فصل هشتم: روش مستقیم را انتخاب کنید - بخش دوم

زمانی مرد جوانی از میدوست در نیویورک، در یک پانسیون زندگی می کرد و یک شغل دون پایه در یک شرکت بزرگ داشت. وی به یک خانواده ی متوسط تعلق داشت و فارغ التحصیل دبیرستان بود. وی اعتماد به نفس کمی به خودش یا توانایی بلند مدتش برای انجام کارهای مختلف زندگیش داشت وی تقریباً به مدت سه سال صبح زود از خواب بیدار می شد، به سر کار می رفت، کارهایش را انجام می داد، با دوستان محدودش معاشرت میکرد و میپذیرفت که زندگی و کارهایش چنین است.

قانون سادگی

تمایل طبیعی فعالیت‌های انسان این است که پیچیدگی روش خود را افزایش دهد. ولی تمام پیشرفت فعالیت‌های انسانی، علمی، فنی، پزشکی، تجاری، فروش، بازاریابی و غيره از سادگی فرآيند به دست می‌آید.

اولین کامپیوتر به فضای بزرگ و برق زیاد نیاز داشت. امروزه، قدرت محاسبه‌ی آیفون یک میلیون یا حتی یک میلیارد برابر اولین کامپیوتر است و با باطری داخلی کار می‌کند. افزایش قابلیت محاسبه، ظهور اینترنت و کاربرد گوشی‌های هوشمند در سال‌های اخیر معجزه‌آسا بوده است.

بسیاری از جراحی‌ها به شکافتن بدن انسان نیاز داشتند. امروزه، بسیاری از جراحی‌های پیچیده با ارسال لوله‌های کوچک در داخل بدن انجام می‌شوند که جای زخم کوچکی را از خود بر روی پوست بدن به جای می‌گذارند.

آنچه که در واحدهای حسابداری با هزاران تُن کاغذ انجام می‌شدند، اکنون به طور سریع‌تر و مؤثرتر با کامپیوترهای رومیزی کوچک انجام می‌شوند. جنبش سادگی هر روز ادامه دارد.

قانون سادگی می‌گوید: «در هر فرآیند یا روشی، پیچیدگی فعالیت به صورت مجذور تعداد مراحل آن افزایش می‌یابد.» این قانون یکی از کشفیات من است و تقریباً در تمام فعالیت‌های انسانی صادق است.

 

مشاهده ومطالعه خلاصه کتب کاربردی

 

تعریف پیچیدگی

ممکن است پیچیدگی به عنوان پتانسیل هزینه‌های اضافی، اشتباهات یا زمان كسب هدف تعریف شود. هر چقدر مراحل یک فرآیند بیشتر باشد، احتمالا افزایش زمان فرآیند، هزینه‌ی فرآیند و تعداد اشتباهات فرآیند بیشتر است.

برای مثال، در یک فرآیند یک مرحله‌ای، میزان پیچیدگی مجذور یک مرحله است یا سطح پیچیدگی یک وجود دارد. اگر دو مرحله وجود داشته باشد، میزان پیچیدگی مجذور دو مرحله است یا سطح پیچیدگی نُه وجود دارد و به عبارت دیگر، زمان، هزینه و اشتباهات فرآیند نُه برابر می‌شود.

هر چیز ساده‌ای از قبیل بروشور یا تبلیغات از ضریب پیچیدگی پنج یا ده برخوردار است؛ یعنی بیست و پنج یا یک صد احتمال هزینه‌ی اضافی و غیره وجود دارد. بیشتر فعالیت‌های دولتی ضریب پیچیدگی حداقل ده را دارند؛ یعنی زمان ضروری، تعداد اشتباهات و هزینه‌‌ی بالقوه‌ی هر یک از این فعالیت‌ها خیلی زیاد است. ضریب پیچیدگی توضیح می‌دهد که چگونه چکش‌های 700 دلاری و توالت‌های 2500 دلاری در وزارت دفاع وجود دارند. هر استاندارد و مقرراتی پی‌گیری شد، ولی هزینه‌ها به دلیل پیچیدگی‌ موجود وحشتناک بودند.

شما باید دائماً از راه‌های کاهش تعداد مراحل هر فرآيند کاری یا کسب هدف آگاه باشید. به هر فرآیندی حساس باشید که پیچیده است و به زمان، هزینه و اشتباهات خیلی زیادی نیاز دارد. فرآیند ساده، ساده و ساده داشته باشید.

 

مشاهده سریع آگهی های ملکی محله نیاوران تهران

 

زندگی ساده داشته باشید

شما می‌توانید چند کار روزانه را انجام دهید تا تجارت و زندگی تجاری ساده‌ای داشته باشید. هر یک از آنها می‌توانند تعداد مراحل را کاهش دهند و احتمال کسب سریع‌تر و ارزان‌تر هدف شما را افزایش دهند.

1- تمرکز: هر چقدر زمان بیشتری را صرف شفاف ساختن خواسته‌های خود و کسب آنها کنید، سریع‌تر و آسان‌تر می‌توانید هدف خود را به دست آورید. موفقیت تقریباً حاصل شفافیت کامل است.

شکست تقریباً حاصل سردرگمی و گیجی است. شما می‌توانید از قانون 90 به 10 برای بهبود تمرکز خود استفاده کنید. این قانون می‌گوید که 10 درصد اول زمان فکر کردن درباره‌ی یک کار یا هدف باعث صرفه‌جویی 90 درصد زمان و تلاش ضروری برای انجام آن کار یا کسب آن هدف می‌شود. تصمیم بگیرید این زمان ضروری را برای هر کار یا هدفی در نظر داشته باشید تا صرف‌جویی زمانی زیادی داشته باشید.

2- بهبود کارها: کارهای مهم‌تر خود را بهبود دهید. هر چقدر اطلاعات و مهارت شما در کارهایتان بیشتر باشد، سریع‌تر و آسان‌تر می‌توانید آنها را انجام دهید. استخدام افراد ماهر و با تجربه در یک کار خاص یکی از هوشمندترین و ارزان‌ترین کارهای شماست. بسیاری از شرکت‌ها نتایج خود را با اضافه کردن یک فرد مهم به کارکنان خود بهبود داده‌اند.

در زندگی کاری خود، یکی از کارهایتان را شناسایی کنید که بیشترین کمک را برای کمیت و کیفیت نتایج شما فراهم می‌کند. این مهارت را به هدف خود تبدیل کنید. مهم‌ترین کار خود را یادداشت کنید، برنامه‌ریزی کنید و هر روز عملکرد خود را در این زمینه بهبود دهید. چنین تصمیمی می‌تواند زندگی شما را تغییر دهد.

3- واگذاری‌ کارها: وقتی شما کار یا تجارتی را شروع می‌کنید، هر کاری را خودتان انجام می‌دهید. اگر شما دقت نداشته باشید، عادت می‌کنید که کارها را خودتان انجام دهید. یکی از دلایل اصلی ناکامی در کار یا تجارت جدید همان تمایل برای تداوم کارهای قبلی خود است.

تداوم کارها و فعالیت‌های قبلی شما را در منطقه‌ی راحتی خودتان نگه می‌دارد. تحت فشار مهلت‌های زمانی، کار زیاد یا کمبود وقت، شما طبیعتاً در منطقه‌ی راحتی خود قرار می‌گیرید و خودتان کارهایتان را انجام می‌دهید و آنها را به دیگران واگذار نمی‌کنید. چنین وضعیتی زندگی شما را پیچیده می‌کند.

با این وجود، واگذاری کارها به دیگران شما را از کار کردن به سوی مدیریت کردن، هدایت می‌کند. شما به جای این که کارهایتان را شخصاً انجام دهید، آنها را به دیگران واگذار کرده و کنترل می‌کنید. واگذاری کارها نقش مهمی در مدیریت دارد که به صورت یک مهارت ضروری برای کاهش پیچیدگی کارها و انجام کارهای بیشتر در زمان یکسان است.

به جای فکر کردن درباره‌ی انجام کارها توسط خودتان، دائماً درباره‌ی واگذاری کارها به دیگران فکر کنید.

فهرست واگذاری کارهای خود به دیگران را تهیه کنید که می‌توانند باعث آزاد شدن وقت شما برای انجام کارهای معین توسط خودتان و ایجاد تفاوت واقعی در شرکت شما شوند.

 

مشاهده کتاب‌‌های دیگر حوزه موفقیت

 

4- منبع‌یابی خارجی: کاری را در شرکت خود منبع‌یابی خارجی کنید که یک شرکت دیگر با تخصص خاص می‌تواند آن را انجام دهد. بسیاری از شرکت‌ها از منبع‌یابی خارجی برای پرداخت حقوق کارکنان و اداره‌ی منابع انسانی خود استفاده می‌کنند. استخدام، مراقبت سلامتی، نگهداری شرکت، چاپ، پُست، تبلیغات و سفر از طریق منبع‌یابی خارجی انجام می‌شوند.

اگر یک واحد یا وظیفه‌ی خاص باعث افزایش فروش، جریان نقدینگی یا سود تجاری نشود، کاندیدای مناسبی برای منبع‌یابی خارجی است. یک شرکت خارجی یا تخصص در یک خدمات یا فعالیت خاص می‌تواند کاری را سریع‌تر، بهتر و ارزان‌تر از شما انجام دهد و باعث صرفه‌جویی زمانی و پولی برای شما شود.

5- حذف: شما کُمدهایی در خانه دارید که پر از خرت و پرت‌های جمع‌آوری شده در سال‌های گذشته است. به دلایل زیاد، بسیاری از مردم چنین ذهنیتی دارند. صرفنظر از کهنه بودن یا بی فایده بودن، مردم چنین خرت و پرت‌هایی را در خانه‌ی خود نگهداری می‌کنند.

در هر تجارتی، انباشتی از وظایف یا فعالیت‌هایی وجود دارد که به مرور زمان جمع شده‌اند. امروزه بسیاری از آنها ارزش ندارند یا ارزش کمی دارند. این گونه وظایف یا فعالیت‌ها باعث اتلاف وقت، فضا و پول می‌شوند. شما باید دائماً از خود بپرسید که «آنها کدام وظایف یا فعالیت‌ها هستند؟» و «چرا ما باید چنین وظایف یا فعالیت‌هایی را انجام دهیم.»

یک معاون امور مالی جدید در بخش حسابداری شرکت فورچون 500 مشغول کار شد. به دلیل آشنایی با عملیات حسابداری، وی در یک بخش با دوازده تحلیل‌گر مالی عالی رتبه‌ی تمام وقت به کار گرفته شد. وظیفه‌ی آنها این بود که نتایج فروش ماهیانه شرکت را در سراسر جهان تهیه کنند. گزارش ماهیانه‌ی آنها تقریباً سیصد صفحه بود که در مدت سه هفته تهیه و برای تمام معاونین بخش‌های مختلف فرستاده می‌شد.

معاون امور مالی هفته‌ی بعد با یکی از این معاونین ملاقات کرد که گزارش را دریافت کرده بود. معاون امور مالی پرسید که آیا گزارش را دریافت کرده است یا خیر. وی پاسخ داد که گزارش را دریافت کرده است. معاون امورمالی از مکان نگهداری گزارشات در کابینت‌ فایل‌ها و گزارشات بازدید کرد.

وی پرسید: «آیا شما این گزارشات را می‌خوانید؟»

معاون یکی از بخش‌ها لبخندی زد و گفت: «شما می‌دانید که من خیلی گرفتاری کاری دارم و هرگز نمی‌توانم این گزارشات را بخوانم.»

وقتی معاون امور مالی به دفترش برگشت، تمام کارکنان بخش خود را احضار کرد و به آنها گفت که تصمیم گرفته است گزارشات ماهیانه را دیگر تهیه نکند. همگی شوکه شدند زیرا تهیه کردن چنین گزارشاتی وظیفه‌ی تمام وقت آنها بود. معاون امور مالی به آنها اطمینان داد که به بخش‌های دیگر منتقل می‌شوند تاکارهای با ارزش‌تری را انجام دهند.

نُه ماه گذشت. یک روز در یک جلسه‌ی شرکتی، یکی از معاونین پرسید: «راستی، چه اتفاقی برای گزارشات ماهیانه اُفتاد؟»

معاون امور مالی گفت: «ما تصمیم گرفتیم گزارشات ماهیانه را تهیه نکنیم.»

معاون گفت: «من هرگز فرصت خواندن آنها را نداشتم.» در واقع، هیچ یک از معاونین فرصت خواندن گزارشات ماهیانه را نداشتند.

در هر شرکتی، سه فعالیت غیرضروری و منسوخ وجود دارد که باید بدون تردید حذف شوند. یکی از وظایف شما این است که آنها را شناسایی کنید. آنها چه نوع فعالیت‌هایی هستند؟ باید آنها هر چه سریع‌تر متوقف شوند سپس شما می‌توانید منابع حیاتی خود را آزاد کنید تا فروش و جریان نقدینگی شرکت خود را افزایش دهید.

 

مشاهده جزئیات وخرید کتاب پیروزی

 

جهت تهیه این کتاب ارزشمند و کاربردی با شماره زیر تماس بگیرید.

مجید کیوان پور : 09129374020

 

مطالعه بخش قبلی این فصل کتاب

مطالعه بخش بعدی این فصل کتاب