محیطی اثرگذار

مانند سیاستهای پولی و مالیاتی دولت تغییرات تکنولوژیکی فرهنگی، اجتماعی و غیره

گام ششم تعیین سیاستها خط مشی ها رویه ها و روشهای رسیدن به اهداف

برنامه ها را از نظر بعد زمانی به دو دسته کلی تحت عنوان برنامه های جامع یا استراتژیک (بلند مدت) و برنامه های عملیاتی (کوتاه مدت تقسیم میکنند که هر کدام از ویژگیهای خاصی برخوردارند و در این جا به مهم ترین آنها اشاره میشود.

برنامه های جامع با نگرش بلند مدت به سازمان نگریسته و مانند چتری بر سازمان و عملیات و اقدامات آن سایه می گستراند و جنبه هادی داشته و از آرمانها صحبت میکند در صورتی که برنامه های عملیاتی با نگرش کوتاه مدت به منافع فعلی سازمان توجه داشته و منابع و امکانات موجود را در نظر میگیرد و به واقعیتها نزدیک است.

تحلیل پنج وظیفه اصلی مدیران || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

وظیفه سازمان دهی

سازمان دهی عبارت است از تقسیم منصفانه اهداف و کارهای سازمان میان واحدها، افراد و مشاغل مختلف به نحوی که وظایف اختیارات و مسئولیتهای واحدها و افراد مشخص شده و نحوه هماهنگی و ارتباط بین آنها معین شود در مدیریت امروز سازمان دهی فعالیت مستمر و مداومی است که با توجه به تغییر و تحولات محیطی یک مدیر همواره با آن روبه رو است. برای سازمان دهی مبانی مختلفی وجود دارد و انتخاب نوع ساخت و مبنای آن باید با توجه به عوامل مختلفی چون فعالیت سازمان محیط سازمان و خط مشی های کلی آن صورت گیرد ساختهای مختلف سازمانی هر یک واجد خصوصیاتی بوده و دارای مزایا و محدودیتهایی میباشد. معمار سازمان در انتخاب ساخت مناسب باید شرایط و ظموقعیت های گوناگونی را باتوجه به این مزایا و محدودیت ها در نظر داشته باشد.

وظیفه بسیج منابع و امکانات

بنیانی ترین ابزار کار مدیریت در اجرای وظیفه های دیگر منابعی است که به سازمان وارد می شود و مدیریت وظیفه تجهیز و در اختیار گرفتن درست و به موقع همه منابع لازم و بسیج آنها برای استفاده بهینه در فرایند سیستم را عهده دار میباشد این منابع را به پنج گروه میتوان تقسیم نمود

گروه نخست منابع مادی سرمایه و پول ،زمین ابزار و ماشینها قطعات و مواد خام و غیره

گروه دوم دانش فنی راه و روش طراحی عملیات پشتیبانی تولید و پخش فرآورده ها و خدمات

گروه سوم اطلاعات عمومی تخصصی و بازخوردها

وظیفه کنترل و نظارت

برای حصول اطمینان از تحقق برنامه ها ضروری است که فرایند اجرای آن مورد نظارت و کنترل قرار گرفته و مراقبت لازم از سیستم به عمل آید تا ضمن جلوگیری از انحرافات و تداوم آن به موقع اقدامات اصلاحی به عمل آید.

برای اعمال کنترل در سازمانها با توجه به شرایط و موقعیت از سه نوع استراتژی می توان بهره گرفت. انتخاب استراتژی مناسب برای کنترل هر واحد یا گروه کار تابع شرایطی نظیر تکنولوژی وجود رقابت در بازار هدف واحد یا گروه کار و برخی شرایط دیگر است در عالم واقعیت معمولاً ترکیبی از این سه نوع به کار گرفته میشود ولی جهت گیری کلی یکی از آنها خواهد بود. این سه نوع عبارت است از:

۱ کنترل اداری بوروکراتیک)

که از طریق روشهای اداری و بوروکراتیک مثل برقراری استانداردها ضوابط و تعیین بودجه و اخذ گزارش و نظایر آن محقق میشود؛ این نوع کنترل در مؤسسات بزرگ و پیچیده معمولاً اعمال می شود. کنترل مکانیزم بازارکه محور مکانیزم بازار است و فضای رقابتی امر کنترل را بر عهده دارد و در شرایطی حاصل خواهد شد که امکان رقابت و قیمت گذاری آزاد برای کالا و خدمات وجود داشته باشد.

کنترل اجتماعی

در این نوع کنترل فرض بر این است که وجود اعتقادات و ارزشهای مشترک سنتها، باورها، اعتماد و تفاهم بین افراد یک سازمان میتواند به عنوان عوامل کنترلی مطلوب امر کنترل را محقق سازد. این نوع کنترل در مؤسسات کوچک و محیط های با فرهنگ غنی مثل مؤسسات علمی و فرهنگی می تواند اعمال شود.

وظیفه رهبری

رهبری جزئی تفکیک ناپذیر و پیچیده ترین وظیفه مدیران است و نقش اساسی و محوری در فرایند مدیریت یک سازمان بالنده و موج سومی ایفا میکند.

منابع انسانی بزرگترین سرمایه هر سازمان محسوب میشود و کارکنان مهمترین نقش را در توفیق هر سازمان برای رسیدن به اهداف دارند. از این رو هدایت کارکنان به نحوی که انرژی مهارت ها و ابتکارات خود را برای انجام وظایف محوله و حل مسایل و مشکلات سازمان به کار گیرند از اهمیت ویژه ای برخورداردر یک تعریف ساده رهبری عبارت است از نفوذ مدیر در منابع انسانی تحت نظر خود به طوری که آنها را به دنبال خود بکشاند و رغبت ایجاد کند که همه در راستای اهداف سازمان کار کنند؛ و در تعریفی ساده تر یعنی هنر و قدرت نفوذ در دیگران اندیشمندان علم مدیریت منابع گوناگونی را به عنوان مبداء قدرت برای نفوذ برشمرده اند. این مبادی قدرت به پنج نوع دسته تقسیم شده است.

قدرت مرجع بودن یعنی پذیرش و قبول رهبر به وسیله دیگران به عنوان مرجع و الگو

. قدرت تخصصی یعنی قدرت ناشی از تخصص و کاردانی رهبر

. قدرت قانونی یعنی قدرت ناشی از حمایتهای قانونی از رهبر

. قدرت پاداش یعنی قدرت و توانایی دادن پاداش مادی و معنوی

قدرت تنبیه یعنی قدرت و توانایی تنبیه کارکنان تحت نظارت رهبر

به طور کلی موفقیت یا عدم موفقیت هر مدیری بستگی به انتخاب سبک و شیوه رهبری دارد که در سازمان خود اعمال مینماید. این شیوه ممکن است حداکثر توجه به نیروی انسانی باشد (انسان گرا) و یا اهداف و وظایف سازمانی مقدم بر افراد باشد سازمان گرا) به هر صورت انتخاب سبک یا شیوه رهبری هر مدیری در یک سازمان بستگی به شرایط و موقعیت آن سازمان و میزان بلوغ کارکنان آن دارد و در عین حال و در عالم واقعیت شیوه رهبری یک مدیر بستگی زیادی هم به مفروضات و نگرش مدیر نسبت به طبیعت انسان دارد.