بخش چهارم شرح وظایف منشی های آژانس املاک

حضور در آژانس و روابط با مشاورین و مدیران ۱ حضور به موقع و مطابق ضوابط در آژانس ۲ پاسخ گویی به تلفن ها در اولین زنگ اخذ پیام های تلفنی و حضوری و اطلاع آنها در اولین فرصت به کلیه همکاران با ذکر تاریخ، ساعت تماس و نام دقیق پیام دهنده

در صورتی که از شرکتها مؤسسات و یا سازمانها تماس حاصل شد، حتما نام تماس گیرنده، نام شرکت یا سازمان مربوطه به همراه تلفن تماس و دلیل تماس سؤال شده و در اختیار مدیریت گذارده شود.

د هماهنگی لازم با مدیران قرارداد پیش و پس از شروع جلسه مذاکره برای وصل تلفن ها و یا اخذ پیام 

اشغال نکردن گوشی تلفن اصلی

اجتناب از مکالمات تلفنی و حضوری طولانی و بی رویه

برخاستن پیش پای مشتریان برای رعایت احترام

پاسخ به پرسش رهگذران با حوصله و ادب

۱۰ در صورت ترک پست به هر دلیل یکی از مشاورین را به عنوان جانشین خود جایگزین نماید.

۱۱. تقسیم بی طرفانه مشتریان روزانه و قدیمی مطابق برنامه و جدول زمان بندی بین مشاورین

۱۲ تهیه آمار ماهانه از تعداد مشتریان و ارایه آن به مدیران قرارداد یا مدیر عامل

۱۳ تعیین کشیک روزهای تعطیل برای مدیران و مشاورین

۱۴ بریدن آگهیهای روزانه آژانس از روزنامه ها و الصاق آن در دفتر مخصوص آگهی ها

۱۵ تهیه جدول آگهی های ماهانه آژانس

۱۶ اطلاع به مشاور ذی نفع یک روز قبل از نوبت آگهی وی

۱۷ شماره گذاری فرمهای درخواست اجاره و خرید تحویل آن به مشاورین به صورت هفتگی و ثبت فرم های تحویل شده مطابق شماره ردیف به هر مشاوره

۱۸ پیگیری جدی جهت پر کردن فرم سرویس و بازدید توسط مشاورین

۱۹. ارایه رسید جهت تحویل کلیدهای امانی مالکین و بایگانی آنها در تابلوی مربوطه و حفظ و نگهداری مجدانه آن

۲۰. ارایه گزارش به مدیر داخلی یا سرپرست و در نهایت به مدیر مسئول از عملکرد کلیه کارکنانی که به هر دلیل پایبند مقررات و ضوابط آژانس نیستند.

۲۱ ارایه گزارش مشکلاتی که به هر دلیل باعث اختلال کار خود و کلیه همکاران میشود. 

۲۲ مرخصی با هماهنگی قبلی با مدیر مسئول آژانس یا مدیر داخلی یا مدیر قراردادها و یا سرپرست ارایه می شود.

۲۳ اجتناب از درگیری لفظی و فیزیکی با همکاران و مشتریان

۲۴ اجتناب از صرف غذا مطالعه روزنامه و حل جدول پشت میز در ساعات کاری

۲۵ عدم تجمع در مقابل در ورودی آژانس

۲۶. عدم استعمال دخانیات در آژانس

 

بخش سوم شرح وظایف مشاورین شاغل در آژانس املاک 

 

۲۷ حضور فعال در جلسات تبادل نظر کارکنان

۲۸ یادداشت برداری از کلیه جلسات تبادل نظر ثبت و درج آن در دفتر مخصوص جلسات و تحویل آن به مدیر مسئول.

۲۹ در صورت تصمیم به ترک دائمی آژانس یک ماه قبل مدیر داخلی را در جریان بگذارد در غیر این

نکات قابل توجه در مورد فایل و بایگانی

۳۰ نکات و مراحل مهمی که باید در مورد فایلهای روزانه شرکت ها انجام گیرد:

یک تهیه آمار از تعداد فایلهای روزانه شرکتهای فایل رسانی

دو جدا کردن فایلهای تکراری شرکتها و فایلهای آژانس از قبل تا آن روز

سه ثبت فایل ها در کامپیوتر

چهار تحویل فایلهای ثبت شده به مشاورین بخشهای مختلف و قسمت های مختلف مطابق شیوه متداول در آژانس و سپس ) اخذ آن از مشاورین حداکثر یک ساعت پس از آن

پنج قرار دادن فایلهای روزانه و ثبت شده در نیوفایل و یا زونکنهای مربوطه مطابق شیوه متداول در آژانس

۳۱. عدم تنظیم فایلهای تلفنی و حضوری و ارجاع آنها به مشاورین ذی ربط، اخذ فایل تنظیمی از مشاور مربوطه و ثبت آن در کامپیوتر و دفتر ثبت

۳۲. مشخص کردن و علامت گذاری آگهیهای روزنامه جهت تماس مشاورین و توزیع آن بین مشاورین و اخذ فایلهای گرفته شده 

 

 

 

مشاهده کتاب آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک

 

جهت دریافت اطلاعات بیشتر و خرید کتاب با شماره زیر تماس حاصل فرمایید:

مجید کیوانپور 09129374020