بخش چهارم شرح وظایف منشی های آژانس املاک
حضور در آژانس و روابط با مشاورین و مدیران
۱ حضور به موقع و مطابق ضوابط در آژانس
۲ پاسخ گویی به تلفن ها در اولین زنگ
اخذ پیام های تلفنی و حضوری و اطلاع آنها در اولین فرصت به کلیه همکاران با ذکر تاریخ، ساعت تماس و نام دقیق پیام دهنده
در صورتی که از شرکتها مؤسسات و یا سازمانها تماس حاصل شد، حتما نام تماس گیرنده، نام شرکت یا سازمان مربوطه به همراه تلفن تماس و دلیل تماس سؤال شده و در اختیار مدیریت گذارده شود.
د هماهنگی لازم با مدیران قرارداد پیش و پس از شروع جلسه مذاکره برای وصل تلفن ها و یا اخذ پیام
اشغال نکردن گوشی تلفن اصلی
اجتناب از مکالمات تلفنی و حضوری طولانی و بی رویه
برخاستن پیش پای مشتریان برای رعایت احترام
پاسخ به پرسش رهگذران با حوصله و ادب
۱۰ در صورت ترک پست به هر دلیل یکی از مشاورین را به عنوان جانشین خود جایگزین نماید.
۱۱. تقسیم بی طرفانه مشتریان روزانه و قدیمی مطابق برنامه و جدول زمان بندی بین مشاورین
۱۲ تهیه آمار ماهانه از تعداد مشتریان و ارایه آن به مدیران قرارداد یا مدیر عامل
۱۳ تعیین کشیک روزهای تعطیل برای مدیران و مشاورین
۱۴ بریدن آگهیهای روزانه آژانس از روزنامه ها و الصاق آن در دفتر مخصوص آگهی ها
۱۵ تهیه جدول آگهی های ماهانه آژانس
۱۶ اطلاع به مشاور ذی نفع یک روز قبل از نوبت آگهی وی
۱۷ شماره گذاری فرمهای درخواست اجاره و خرید تحویل آن به مشاورین به صورت هفتگی و ثبت فرم های تحویل شده مطابق شماره ردیف به هر مشاوره
۱۸ پیگیری جدی جهت پر کردن فرم سرویس و بازدید توسط مشاورین
۱۹. ارایه رسید جهت تحویل کلیدهای امانی مالکین و بایگانی آنها در تابلوی مربوطه و حفظ و نگهداری مجدانه آن
۲۰. ارایه گزارش به مدیر داخلی یا سرپرست و در نهایت به مدیر مسئول از عملکرد کلیه کارکنانی که به هر دلیل پایبند مقررات و ضوابط آژانس نیستند.
۲۱ ارایه گزارش مشکلاتی که به هر دلیل باعث اختلال کار خود و کلیه همکاران میشود.
۲۲ مرخصی با هماهنگی قبلی با مدیر مسئول آژانس یا مدیر داخلی یا مدیر قراردادها و یا سرپرست ارایه می شود.
۲۳ اجتناب از درگیری لفظی و فیزیکی با همکاران و مشتریان
۲۴ اجتناب از صرف غذا مطالعه روزنامه و حل جدول پشت میز در ساعات کاری
۲۵ عدم تجمع در مقابل در ورودی آژانس
۲۶. عدم استعمال دخانیات در آژانس
بخش سوم شرح وظایف مشاورین شاغل در آژانس املاک
۲۷ حضور فعال در جلسات تبادل نظر کارکنان
۲۸ یادداشت برداری از کلیه جلسات تبادل نظر ثبت و درج آن در دفتر مخصوص جلسات و تحویل آن به مدیر مسئول.
۲۹ در صورت تصمیم به ترک دائمی آژانس یک ماه قبل مدیر داخلی را در جریان بگذارد در غیر این
نکات قابل توجه در مورد فایل و بایگانی
۳۰ نکات و مراحل مهمی که باید در مورد فایلهای روزانه شرکت ها انجام گیرد:
یک تهیه آمار از تعداد فایلهای روزانه شرکتهای فایل رسانی
دو جدا کردن فایلهای تکراری شرکتها و فایلهای آژانس از قبل تا آن روز
سه ثبت فایل ها در کامپیوتر
چهار تحویل فایلهای ثبت شده به مشاورین بخشهای مختلف و قسمت های مختلف مطابق شیوه متداول در آژانس و سپس ) اخذ آن از مشاورین حداکثر یک ساعت پس از آن
پنج قرار دادن فایلهای روزانه و ثبت شده در نیوفایل و یا زونکنهای مربوطه مطابق شیوه متداول در آژانس
۳۱. عدم تنظیم فایلهای تلفنی و حضوری و ارجاع آنها به مشاورین ذی ربط، اخذ فایل تنظیمی از مشاور مربوطه و ثبت آن در کامپیوتر و دفتر ثبت
۳۲. مشخص کردن و علامت گذاری آگهیهای روزنامه جهت تماس مشاورین و توزیع آن بین مشاورین و اخذ فایلهای گرفته شده
مشاهده کتاب آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک
جهت دریافت اطلاعات بیشتر و خرید کتاب با شماره زیر تماس حاصل فرمایید:
مجید کیوانپور 09129374020
برترین مطالب
سایر مطالب در خلاصه کتاب‌ها
خلاصه کتاب || برای خرید اولین خانه چکار باید بکنم؟ || معرفی جامع و کامل خرید خانه اول
"Home Buying For Dummies" اثر Eric Tyson و Ray Brown: این کتاب یه راهنمای جامع و خودمونی برای خرید خونه ست که به زبون ساده و با مثال های کاربردی نوشته شده.
مهارت های کاربردی مدیریت جلسات || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک
مهارتهای کاربردی مدیریت جلسات عبارت است از:
۱ فراخوان شرکت کنندگان
آماده سازی مکانی و زمینه سازی فکری برای جلسات
راهکارهای پیشنهادی جهت افزایش بهره وری جلسات
۴ برنامه ریزی ها
تعیین و تبیین مقررات
اقدامات و فعالیتهای ضروری برای جلسات مهم || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک
اقدامات ضروری قبل از شروع جلسه الفه اقداماتی که توسط رئیس با مدیر جلسه باید صورت پذیرد:
ا هدفها باید تعیین تعریف و تشریح شوند.
اعضای مؤثر جلسه انتخاب شود.
با شرکت کنندگان جلسه مقدمتاً تماس بگیرید
چک لیست ارزیابی کیفیت مدیریت جلسات || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک
آیا مجری نقش خود را با وضوح کامل برای شرکت کنندگان در جلسه توضیح می داد؟
آیا مجری به افراد شرکت کننده اجازه تجدید نظر بر روی صورتجلسه را می داد؟
آیا مجری در زمینه متمرکز نمودن گروه برای بحث حول یک م
آشنایی با مهارتهای مجری گری در جلسات || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک
یادگیری روان سازی و آسان سازی جلسه مانند بازی است. شما میتوانید قواعد آن را به سرعت یاد بگیرید و شروع به بازی کنید. اما برای مجری خوب بودن نیاز به تمرینات قابل توجهی است. باید گفت که صرفاً یک راه برای
پنج شیوه جلوگیری از شکل گیری گروه فکری در جلسات
شما می توانید کارهای زیر را در بین دو جلسه انجام دهید تا از تشکیل گروه فکری جلوگیری نمایید: شیوه نخست افراد را تشویق کنید که بین جلسات با دیگر افراد بخش و سازمان خود مشورت نمایند.
به خصوص وقتی که موض
تعیین نوع جلسه قبل از تشکیل جلسه || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک
اکنون میدانیم که برای استفاده از اطلاعات و یا شنیدن یک گزارش جلسه، باید هدف مشخصی داشته باشید. بنابراین باید بدانید که مقصود شما از جلسه چیست؟ انواع مختلف جلسات نیاز به نقش ها و روشهای مختلف دارد. برخ
شناخت دیدگاههای مخالف قبل از تشکیل جلسه || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک
مهارتهای مدیریت زمان جلسه
۱ در همان ابتدای جلسه مدت زمان آن را تعیین و به شرکت کنندگان اعلام کنید.
۲ بهتر است قبل از وقت ناهار جلسه برگزار شود در این صورت احتمال این که جلسه به موقع خاتمه یابد بیشتر
چه افرادی باید در جلسه حضور داشته باشند؟ || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک
۱ گروه های متجانس افرادی که با نقطه نظرات یکسان در جلسات تصمیم گیری و حل مسئله شرکت می کنند.
گروه غیر متجانس افرادی که با نقطه نظرات مختلفی در جلسات تصمیم گیری و حل مسئله حضور می یابند. در این صورت ن
تکنیکهای مدیریت جلسات رسمی و غیر رسمی || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک
در این مبحث مطالبی کاملاً کاربردی برای مدیران و صاحبان دفاتر مشاورین املاک آورده شده است. هدف از ارائه این مطلب آشنایی مدیران با انواع جلسات مهارتهای اداره جلسات، مهارت های مدیریت زمان در جلسات آشنایی
اقدامات و فعالیتهای مؤثر برای ارتقاء شغلی || آداب مدیریت و اداره دفاتر مشاورین املاک
را در ۱۳۱۷ در کشور را سال تأسیس آن به شمار آوریم و برخورداری از قانون نظام صنفی (۱۳۵۲) و اجتماعی (یعنی با اعتبار اجتماعی حداکثر ۴ درصد قرار دارد و با گذشت این همه سال هنوز عملکرد سنتی و قدیمی را رها ن
مهارت های مصاحبه و گزینش همکاران سازمانی
مدیران باید به مهارت و هنر مصاحبه و گزینش مناسب ترین همکاران سازمانی مسلط باشند. این مهارت ها در این مبحث به صورت خیلی ساده و قابل فهم طرح میشود باشد که راه گشای سبک مدیریتی مدیران دفاتر مشاورین املاک
